Thời đại công nghệ thông tin, email trở thành phương tiện giao tiếp không thể thiếu trong tất cả các lĩnh vực. Tuy nhiên, do tính chất nhanh và ngắn gọn, email có thể gây ra những hiểu lầm không đáng có trong các mối quan hệ công việc cũng như cuộc sống cá nhân.
Ảnh minh họa
Để tránh điều đó, bạn cần không ngừng cải thiện kỹ năng viết nói chung cũng như viết email nói riêng. Những lời khuyên sau sẽ giúp ích cho bạn:
– Hãy nghĩ tới người nhận khi bạn viết email. Điều đó được thể hiện bằng cách email của bạn được viết rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu, đúng chính tả, ngữ pháp.
– Luôn nhớ rằng email chỉ là một dạng giao tiếp. Nếu muốn duy trì cũng như mở rộng các mối quan hệ chuyên nghiệp, bạn cần kết hợp với các dạng giao tiếp khác như điện thoại, gặp mặt trực tiếp.
– Làm cho email của mình dễ thu hút sự chú ý, dễ xem và lưu lại. Nếu thông tin ngắn và đơn giản, bạn nên viết ở phần nội dung thư thay vì gửi file đính kèm để người nhận không mất thời gian tải về.
– Để người nhận biết thông tin khái quát về nội dung bạn muốn gửi, đừng quên viết phần chủ đề. Ngoài ra, bạn nên nói ngay từ đầu email những điểm quan trọng mà người nhận cần chú ý.
– Trước khi gửi email, hãy đảm bảo rằng email của mình không sai quy tắc, nội quy của công ty, như dùng email công việc cho việc cá nhân hay nội dung email về những vấn đề “nhạy cảm”, dễ gây xung đột trong công ty…
– Khi gửi một email cho nhiều người, hãy chắc chắn rằng mình gửi tới đúng địa chỉ của những người có liên quan.
– Luôn kiểm tra lại email về nội dung, lỗi chính tả, ngữ pháp, địa chỉ người nhận trước khi nhấn nút “Send” (gửi).
– Luôn nhớ rằng email của bạn có thể sẽ được forward (chuyển tiếp) cho những người khác mà bạn không biết. Do đó, một lần nữa hãy cẩn trọng với những gì mình viết trong email. Bạn cũng không nên chia sẻ quá nhiều thông tin, trải nghiệm của cá nhân mình, như số tài khoản ngân hàng hay mật khẩu hòm thư chẳng hạn.
– Hãy nghĩ tới khả năng email của bạn có thể được đưa ra làm chủ đề bàn tán của đồng nghiệp hay liên quan tới vấn đề nội quy công ty hoặc pháp luật. Vì vậy, hãy chú ý ngôn từ của mình và đừng xem nhẹ khả năng lan truyền của email.
