6 điều cần lưu ý khi làm việc với đối tác Nhật

Trong giao tiếp xã hội, người Nhật thường lưu ý những cử chỉ, phong cách ứng xử để nhận định về của người đối diện hơn dựa vào lời họ nói. Vì vậy để quan hệ hợp tác được thành công, các doanh nhân cần lưu ý những điều sau khi làm việc với đối tác Nhật.

1. Thể hiện thiện chí tìm hiểu văn hóa địa phương

Truyền thông gián tiếp là cách hiệu quả nhất ở Nhật Bản. Người Nhật tin rằng những cử chỉ, sắc thái phi ngôn từ nói lên được nhiều điều hơn là những lời nói giao tiếp.

Một người Mỹ dùng bữa tối với doanh nhân Nhật Bản nhận ra trên bàn chỉ có những đôi đũa, mà ông thì không biết dùng. Tất thảy các nhà hàng Nhật Bản đều có chuẩn bị sẵn nĩa cho khách phương Tây, chỉ không dọn sẵn trên bàn. Tuy thế, tốt nhất là vị doanh nhân người Mỹ không nên yêu cầu phục vụ mang nĩa ra.

Khi chủ nhà người Nhật nhận ra vị khách không thoải mái khi sử dụng đũa, họ sẽ hỏi vị khách có muốn dùng nĩa thay thế không. Và họ rất vui lòng được giúp khách.

Vậy vì sao vị doanh nhân người Mỹ kia không nên yêu cầu trước khi đối tác Nhật nhận ra?

Vì với người Nhật, việc yêu cầu dùng nĩa phát đi tín hiệu rằng đối phương không sẵn lòng để tìm hiểu về văn hóa của họ. Và nếu người đó không sẵn lòng học cách dùng đũa thì làm thế nào chắc chắn được rằng họ có thể đảm trách những tình huống kinh doanh phức tạp với nhiều khác biệt về văn hóa hơn?

Thực tế, người Nhật thường quan sát đối tác của mình thông qua những bữa tiệc, những lần chơi golf để đo lường tính cách của họ.

2. Người Nhật thường không từ chối

Có thể bạn đã từng nghe người Nhật nói có trong khi thật ra họ lại không muốn điều đó. Thực tế là người Nhật thường hay có xu hướng từ chối, nhưng để tránh làm mất lòng đối phương hoặc giữ thể diện, họ sẽ nói ngược lại.

Vậy thì đây là những dấu hiệu cho thấy người Nhật đang không thật sự muốn đồng ý với điều được đề nghị: chỉ ra rằng điều đó có thể khó thực hiện, nghiêng đầu và rít không khí giữa hai hàm răng, xác nhận rằng họ đã hiểu, đề nghị một giải pháp không liên quan đến vấn đề, chuyển chủ đề trò chuyện, im lặng.

3. Đừng ngại cúi chào

Cúi đầu khi chào là một trong những nguyên tắc hành xử truyền thống của người Nhật. Thậm chí bạn sẽ thấy người Nhật vô ý cúi chào người ở đầu bên kia của một cuộc điện thoại. Song để thực hiện động tác cúi chào chính xác theo truyền thống Nhật Bản thì khá phức tạp. Việc cúi chào thấp đến mức nào, trong thời gian bao lâu phụ thuộc vào địa vị xã hội, tuổi tác, kinh nghiệm và vị trí công việc.

Người Nhật không mong đợi bạn sẽ hiểu hết những quy tắc phức tạp đó nên họ cũng không trông đợi bạn sẽ cúi chào đúng cách. Do đó, động tác tốt nhất bạn nên làm để chứng tỏ thành ý tôn trọng văn hóa của họ là nghiêng người cúi chào.

4. Cần nhiều thời gian để đàm phán

Thông thường những cuộc họp theo phong cách Mỹ thì mỗi công ty chỉ cử 1 hoặc 2 đại diện tham dự và đàm phán. Ngược lại, các công ty Nhật sẽ cử khoảng 20 người đến tham dự để nắm hết những gì bạn trình bày.

Tại Nhật Bản, những cuộc họp thường được tổ chức để thu thập thông tin.

Thảo luận các điều khoản hoặc để đi đến quyết định cuối cùng với các đối tác Nhật cần một khoảng thời gian dài chứ không thể chốt trong một vài cuộc họp ngắn ngủi. Điều cần lưu ý là nếu bạn nóng vội muốn rút ngắn thời gian sẽ gây ảnh hưởng xấu đến mối quan hệ với đôi bên.

5. Lưu ý khi sử dụng hậu tố “- san”

Hậu tố “- san” là một trong nhiều kính ngữ người Nhật dùng để xác định các mối quan hệ xã hội và hệ thống phân cấp giữa hai người. Tương tự cách dùng từ “Mr”, “Mrs” trong tiếng Anh, cách dùng hậu tố “- san” cũng có vài khác biệt.

Ví dụ, tại Mỹ, khách hàng và nhà cung cấp có vai trò bình đẳng. Song, tại Nhật, khách hàng quan trọng hơn. Do đó, như một cử chỉ tôn kính, người Nhật thường thêm từ “- san” phía sau tên các khách hàng.

6. “Sayonara” có nghĩa là “Vĩnh biệt”

Có một vài từ tiếng Nhật quen thuộc mà nhiều người đã từng nghe một vài lần, như từ Sayonara, nhưng nghĩa chính xác của nó thì không giống như mọi người nghĩ.

Có một đồng nghiệp của Stuart Friedman đã từng gặp sự cố với cụm từ này. Sau vài tháng thương thảo với một khách hàng tiềm năng người Nhật, một thỏa thuận giữa hai công ty cũng gần đi đến hồi ký kết. Một cuộc gặp sau đó được tổ chức để cùng thương lượng về giá cả trong bối cảnh một đối thủ khác của vị doanh nhân này đang tiếp cận công ty Nhật với mức giá thấp hơn. Đến cuối cuộc họp, vị doanh nhân này đã nói “Sayonara” để bày tỏ thiện ý với đối tác Nhật.

Vài tuần sau đó, khi ông gọi lại cho đối tác Nhật, họ cho biết đã ký kết hợp đồng với công ty đối thủ của ông. Lý do là vì sau khi nghe ông nói Sayonara, họ đã nghĩ rằng ông không đồng ý hạ mức giá thấp hơn và từ bỏ cuộc đấu thầu. Lúc này, vị doanh nhân mới hiểu “Sayonara” có nghĩa là “Vĩnh biệt”.

Vì vậy, bạn cần lưu ý tìm hiểu rõ ý nghĩa của những từ tiếng Nhật sẽ dùng, dù đó chỉ là những câu chào cơ bản.