Nếu bạn hỏi bất cứ một người Nhật Bản nào về phương pháp giao tiếp nội bộ trong công ty, bạn chắc chắn sẽ nhận được ngay câu trả lời là HORENSO. Đối với người Nhật Bản, HORENSO không chỉ là một phương pháp giao tiếp nội bộ trong nhóm mà còn là một đặc trưng văn hóa của quốc gia này. Ngay từ khi bắt đầu đi học, trẻ em Nhật Bản sẽ bầu ra chủ tịch lớp và giáo viên sẽ liên lạc với chủ tịch lớp và chủ tịch lớp sẽ truyền đạt lại cho các học sinh khác trong lớp. Từ nhỏ người Nhật đã được dạy kỹ năng làm việc nhóm này và họ luôn tin rằng HORENSO là nguồn gốc sức mạnh của họ.
HORENSO là từ viết tắt của ba chữ gồm: Hokoku: Nghĩa là báo cáo; Renraku: Liên lạc và Sodan: Bàn bạc.
Trong công việc, phải báo cáo định kỳ cho cấp trên. Thường xuyên trao đổi, bàn bạc với đồng nghiệp và cấp dưới. Cuối cùng là phải hỏi ý kiến cấp trên trước khi quyết định làm gì đó. HORENSO nghĩa là chủ động trong công việc.
Bất cứ tổ chức nào của Nhật cũng tuân thủ thực hiện phương pháp Horenso. Họ chỉ ra rằng chính HORENSO là phương pháp ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống nhất và hiệu quả nhất.
Với HORENSO, tốt nhất là bạn nên tìm cách giải quyết nhanh nhất nếu có thể các yêu cầu của khách hàng. Trong trường hợp cần thiết, hãy chuyển yêu cầu cho cấp trên hoặc người có trách nhiệm giải quyết trực tiếp.
1. HOKOKU: BÁO CÁO
Trong mô hình HORENSO, trước hết bạn phải ý thức được rằng báo cáo là một nhiệm vụ. Nếu không nhận được báo cáo từ nhân viên, người sếp sẽ lo lắng vì không biết công việc tiến triển như thế nào. Đừng chờ đến khi sếp hỏi “Mọi việc sao rồi?”. Hãy chủ động báo cáo là điều mọi lãnh đạo thích. Nhưng phải báo cáo như thế nào?
Khi báo cáo cần nhớ: Thông tin bạn báo cáo phải rõ ràng và được truyền đạt đầy đủ. Đừng báo cáo những thông tin thừa thãi và không liên quan. Báo cáo mức độ hoàn thành công việc: khi kết thúc công việc được giao. Với những công việc có hạn dài, nên báo cáo tiến độ trong khi thực hiện công việc. Nếu có thay đổi gì trong quá trình thực hiện công việc thì cũng phải báo cáo. Khi thu thập được thông tin gì mới cũng nên báo cáo. Khi bạn tìm thấy một phương pháp mới và cải tiến mới cho công việc khi gặp vấn đề. Báo cáo vấn đề nảy sinh, báo cáo càng nhanh càng tốt.
2. RENRAKU: LIÊN LẠC
Trong Horenso, liên lạc là khó nhất. Vì vậy, người Nhật luôn nhắc nhở khi liên lạc, chúng ta cần phải cân nhắc. Việc liên lạc luôn luôn liên quan đến yếu tố thời gian. Đôi khi, bạn muốn liên lạc để nhắc nhở sếp phải thực hiện đúng thời hạn của khách yêu cầu, nhưng thấy sếp đang quá bận rộn, hoặc ông ấy không quan tâm, thì phải làm sao?
XIN LỖI là cách nhanh nhất để liên lạc với sếp. “Xin lỗi sếp, nhưng em phải báo với sếp vấn đề này…”. Bạn phải cho sếp biết mình đã xác nhận thời hạn thực hiện yêu cầu của khách hàng, nhắc lại yếu tố thời gian cho sếp.
Việc liên lạc sẽ có hiệu quả khi sử dụng phương pháp thích hợp. Đối với việc đơn giản hay cần gấp thì có thể liên lạc bằng miệng, điện thoại, fax… và chỉ nói những điểm cần thiết nhanh và kịp thời (realtime),… Những viêc liên quan tới phương châm, cải tiến chất lượng, rút kinh nhiệm lần sau….thì nên sử dụng văn bản để liên lạc.
3. SODAN: BÀN BẠC
Đây chính là điểm then chốt để các bạn có thể giải quyết các công việc của mình một cách hiệu quả nhất. Các bạn nên nhớ không một cá nhân nào có một kiến thức hoàn hảo. Vì vậy, hỏi ý kiến của nhau, đóng góp ý kiến của mình chính là góp thêm một góc nhìn khác cho vấn đề nêu ra. Và điều quan trọng là bạn chọn được phương án tối ưu cho vấn đề của mình.
Bàn bạc sẽ có hiệu quả khi càng có nhiều người tham gia đóng góp ý kiến và có nhiều quan điểm, ghi nhận các ý kiến của mọi người. Khi có quyết định cuối cùng đều được mọi người đồng thuận và tuân thủ làm theo.
Theo trí thức trẻ
