Biết lắng nghe là một nghệ thuật của nhà quản lý bởi không chỉ nghe mà còn biết cách đưa ra những câu hỏi không trùng lặp, biết kiềm chế, biết ghi nhận những thông tin quan trọng cũng như sử dụng kiến thức của mình như một vũ khí chiến lược. Kiên nhẫn, sử dụng những ngôn ngữ cử chỉ để thể hiện sự lắng nghe một cách chân thành sẽ gây ấn tượng tốt trước đối tác. Biết dừng lại đúng lúc và không ngắt lời người khác cũng sẽ giúp bạn thành công hơn trong việc giao tiếp. Vấn đề là mọi người đều muốn được lắng nghe hơn là bị bắt buộc phải nghe. Ai vận dụng điều này thì có thêm cơ hội đạt được nhiều kiến thức hơn, từ đó hướng mọi người đến những mục đích chính của mình.
Ảnh minh họa
Ngôn ngữ, cử chỉ khi tranh luận.
Đây là yếu tố quan trọng trong giao tiếp và trong tranh luận. Giao tiếp thành công hay thất bại phụ thuộc rất lớn vào những điều không thể nói bằng lời. Để tránh bức xúc khi không được lên tiếng, bạn có thể lắc đầu liên tục, nhìn xung quanh hoặc tránh nhìn ánh mắt của người đang nói. Lúc đó, người đang nói sẽ hiểu ra và dừng lại ngay. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng lời đáp cho một câu hỏi có thể khác nhau tùy từng tình huống. Các yếu tố khách quan khác như thời tiết, cách bố trí chỗ ngồi cũng ảnh hưởng đến tâm trạng của người nói và người nghe, đồng thời, tác động đến hiệu quả trao đổi thông tin và giao tiếp. Do đó, bạn cần tìm mọi cách để tạo cho mọi người cảm giác thoải mái, hài lòng cao nhất khi được nghe nhằm kích thích việc trao đổi thông tin theo chiều hướng có lợi.
Nghệ thuật ghi chép
Để tránh làm phiền lòng người khác hoặc ngắt lời người nói, bạn cần ghi lại những ý kiến quan trọng để không bị quên hoặc nêu ra những câu hỏi quá bất ngờ. Điều này làm cho người nói cảm nhận rằng bạn đang rất quan tâm đến những điều mà họ đang trình bày. Cố gắng hạn chế những hình vẽ hoặc nét chữ nguệch ngoạc, vì như thế người nói sẽ có cảm giác bị xúc phạm vì bạn không lắng nghe, không tôn trọng họ. Cần có một quyển sổ dành để ghi chép lại những thông tin họp hành. Cần nhớ ghi đủ ngày, tháng, mục đích, người duy trì cuộc họp… Việc ghi chép cẩn thận, quản lý một cách có thể giúp bạn đưa ra những quyết định đúng đắn, những phương hướng, kế hoạch cụ thể phù hợp nhất.
