Là sếp, bạn có bao giờ nghe nhân viên kháo nhau, “Nếu nói cho giám đốc biết những điều khách hàng đang nói về chúng ta, liệu mình có bị đuổi việc?” Chúng tôi thực sự đã nghe được nguyên văn câu chuyện này trong cuộc khảo sát về văn hóa giao tiếp trong một công ty công nghệ hàng đầu. Một cuộc nghiên cứu được thực hiện cho thấy rằng tư tưởng mang tính tiêu cực này rất phổ biến trong doanh nghiệp, từ cấp dưới cho đến các lãnh đạo cấp cao.
Ảnh minh họa
Sau khi tiến hành phỏng vấn gần 200 cá nhân thuộc nhiều cấp độ và bộ phận trong công ty, chúng tôi đã hệ thống hóa những yếu tố khiến nhân viên quyết định trình bày ý kiến cho sếp hay giấu nhẹm đi. Tuy công ty có nhiều cơ chế chính thức khuyến khích nhân viên nói lên các vấn đề bất hợp lí, như thanh tra, quy chế khiếu nại, vẫn có hơn một nửa nhân viên cảm thấy ngần ngại, “không an toàn” khi cất tiếng nói hay muốn thay đổi cách làm truyền thống trong công ty. Những điều khiến họ ngần ngại nhất lại không phải là các điều bất cập mà lại là các ý tưởng mang tính sáng tạo, cải tiến sản phẩm và hiệu quả hoạt động.
Tại sao lại như vậy? Nguyên nhân ngắn gọn nằm trong một cụm từ: tự bảo vệ. Dù có thể hiểu được tại sao nhân viên hạn chế đề cập đến một số vấn đề nhất định, chúng tôi nhận thấy rằng bản năng tự bảo vệ trong mỗi người quá mạnh mẽ đến nỗi nó ngăn chặn cả những lời phát biểu mà dụng ý duy nhất nhằm để giúp doanh nghiệp phát triển. Các cuộc phỏng vấn cho thấy rằng ứng viên nhận thức rất cụ thể những nguy cơ tiềm tàng khi nói lên chính kiến, trong khi không chắc chắn những lợi ích họ nhận được từ việc “thật thà” chia sẻ. Vì vậy, họ thường chọn giải pháp “im lặng là vàng”.
Đôi khi, nhân viên không dám nói ý tưởng của mình bởi cấp trên không thích nghe các đề xuất thay đổi. Tuy nhiên, con số này rất hiếm. Trong hầu hết các trường hợp, nhân viên cảm thấy ngần ngại khi trình bày là do những nỗi sợ mơ hồ trong về môi trường làm việc.
Sự im lặng của nhân viên có thể là do họ ngầm đưa ra các giả định hoặc không kiểm chứng các giả thuyết của mình. Nhiều nhân viên cho biết họ không đóng góp ý kiến cho cấp trên vì sợ những người ở thứ bậc cao – những người có nhận thức cao về quyền kiểm soát các dự án, các vấn đề đang bàn luận, hay quy trình thực hiện sẽ cảm thấy bị phật ý khi nhân viên đề xuất các thay đổi cải tiến. Dù chưa trải qua kinh nghiệm thực tế nào, nhiều nhân viên vẫn tin rằng sếp của họ sẽ cảm thấy bị phản bội nếu góp ý cho sếp khi sếp đang thuyết trình (mặc dù những góp ý này mang tính xây dựng), hay sếp sẽ bị mất mặt nếu bị một nhân viên “sửa lưng” trước các nhân viên khác.
Những nghiên cứu của chúng tôi cho thấy rằng khuyến khích tự do ngôn luận trong công sở không đơn thuần chỉ là vấn đề dỡ bỏ các trở ngại cho phát ngôn, ví dụ như nguy cơ bị sa thải. Đó cũng không phải là vấn đề xây dựng hệ thống chính thức khuyến khích nhân viên phát biểu: các đường dây nóng, hộp thư góp ý. Khiến nhân viên cảm thấy an toàn để nói đòi hỏi sự thay đổi văn hóa sâu sắc trong công ty, bắt đầu từ việc giúp họ thay đổi cách nhìn nhận về rủi ro có thể gặp phải và những lợi ích mà cá nhân họ cùng với công ty có thể nhận được từ những kiến nghị này.
Người lãnh đạo có thể khuyến khích và ghi nhận những ý kiến đóng góp của nhân viên. Điều này không có nghĩa là bất cứ đề xuất nào của nhân viên cũng cần phải được thực hiện. Là quản lí, bạn cũng nên chủ động đề cập đến những lời đồn đại, những nhận định không có cơ sở khiến nhân viên e ngại phát biểu. Ví dụ, bạn có thể nói công khai trong cuộc họp hàng quý rằng, trái với suy nghĩ của mọi người, những kiến nghị giúp công ty phát triển không nên được nói riêng với sếp chỉ vì muốn giữ thể diện cho sếp. Những kiến nghị đó sẽ còn trở nên hữu ích hơn nữa khi mọi người trong ty cùng thảo luận và phát triển thêm ý tưởng.
Nhân viên sẽ cống hiến nhiều hơn nếu khi phát biểu chính kiến, họ hiểu rõ về những nguy cơ mơ hồ mà họ tự đặt ra trong mối tương quan với những phần thưởng hữu hình mà họ nhận được. Một giải pháp nữa là các cấp quản lí có thể điều chỉnh lại hệ thống khen thưởng để khuyến khích nhân viên xung phong chia sẻ các giải pháp hay, ví dụ như để tiết kiệm chi phí, tăng doanh số.
