Mô hình quản lý định hướng quá trình của doanh nghiệp

Gần đây, các chuyên gia tư vấn về quản trị thường nói đến cách tiếp cận quá trình trong hệ thống quản lý doanh nghiệp.Vậy lợi điểm của mô hình quản lý này là gì? Liệu nó có thể giúp doanh nghiệp tăng lợi thế cạnh tranh ngay lập tức so với các mô hình quản lý truyền thống hay không? 

Nguyên tắc tổ chức quản lý theo mô hình truyền thống hay còn gọi cách tiếp cận theo hàng dọc là chuyên môn hóa dựa trên chức năng các phòng ban, bộ phận trong công ty và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực. Trong mô hình này các trưởng bộ phận kiểm soát nắm rất chắc công việc của phòng, ban mình cũng như các nhân viên hiểu rất sâu về công việc mình đảm trách. Và như vậy chúng ta sử dụng tối ưu các nguồn lực của tổ chức. 

Còn nguyên tắc tổ chức mới, đang được áp dụng rộng rãi tại Tây Âu và Bắc Mỹ hay còn gọi là cách tiếp cận theo hàng ngang, là thông qua các quá trình kinh doanh và chú trọng vào giá trị cung cấp cho khách hàng cũng như giảm tới mức thấp nhất thời gian sản xuất.

Theo nguyên tắc mới này, mọi hoạt động của công ty đều được xem như các quá trình, trong đó quá trình kinh doanh là chủ đạo, còn các quá trình khác sẽ cung cấp sự lãnh đạo cùng các nguồn lực cần thiết cho quá trình kinh doanh. Đây cũng chính là điểm chung giữa nguyên tắc tổ chức mới và hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 phiên bản 2000: thông qua các quá trình và nhắm tới giá trị cao nhất cho khách hàng, hay nói theo ngôn ngữ của ISO là mọi hoạt động trong công ty phải luôn định hướng tới khách hàng.

Ở đây có thể xuất hiện câu hỏi, vậy theo nguyên tắc thiết kế tổ chức mới (theo hàng ngang) sẽ không còn chú trọng đến chuyên môn hóa và tối ưu các nguồn lực nữa hay sao? Nếu như vậy có lãng phí các nguồn lực của doanh nghiệp không?

Để có thể tiếp cận theo hàng ngang với các tương tác ngang và tương tác chéo giữa các bộ phận nghiệp vụ của các phòng ban, yêu cầu đối với từng vị trí sẽ rất cao. Nhân viên không chỉ phải nắm vững chuyên môn chính mà còn phải hiểu biết về công việc các bộ phận khác cùng tương tác với mình.

Nếu như trước đây chủ yếu chỉ bao gồm tương tác dọc chuyển lên cho cấp cao hơn hoặc chuyển xuống dưới, thì nay không những vẫn phải báo cáo, thông tin cho cấp trên trực tiếp mà còn phải tương tác, trực tiếp làm việc với các bộ phận khác. Nếu làm được điều này, có nghĩa là đã rút ngắn được thời gian cung cấp sản phẩm và dịch vụ đến tay khách hàng.

Và trong thời buổi cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, việc rút ngắn thời gian sản xuất hay cung ứng dịch vụ là một lợi thế cạnh tranh rất lớn để thỏa mãn khách hàng.

Còn trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000, cách tiếp cận định hướng tới khách hàng theo quá trình giúp cho việc kiểm soát chất lượng hệ thống được chặt chẽ hơn, đảm bảo tất cả các quá trình đều được giám sát và chịu sự kiểm tra của hệ thống. Điều này hướng đến việc nâng cao chất lượng nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng một cách tốt nhất. Cốt lõi của vấn đề chính là ở đây.

Tuy nguyên tắc tổ chức theo hàng ngang có nhiều ưu điểm nhưng không dễ thực hiện chút nào. Một trong những điểm dễ gãy nhất của mô hình tổ chức này là việc trao đổi thông tin. Hoặc là rất dễ rơi vào tình trạng tất cả thông tin đều được chuyển thẳng lên trên trước khi được chuyển cho các bộ phận liên quan.

Như vậy, về bản chất, vẫn chỉ là mô hình theo hàng dọc truyền thống. Chỉ đổi mới ở bên ngoài mà thôi, việc này còn làm tốn thời gian hơn so với mô hình truyền thống căn bản. Hoặc là cấp trưởng bộ phận mất sự kiểm soát khi thông tin không được thông qua và nếu sự việc diễn ra ngoài khả năng của các bộ phận bên dưới thì khi được phát hiện có thể đã quá trễ, chỉ còn cách xử lý sự cố để giảm thiểu hậu quả.

Để thực hiện được mô hình tổ chức theo quá trình này, việc đầu tiên cần làm là phải xây dựng được hệ thống cũng như quy trình truyền tin hay cách thức quản trị thông tin trong nội bộ doanh nghiệp.

Một trong những công cụ hữu hiệu thường được các công ty lớn áp dụng là hệ thống mạng máy tính phân quyền (mạng LAN), hệ thống e-mail nội bộ và hệ thống quản trị các nguồn lực ERP. Một điểm cần lưu ý là hệ thống chỉ là phần cứng, là công cụ, còn chính yếu vẫn là con người và các quy trình truyền thông tin, báo cáo… 

Một trong những ứng dụng của mô hình tổ chức theo quá trình là hoạt động của các dự án, các ủy ban liên chức năng (Cross functional committee) trong doanh nghiệp. Hoạt động của các dự án trong công ty chính là cách tiếp cận theo quá trình với đích nhắm đến là thời gian và hiệu quả sau cùng.

Tuy vậy trong thực tế nhiều mô hình dự án này thất bại và lại phải quay về mô hình truyền thống do các thành viên dự án chưa đủ năng lực hay chưa đủ tầm. Khi năng lực non yếu, các thành viên dự án không đủ can đảm quyết định hoặc chần chừ giữa việc tự quyết hay gửi vấn đề đó lên cho cấp trên.

Nếu cấp trên can dự vào quá nhiều, dự án sẽ không còn đúng nghĩa là dự án nữa, nó đã trở thành mô hình truyền thống theo hàng dọc mất rồi. Còn nếu chần chừ sẽ dẫn đến mất thời gian, không đạt được mục đích tối thiểu hóa thời gian sản xuất của mô hình tổ chức này. Đây là điều mà nhà quản lý hay lãnh đạo doanh nghiệp phải cân nhắc xem xét khi thiết kế tổ chức.

Như vậy, vấn đề là chọn lựa mô hình nào phù hợp với hoàn cảnh doanh nghiệp và môi trường kinh doanh. Hãy bắt đầu từ các chiến lược kinh doanh dựa trên các ưu thế cạnh tranh của doanh nghiệp mình, vạch ra các quá trình mà doanh nghiệp cần thực hiện trong quá trình tạo ra sản phẩm và sau đó là mô hình tổ chức để thực hiện các quá trình này. Ngoài yếu tố môi trường kinh doanh, mô hình phù hợp cho doanh nghiệp là mô hình có tính đến đội ngũ cán bộ hiện có và dự tính sẽ có. 

Cuối cùng, bất cứ mô hình nào cũng đều cần đến con người, nhất là những mô hình tiên tiến với những yêu cầu rất cao về trình độ chuyên môn và quản lý. Hãy luôn chăm lo đào tạo và thu hút đội ngũ cán bộ cho doanh nghiệp – đó chính là mấu chốt của thành công.