Nhân viên của bạn rất chăm chỉ nhưng không hiểu sao họ vẫn gặp những vấn đề như làm việc ngoài giờ và bị trễ hạn. Bạn có dành đôi chút thời gian trò chuyện với nhân viên về những sai sót họ mắc phải, và cách để cải thiện quy trình làm việc tốt hơn không? Nguyên nhân của những thiếu sót ở nhân viên có thể do thiếu nhân sự hoặc kỹ năng không phù hợp với họ. Một vài ví dụ dưới đây có thể giúp bạn nhận ra và điều chỉnh phù hợp kỹ năng của nhân viên mình.
Ảnh minh họa
Trường hợp thứ nhất: Phân công không phù hợp
Kinh tế khó khăn, công ty cắt giảm nhân viên và tái phân công nhiệm vụ cho các thành viên còn lại trong bộ phận. Một nhân viên kiêm thêm nhiều việc không thuộc phạm vi hiểu biết khiến họ không thể tận dụng hết thế mạnh, kỹ năng vốn có của mình. Tốn rất nhiều thời gian để tìm hiểu, thực hiện công việc nhưng kết quả nhân viên lại mắc sai sót và phải làm lại từ đầu.
Cách khắc phục:
Trước khi quyết định giao việc mới, nhà tuyển dụng nên nhận diện vị trí công việc với tất cả nhiệm vụ mà nhân viên đó đang đảm nhiệm, xem thử việc mình sắp bổ sung có phù hợp với kĩ năng của họ hay không. Hãy đối chiếu mô tả công việc ban đầu với những công việc họ đang thực sự phụ trách mỗi ngày. Lãnh đạo không chỉ đánh giá lại những nhân viên đang gặp trục trặc mà cần nhìn lại cả những nhân viên khác trong toàn công ty. Nếu việc chuyển giao trách nhiệm cho ai đó khác không khả thi, bạn có thể tìm một người có chuyên môn tạm thời thay thế. Thuê nhân viên tạm thời có thể ổn định tình hình và cho bạn thời gian để xác định xem công ty có cần thuê một người làm việc toàn thời gian lâu dài hay không.
Trường hợp thứ hai: Hiểu nhầm về vai trò
Công ty của bạn giành được một dự án lớn với khách hàng quan trọng và bạn đã tuyển thêm nhân viên mới để xử lý công việc. Tuy nhiên, một tháng sau, có vẻ như họ vẫn chưa nắm bắt tốt công việc. Hai yếu tố có thể là nguyên nhân cho sự nhầm lẫn này: Nhân viên mới không được định hướng đúng đắn về vai trò của những nhân viên khác trong tổ chức, hoặc anh ta vẫn chưa hiểu sẽ làm cách nào để giải quyết những phần việc tăng thêm của bộ phận.
Cách khắc phục:
Hãy họp toàn bộ nhân viên lại với nhau, cho họ cơ hội để trao đổi về vai trò của từng thành viên và thống nhất cách thức cả nhóm sẽ làm việc cùng nhau hiệu quả nhất. Lúc đó, cả nhân viên mới lẫn nhân viên cũ sẽ có thể đặt ra những câu hỏi và tìm hiểu nhau tốt hơn.
Trường hợp thứ ba: Quy định mới, phương pháp mới
Nhân viên của bạn có kinh nghiệm và khả năng, nhưng những thay đổi trong công ty – chẳng hạn như quy định mới – đang tạo ra đòi hỏi về những kiến thức và kỹ năng mới.
Cách khắc phục:
Để giúp nhân viên theo kịp với những thay đổi trong công việc, hỗ trợ cho những nỗ lực phát triển nghề nghiệp của họ. Hãy xem xét tạo cơ hội cho nhân viên thường xuyên được học tập nâng cao kỹ năng, kiến thức hoặc có thời gian để tham dự hội thảo.
Một lựa chọn hay khác là đào tạo bổ sung cho nhân viên thêm nhiều chuyên môn khác. Một chương trình đào tạo luân phiên như vậy có thể cực kỳ hiệu quả để tạo điều kiện cho nhân viên mở rộng kỹ năng và họ có thể là người thay thế tạm thời khi nhân viên phụ trách chính rời khỏi văn phòng.
Điều chỉnh kỹ năng không phù hợp cũng là một kỹ năng
Khắc phục được sự không phù hợp về kỹ năng sẽ mất khá nhiều thời gian và cần chú ý cẩn thận. Quá trình này có thể cần qua nhiều lần thử nghiệm và mắc lỗi. Hãy xem lại mọi thay đổi, chỉnh đốn tình hình với các nhân viên có liên quan sau vài tuần và sẵn sàng điều chỉnh nếu cần thiết.
Hãy biết rằng, điều chỉnh kỹ năng là một quá trình liên tục. Quy trình công việc cũng như dòng thủy triều lên xuống có khi thuận lợi có lúc khó khăn. Nhưng bằng cách nhận thức trước về các khả năng xáo trộn nhiệm vụ thường xảy ra và có kế hoạch đối phó, bạn sẽ có thể sửa chữa chúng thật hiệu quả.
