Giao tiếp qua điện thoại là một kỹ năng rất quan trọng trong công việc, vì cùng với thư điện tử, điện thoại là một công cụ bạn phải thường xuyên dùng để liên lạc với khách hàng hoặc các đối tác.
Giao tiếp qua điện thoại là một kỹ năng rất quan trọng trong công việc. Ảnh: internet
Bạn làm việc rất hiệu quả khi gặp mặt trực tiếp nhưng lại có vẻ kém chuyên nghiệp khi nói chuyện qua điện thoại. Dưới đây là những cách giúp bạn cải thiện tình hình.
1. Chuẩn bị sẵn sàng.
Nếu bạn là người gọi điện thì trước khi thực hiện cuộc gọi, bạn hãy dành một chút thời gian để chuẩn bị sẵn sàng. Hãy ghi ra giấy những điều bạn định nói, từ ý chính cho đến ý cụ thể. Cách này sẽ giúp bạn tránh bị rơi vào tình thế không biết phải nói gì tiếp khi quá căngthẳng hoặc điện thoại bị đứt quãng.
2. Để ý đến giọng nói.
Nếu bạn có vẻ mệt mỏi hay chán chường, người nghe điện thoại sẽ phát hiện ra ngay. Ngược lại, nếu giọng nói của bạn vui vẻ, hào hứng thì chắc chắn bạn sẽ làm việc rất hiệu quả. Có một bíquyết nhỏ cho bạn: hãy mỉm cười khi nói chuyện điện thoại, người kia dù không nhìn thấy nhưng họ vẫn cảm nhận được nụ cười đó của bạn.
3. Cẩn thận.
Nói chuyện điện thoại rất hay xảy ra nhầmlẫn khi trao đổi thông tin, đặc biệt là khi bạn phải nói chuyện với những người lạ bạn chưa quen cách họ nói chuyện hoặc khi phải trao đổi những thông tin cần độ chính xác cao như số điện thoại, địa chỉ, số tiền, … Bạn có thể đề nghịngười nghe nhắc lại để kiểm tra sự chính xác, nhưng nhớ là hãy đề nghị một cách nhã nhặn.
4. Đừng quá máy móc.
Nếu bạn chỉ cố làm sao để thật chuyên nghiệp mà không có sắc thái riêng, thì cuộc nói chuyện đó sẽ không có sức thuyết phục. Hãy cố gắng làm sao để cách nói của bạn vừa rõ ràng, mạch lạc lại vừa dễ đi vào lòng người.
5. Hãy luyện tập thật nhiều.
Kỹ năng nói chuyện qua điện thoại của bạn chắc chắn sẽ tiến bộ. Bạn cũng có thể nhờ bạn bè lắng nghe và góp ý cho mình.
