10 vấn đề quản trị nhân lực nhà quản lý cần nhớ

Hai khái niệm “quản lý” và “lãnh đạo” thường đi cùng nhau và có nhiều điểm gần gũi. Khác biệt lớn nhất nằm ở chỗ: lãnh đạo là việc xác định đúng công việc doanh nghiệp cần thực hiện; quản lý là việc triển khai hiệu quả công việc đã được xác định.

Đội ngũ quản lý có bổn phận chịu trách nhiệm về hiệu quả vận hành và thực hiện cam kết của doanh nghiệp với cá nhân và tổ chức cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp: cổ đông, bạn hàng, đối tác, nhân viên, khách hàng, và cộng đồng. Ngoài ra, đội ngũ quản lý còn có trách nhiệm duy trì các chuẩn mực đạo đức cao nhất trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Mỗi doanh nghiệp xây dựng và hình thành một văn hoá riêng. Các chuyên gia quản trị ngày càng coi trọng vai trò của văn hoá doanh nghiệp với hiệu quả vận hành và cảm nhận của xã hội với hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp. Văn hoá doanh nghiệp có thể được định nghĩa là “tổng hoà của niềm tin, kiến thức, cách nghĩ và thói quen hành vi mà mỗi người thể hiện trong điều kiện xã hội của mình. Trong môi trường văn hoá cụ thể, từng cá nhân học được một ngôn ngữ, thu được các giá trị, và hình thành thói quen về hành vi và suy nghĩ

Văn hoá doanh nghiệp tích cực tạo môi trường truyền thông lành mạnh. Trong đó, các thành viên tận tuỵ và trung thành với doanh nghiệp, thân thiện và tin cậy lẫn nhau. Môi trường này được nuôi dưỡng bằng tinh thần cởi mở, hỗ trợ nhau, luôn thách thức và thưởng phạt phân minh.

* Văn hoá học tập. Từng thành viên của doanh nghiệp chủ động học hỏi kinh nghiệm, bổ sung kỹ năng và kiến thức công việc. Doanh nghiệp trao quyền tự chủ cho nhân viên trong từng phạm vi công việc, khuyến khích năng lực sáng tạo cá nhân. Lãnh đạo doanh nghiệp xây dựng không khí dân chủ và hoà nhập, chia sẻ tầm nhìn chiến lược với từng thành viên. Người lãnh đạo trở thành hình mẫu về chấp nhận thách thức và tự rút kinh nghiệm từ các thất bại.

* Văn hoá chất lượng. Doanh nghiệp theo đuổi quá trình cải thiện chất lượng hàng hoá và dịch vụ liên tục. Nỗ lực tìm kiếm và thực hiện ý tưởng nâng cao chất lượng sản phẩm và mang lại sự thoả mãn lớn hơn của khách hàng được cổ vũ và ghi nhận.

* Văn hoá tinh thần khởi nghiệp. Tinh thần khởi nghiệp được xây dựng và khích lệ không chỉ ở người chủ doanh nghiệp hay các cán bộ quản lý cấp cao mà còn từ những nhân viên bình thường nhất. Tinh thần này thể hiện bằng hành động sẵn sàng đón nhận thách thức mới, không sợ thất bại ở mỗi thành viên doanh nghiệp.

Con người, trong một tổ chức, là nguồn lực quí giá và đắt nhất nhưng cũng khó quản lý nhất. Định nghĩa “quản lý là hoàn thành công việc thông qua con người” (R. Falk, “The business of Management”) quả thực dễ phát biểu nhưng vô cùng khó thực hành. Hành vi của con người rất phức tạp và khó lường. Mặc dù vậy, công việc quan trọng của người quản lý là nắm bắt động cơ thực sự thúc đẩy nhân viên hăng say hay ngại ngần trong thực hiện công việc.

Động lực làm việc gồm cả yếu tố hữu hình và vô hình. Yếu tố hữu hình phổ biến chính là tiền, thông thu nhập hay các điều kiện vật chất mà doanh nghiệp mang lại cho người lao động. Điều này dễ hiểu bởi phần lớn người ta đi làm vì biết sẽ được trả lương. Tuy nhiên, yếu tố hữu hình thường chỉ đủ để một người bắt đầu làm việc và cố gắng đạt tới hiệu quả ở mức được doanh nghiệp chấp nhận. Yếu tố vô hình được các lý thuyết quản trị hiện đại coi trọng và xem như có khả năng mang lại những kết quả vượt xa kỳ vọng của doanh nghiệp. Các yếu tố vô hình có thể kể đến như: sự tôn trọng của doanh nghiệp và đồng nghiệp, các nỗ lực đóng góp được ghi nhận xứng đáng, được tạo điều kiện chứng minh năng lực bản thân và hoàn thiện chính mình.

Xu hướng quản trị hiện đại là chuyển từ kiếm soát (control/management) sang tạo điều kiện để người lao động tham gia vào quá trình điều hành và triển khai công việc (engagement). Gắn bó lợi ích vật chất và thành công sự nghiệp cá nhân của người lao động với hiệu quả và thành tựu của doanh nghiệp được như biện pháp tạo động lực hiệu quả nhất. Ngày càng có nhiều hơn các doanh nghiệp xây dựng và áp dụng chính sách quyền mua cổ phần cho nhân viên (ESOP). Trong nhiều trường hợp, thậm chí, cổ phiếu của doanh nghiệp còn được tặng, thưởng cho cá nhân nắm giữ vị trí quan trọng và/hoặc có thành tính kinh doanh nổi bật.

Khi cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp được xây dựng, trách nhiệm và quyền hạn triển khai công việc được chính thức phân định cho mỗi thành viên.

Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào phong cách lãnh đạo và định hướng xây dựng văn hoá doanh nghiệp. Để giao việc hiệu quả, lãnh đạo doanh nghiệp lưu ý một số nguyên tắc: (i) Cân bằng giữa quyền hạn và trách nhiệm: tin tưởng khi giao trách nhiệm triển khai và trao đủ quyền hạn để thực hiện công việc; (ii) Bổn phận tuyệt đối: dù có trao quyền tới đâu thì người lãnh đạo vẫn có bổn phận cuối cùng với kết quả hoàn thành công việc; (iii) Mệnh lệnh thống nhất: người lãnh đạo có định hướng và mục tiêu nhất quán.

Như đã trình bày ở phần trước, trao trách nhiệm và quyền tự chủ trong công việc là biện pháp hiệu quả để tạo động lực làm việc ở mỗi nhân sự trong doanh nghiệp. Để áp dụng cơ cấu tổ chức, phân quyền hiệu quả, đạt tới mục tiêu kinh doanh, hoạt động vận hành của doanh nghiệp được chia tới đơn vị: công việc (job).

Doanh nghiệp cần giám sát, kiểm soát và thường xuyên đánh giá hiệu quả của chính bộ máy quản lý. Doanh nghiệp đặt ra các tiêu chuẩn về năng suất, ý tưởng sáng tạo, hiệu quả sử dụng nguồn lực, lợi nhuận, doanh thu, thị phần, hình ảnh với công chúng. Các tiêu chuẩn này được đo lường định kỳ. Mức độ sai lệch giữa kết quả thực tế với các tiêu chuẩn được phân tích, đánh giá để tìm ra nguyên nhân. Từ đó, doanh nghiệp có giải pháp phát huy hiệu quả hoạt động hoặc điều chỉnh phù hợp mục tiêu hoặc cải thiện vận hành.

Đội ngũ quản trị liên tục giám sát quá trình thực hiện công việc của nhân viên, và đưa ra nhận xét, đánh giá để hỗ trợ và cải thiện hiệu quả làm việc hàng ngày. Doanh nghiệp xây dựng cơ chế giám sát phù hợp để thu nhận thông tin về hiệu quả và mối quan hệ giữa người quản lý và người chịu quản lý từ cả hai chiều. Thông thường, kết quả đánh giá được tập hợp hàng năm (hoặc hai lần mỗi năm).

Để đảm bảo công việc được hoàn thành, người quản lý có thể áp dụng nhiều phương pháp khác nhau như: quản lý công việc theo mục tiêu, người quản lý là người hướng dẫn thực hiện, huấn luyện, hay truyền cảm hứng.

Qui hoạch nguồn lực con người có vai trò liên tục và lâu dài với doanh nghiệp. Một nhiệm vụ của quản trị nhân lực trong doanh nghiệp là qui hoạch nguồn lực con người của doanh nghiệp đúng phương pháp và có tính hệ thống.

Phân tích, đánh giá nguồn vốn con người hiện tại;

* Xác định nhu cầu nhân sự tại các bộ phận khác nhau;

* Dự kiến khả năng đáp ứng nhu cầu nhân sự trên thị trường lao động;

* Lập kế hoạch nhân sự: tuyển dụng mới, luân chuyển, đào tạo, phát triển bên trong v.v\ldots

Để duy trì năng lực cạnh tranh, doanh nghiệp tuyển dụng và duy trì đội ngũ làm việc năng suất và hiệu quả. Quá trình tuyển dụng có các bước công việc chính:

* Xác định vị trí cần bổ sung nhân sự. Đây có thẻ là vị trí mới hoạc do nhân sự đang đảm nhiệm chuyển qua công việc khác.

* Hoàn thành phân tích công việc: các nhiêm vụ cần thực hiện là gì? trách nhiệm ra sao? điều kiện làm việc?

* Xây dựng miêu tả công việc.

* Soạn thảo các tiêu chí chọn lọc nhân sự, giúp người trực tiếp tuyể dụng lựa chọn các hồ sơ ứng viên phù hợp.

* Thông báo nhu cầu tuyển dụng qua kênh truyền thông phù hợp.

* Tiếp nhận và lọc hồ sơ ứng viên.

* Phỏng vấn trực tiếp (hoặc biện pháp thay thế như thi tuyển, phỏng vấn qua điện thoại…)

* Chính thức tiếp nhận nhân sự

* Thực hiện chương trình tiếp nhận công việc mới

Doanh nghiệp vận động không ngừng: qui trình sản xuất thay đổi để cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ, đáp ứng đòi hỏi mới của thị trường; hệ thống vận hành của doanh nghiệp được điều chỉnh để tối ưng các dòng đầu vào và đầu ra… Do vậy, dội ngũ nhân sự nếu không cập nhật kiến thức, phát triển kỹ năng sẽ không đáp ứng được yêu cầu mới của công việc.

Ngoài ra, được tạo điều kiện phát triển năng lực cá nhân cũng là đòi hỏi chính đáng từ người lao động. Khi nguyện vọng này được đáp ứng, doanh nghiệp đã tạo ra động lực làm việc rất tốt cho đội ngũ của mình.

Cách thức phát triển đội ngũ cũng rất linh hoạt từ đào tạo qua công việc, đến các khoá học ngắn hạn cải thiện kỹ năng, gửi nhân viên tham gia các chương trình đào tạo chính thống và dài hạn…