Bạn có biết quản lí thời gian không?

01/12/2012

Tất cả mọi người đều muốn làm việc hiệu quả hơn để thăng tiến trong sự nghiệp, tuy nhiên không phải ai trong số chúng ta cũng có thể tỉnh táo hàng giờ để làm việc.

Việc quản lí thời gian cũng là quản lí chính bạn. Do đó, hãy lên kế hoạch tỉ mỉ, duy trì được mục tiêu của mình và sử dụng thời gian một cách hữu hiệu nhất. Bạn có muốn sử dụng thời gian hiệu quả hơn trong công việc hay không? Sau đây là một trong số các bí quyết giúp bạn trở nên năng động và linh hoạt và kiểm soát được với thời gian của mình:

1. Hãy đưa ra danh sách những điều cần làm

Lập ra danh sách việc cần làm và biến chúng trở thành thói quen thường ngày của bạn, bao gồm những mục khẩn cấp và không khẩn cấp. Hãy mang theo danh sách bên người tới bất cứ đâu để chắc chắn bạn sẽ không làm hỏng dự định của mình.

2. Hãy phân bố thời gian hợp lí

Bao gồm một khung thời gian đã dự tính trước cho mỗi hoạt động hay kì hạn mà bạn phải hoàn thành công việc. Nếu trình tự làm việc của bạn không xảy ra vấn đề gì ,bạn có thể sẽ hoàn thành công việc trong khoảng thời gian nhanh hơn dự kiến. Chẳng hạn như bạn có thể nghiên cứu thông tin trên internet, trong khi ngồi trong phòng làm việc đợi cho tới khi một cuộc họp bắt đầu.

3. Đưa ra và tôn trọng thời hạn chót

Hãy thực tế trong khi đặt ra thời hạn cuối cùng và nỗ lực để hoàn thành chúng. Sự thật là bất cứ một công việc nào cũng cần phải phân định thời gian một cách chính xác. Bạn đã bao giờ để ý rằng mình có thể giải quyết công việc nhanh chóng khi có một kế hoạch rõ ràng chưa? Mặc dù chúng ta có xu hướng làm việc hiệu quả hơn dưới áp lực, nhưng nó làm bạn căng thẳng và mệt mỏi. Hãy đặt ra lịch làm việc cụ thể để khiến công việc của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn và tránh lãng phí thời gian.

4. Sử dụng thời gian theo cách thông thái nhất

Hãy kiểm tra và soạn mail vào một khoảng thời gian cố định trong ngày. Bạn không nên vào kiểm tra cùng một kiểu mail đến hai lần. Đừng mở mail nếu như bạn không có thời gian để đọc và trả lời chúng.

5. Tổ chức công việc

Hãy sắp xếp lại bàn làm việc, dữ liệu máy tính và các danh mục địa chỉ mail để bạn có thể tìm thấy mọi tài liệu một cách dễ dàng nhất. Vì thế bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian trong việc tìm kiếm những thông tin đã bị thất lạc.

6. Hãy tập trung

Nếu phòng làm việc của bạn có cửa hãy đóng nó thường xuyên để tránh sự phân tâm khi làm việc. Nếu như bạn không có thời gian để lắng nghe các vấn đề của nhân viên, hãy để lời nhắn ở cửa để tránh sự làm phiền. Nếu như đồng nghiệp tới bàn làm việc khi bạn đang rất bận không thể tiếp chuyện họ, hãy hẹn họ vào một thời điểm khác.

7. Cộng tác và hợp tác

Đồng nghiệp sẽ đánh giá cao công việc của bạn khi nó được hoàn thành đúng thời hạn, vì thế hãy cố gắng đừng sử dụng bất cứ sự trì hoãn nào. Hãy lập ra những khoảng thời gian dư thừa trong mục thời gian đã được lên kế hoạch để có thể xoay xở được với những trở ngại bất ngờ. Nếu buổi thuyết trình của bạn là ngày 25 của tháng hãy đảm bảo mọi thứ được chuẩn bị sẵn sàng trước đó hai ngày.

8. Tránh những bước đi không cần thiết

Nếu bạn được chỉ định công việc với một đồng nghiệp khác hãy đảm nhận nó nếu có thể. Có nhiều người đã lãng phí thời gian quý báu của mình để nghe hoặc đọc các bản báo cáo dự án của đồng nghiệp mình. Nếu nghiên cứu đó không ảnh hưởng tới công việc trong ngày, buổi thuyết trình hay các mục tiêu nghề nghiệp của bạn, bạn chỉ nên thể hiện mối quan tâm của mình thông qua một cuộc nói chuyện mang tính ủng hộ.

9. Trì hoãn những cuộc họp mang tính thủ tục

Hãy quyết định xem liệu các cuộc họp đó có thực sự cần thiết hay không. Nếu cần thiết, hãy đặt ra một lịch trình và làm theo thứ tự đó, bắt đầu và kết thúc nó đúng thời điểm đã định. Nếu bạn không cần thiết phải có mặt trong cuộc họp tác nghiệp hàng tuần, hãy đề nghị một cách riêng tư với thủ trưởng của bạn nếu bạn muốn rời cuộc họp một cách sớm nhất.

10. Duy trì sự bận rộn

Hãy duy trì các kĩ năng sắc sảo của mình bằng cách luôn sử dụng nó ít nhất một lần trong kế hoạch hay dự án của bạn. Cùng một lúc làm việc với các dự án khác nhau bảo đảm bạn sẽ luôn có việc phải làm. Điều này sẽ làm cho đầu óc bạn trở nên năng động và lanh lợi hơn.

11. Cẩn thận khi lựa chọn các dự án

Hãy chắc chắn công việc của bạn có giá trị với công ty và bạn được sử dụng những kĩ năng tốt nhất của mình cho dự án đó. Có nhiều lí do phù hợp để bạn từ chối tham dự một cuộc họp hay khước từ nhận một dự án bổ sung. Những nhà doanh nghiệp thành đạt phải biết cách nói không khi cần thiết. Bạn sẽ dành được nhiều sự tôn trọng bằng cách phối hợp với đồng nghiệp của mình.

12. Tự thưởng cho chính mình

Việc quản lí thời gian không chỉ dành cho công việc mà còn cho cả việc nghỉ ngơi cũng như nạp lại năng lượng cho chính bạn. Hãy thưởng cho mình một món quà khi công việc được hoàn thành, uống một cốc cà phê và cho mình một kì nghỉ khi sản phẩm mới được tung ra thị trường.

Quản lí thời gian một cách khoa học, đặt ra các kế hoạch cụ thể, tránh sự trì trệ, duy trì các mục tiêu và thực hiện các kĩ năng tổ chức tốt bạn sẽ đạt được sự tôn trọng và được đánh giá cao trong nghề nghiệp. Thành công chỉ đến với những người làm việc chăm chỉ và biết cách quản lí thời gian của mình một cách hiệu quả.

Theo Doanhnhan360