Người thư ký phải thường xuyên tiếp xúc với khách hàng, những người đến công ty để liên hệ công tác. Do vậy hình ảnh của một người thư ký duyên dáng cùng với sự giao tiếp lịch sự sẽ làm người ta giữ mãi được ấn tượng cũng như dựa vào đó mà người ta xét đoán trước khi có cơ hội thẩm định thêm. Sau đâu là 10 qui tắc giao tiếp dành cho người thư ký:
Ảnh minh họa
1- Ân cần
Trong giao tiếp tránh tỏ ra thờ ơ, lạnh nhạt hoặc có vẻ mặt khó đăm đăm, bực tức. Luôn cần thể hiện sự quan tâm và tôn trọng đối tượng giao tiếp.
2- Ngay ngắn
Trang phục hợp cách, không tùy tiện, luộm thuộm, tác phong không tỏ ra lề mề, dặt dẹo.
3- Chuyên chú
Không làm việc riêng trong khi giao tiếp, nhất là cắt móng tay, cắt móng chân hoặc đối với nữ là trang điểm…
4- Đĩnh đạc
Không trả lời thủng thẳng, hỏi câu nào trả lời câu ấy, cách nói thiếu chủ ngữ, cộc lốc, nhát gừng.
5- Đồng cảm
Cần thể hiện cảm xúc đúng lúc, đúng chỗ, mắt luôn hướng về người đối thoại bày tỏ sự quan tâm, đồng cảm.
6- Ôn hoà
Tránh vung tay tùy tiện, đặc biệt là chỉ ngón tay về phía mặt đối tượng giao tiếp theo “nhịp điệu” của lời nói “đanh thép” của mình. Cần có thái độ ôn hòa.
7- Rõ ràng
Không nói quá to, kiểu nói oang oang hoặc nói quá nhiều. Tránh nói lạc đề và nói quá nhỏ, kiểu lí nhí khiến người nghe phải căng tai mới nghe rõ.
8- Nhiệt tình
Thể hiện sự sẳn sàng phối hợp giúp đỡ người khác khi cần thiết. Đừng tỏ ra khó khăn, ích kỷ.
9- Nhất quán
Phải khắc phục sự phát ngôn bất nhất, thay đổi tuỳ tiện, chối phăng ã nói ra hoặc dễ dàng hứa nhưng không làm theo lời hứa. Đó là loại người ai cũng muốn tránh xa.
10- Khiêm nhường
Tránh tranh luận không cần thiết, hoặc thích bộc lộ sự hiểu biết, sự khôn ngoan của mình hơn người, thích dồn đối tượng giao tiếp vào thế bí để dành phần thắng về mình.
