Công việc ngày càng bận rộn và bạn cần tập trung thời gian để hoàn thành “núi” dự án của mình. Tuy nhiên, có những hoạt động gây lãng phí thời gian mà bạn không hề nhận ra như nhắn tin, email, họp hành…
Ảnh minh họa
Các hoạt động này được xem là những “kẻ thù” của nhân viên công sở. Vậy làm thế nào để hạn chế chúng? Dưới đây là giải pháp:
Nhắn tin
Tin nhắn có thể là một công cụ liên lạc hữu ích trong văn phòng nhưng do tính chất nhanh và liên tục, nó có thể ảnh hưởng tới năng suất làm việc của bạn. Bạn có thể mất hàng giờ đồng hồ để trao đổi với đồng nghiệp và đôi khi câu chuyện có thể lái sang các chủ đề ngoài công việc.
Giải pháp: Nếu bạn không thể hoàn toàn tắt máy nhắn tin hay các phần mềm chat như Yahoo, hãy để trạng thái “Bận rộn” (Busy) khi bạn cần tập trung làm việc. Điều này sẽ hạn chế một số người làm phiền. Nếu có người khăng khăng làm phiền bằng những cuộc “chat chit” không liên quan tới công việc, hãy nói với họ một cách lịch sự rằng bạn đang bận và hẹn một thời điểm khác thích hợp, như giờ ăn trưa chẳng hạn.
Quá phụ thuộc vào email
Hiện nay, rất nhiều người mắc bệnh “nghiện” email. Tất nhiên, email có nhiều ưu điểm như thuận lợi, nhanh chóng, hiện đại… Nhưng nhiều lúc bạn lãng phí quá nhiều thời gian vào email trong khi có thể nhanh chóng giải quyết công việc bằng một cuộc nói chuyện trực tiếp.
Giải pháp: Nếu vấn đề cần được thảo luận kỹ lưỡng, bạn nên trực tiếp gặp sếp/đồng nghiệp, sau đó bạn có thể gửi email tóm tắt lại những gì đã được thảo luận và gửi tới tất cả các bên liên quan. Bạn sẽ phải thực hiện nhiều bước hơn nhưng rõ ràng một giờ làm việc trực tiếp sẽ hiệu quả hơn cả ngày email thảo luận qua lại với nhau.
Những cuộc họp luẩn quẩn
Chắc hẳn bạn đã từng tham gia những cuộc họp như vậy: tất cả nhân viên được triệu tập và kết thúc là một danh sách những vấn đề sẽ được thảo luận vào cuộc họp tiếp theo. Dù rằng họp hành là một phần quan trọng trong công sở nhưng nếu không được tổ chức một cách hiệu quả, nó sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian.
Giải pháp: Mỗi cuộc họp đều có một mục đích nhất định và trước khi tham gia, hãy vạch ra những gì bạn có thể đạt được thông qua nó. Hãy tập trung vào những điều đó trong cuộc họp. Cuối cùng, hãy chắc chắn rằng bạn thực sự cần một cuộc họp: nếu những gì bạn cần nói có thể được nhanh chóng chia sẻ qua email tới các thành viên trong nhóm, vậy tại sao mọi người đều phải bỏ dở công việc của mình để tham gia?
Khoảng trống giữa các cuộc họp
Giữa các cuộc họp thường có thời gian trống 15 – 30 phút. Sẽ chẳng có vấn đề gì nếu thỉnh thoảng bạn mới tham gia 1, 2 cuộc họp nhưng nếu có vài cuộc họp một ngày, bạn có thể lãng phí 1 – 2 tiếng đồng hồ trong 8 tiếng ở công sở.
Giải pháp: Nếu có thể, hãy sắp xếp các cuộc họp của bạn sát nhau. Như vậy, khoảng trống giữa các cuộc họp có thể thu hẹp lại.
Các yếu tố gây gián đoạn
Bạn đang làm việc gì đó nửa chừng thì nhận được một email có vẻ khẩn cấp. Bạn hồi âm và sau đó nghe điện thoại “tám chuyện”. Bạn cúp máy và lại nhận được một email khác đòi hỏi bạn phải trả lời. Cứ như vậy cho tới khi sắp hết giờ làm và bạn vẫn chưa hoàn thành những gì bạn đã bắt đầu vào buổi sáng.
Giải pháp: Đây là điều khó tránh khỏi bởi môi trường làm việc khiến bạn liên tục bị gián đoạn. Một mẹo nhỏ dành cho bạn là hãy học cách phản ứng trước các yếu tố gây gián đoạn trong khi không tách rời khỏi nhiệm vụ đang thực hiện. Nếu bạn bận, hãy chuyển điện thoại sang chế độ hộp thư thoại và kiểm tra nó 3 lần trong ngày. Tất nhiên bạn phải trả lời những thư, tin nhắn khẩn cấp nhưng chúng sẽ không đến thường xuyên.
Đảm nhận nhiều nhiệm vụ nhưng không hiệu quả
Ai cũng muốn đảm nhận nhiều công việc một lúc để tiết kiệm thời gian và chứng tỏ khả năng của mình. Nhưng nếu thực hiện 5 dự án lớn cùng lúc, liệu bạn có thể đảm bảo tiến độ và chất lượng của chúng? Mọi thứ đều có giới hạn của nó và bạn cần biết giới hạn của mình.
Giải pháp: Hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những nhiệm vụ trong ngày của mình, đó là chìa khóa để hoàn thành bất cứ dự án nào một cách thành công. Viết ra những gì bạn muốn đạt được và lập thời gian tương ứng dựa trên mức độ quan trọng của chúng, không được chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo cho tới khi bạn hoàn thành nhiệm vụ trước. Theo cách này, bạn không chỉ tập trung làm tốt công việc của mình mà còn “ép” bản thân làm việc trong một thời gian cố định.
Góc/phòng làm việc bừa bộn
Góc/phòng việc bừa bộn khiến bạn mất thời gian để tìm kiếm thứ mình cần. Hơn nữa, đầu óc của bạn cũng sẽ “lộn xộn” khi làm việc trong môi trường như vậy.
Giải pháp: Hãy sắp xếp và quản lí góc/phòng làm việc của mình hiệu quả hơn. Trước khi dời văn phòng, bạn nên dọn dẹp chai nước, đồ ăn, giấy tờ… sắp xếp các tài liệu ngăn nắp, theo thứ tự và loại bỏ những gì không dùng đến.
Làm việc riêng
Trong công sở, bạn có thể làm nhiều việc riêng mà ít người để ý tới như chat với bạn bè, đồng nghiệp, cập nhật Facebook thường xuyên, gửi email, gọi điện thoại không liên quan tới công việc… Làm việc riêng có thể khiến bạn lãng phí nhiều thời gian nhất.
Giải pháp: Hãy để những việc riêng vào giờ ăn trưa. Đồng thời, nhắc nhở bạn bè, người thân không nên làm phiền mình trong giờ làm việc.
Lướt web
Ban đầu bạn chỉ có ý định lên mạng để xem lịch chiếu phim buổi tối nhưng sau đó, bạn lại tò mò click vào các đường link khác về thời trang, tin tức… Bạn nhận ra mình đã lãng phí thời gian nhưng đó cũng là lúc sắp tan ca và bạn vẫn chưa hoàn thành công việc của mình.
Giải pháp: Hãy luôn nhớ giới hạn của mình. Khi cần tìm hiểu điều gì ngoài công việc, hãy chờ tới khi bạn kết thúc những gì đang làm, hoặc chờ tới giờ ăn trưa.
Nghỉ để hút thuốc/uống cà phê
Mọi người cần phải ra khỏi bàn làm việc của mình để đi lại, hít thở không khí, hút thuốc, uống cà phê… trong suốt cả ngày làm việc. Nhưng nếu cứ nửa tiếng bạn lại làm như vậy, năng suất làm việc của bạn sẽ giảm sút đáng kể.
Giải pháp: Bạn có thể cứ 15 phút rời mắt khỏi máy tính nhưng khi cần đứng dậy đi lại, hãy chia thành ba lần trong ngày: giữa buổi sáng, bữa trưa và giữa buổi chiều.
