Curt và Justin là hai người bạn thân. Họ cùng làm nghề đánh cá với nhau từ thời trẻ. Nay, khi đã về hưu, họ lại cùng nhau tìm hiểu nghệ thuật tự trang trí nhà cửa. Curt quyết định sử dụng giấy dán tường để chỉnh trang phòng khách. Sau khi hoàn thành, anh ta tự hào mời người bạn thân của mình đến để thăm quan công trình do chính mình tạo ra.
Justin rất ấn tượng. Trên thực tế, Justin thích cách trang trí phòng khách của Curt đến nỗi đề nghị Curt rằng, nếu không phiền lòng, thì anh ta cũng muốn trang trí căn phòng khách ở nhà mình giống như thế. Hai ngôi nhà của họ, cơ bản giống hệt nhau về kích cỡ và cách bố trí, sắp đặt đồ đạc. Curt nghĩ rằng đó cũng là một ý tưởng hay. Vì vậy, Justin hỏi Curt đã mua bao nhiêu cuộn giấy dán tường? Bảy cuộn giấy là câu trả lời.
Justin trở về và bắt tay vào làm việc. Khi hoàn thành, anh ta cũng mời người bạn của mình đến xem. Curt nhìn quanh và nói với Justin: “Ồ, quả thực trông rất đẹp”. Nhưng có một điều thắc mắc mà Justin muốn hỏi Curt: “Nhưng cậu biết không, thật là buồn cười, căn phòng khách nhà mình với nhà cậu hoàn toàn giống nhau về kích cỡ, nhưng mình chỉ dùng hết năm cuộn giấy dán tường thôi. Vẫn còn thừa hai cuộn. Thế là thế nào nhỉ?”. Curt đáp lời ngay: “Ồ, cậu cũng thừa hai cuộn à? Đó cũng là con số chính xác mà mình không sử dụng đến!”.
Tội nghiệp Justin! Anh ta đã hỏi người bạn của mình một câu hỏi không đúng mục tiêu. Đáng lý, anh ta không nên hỏi rằng Curt đã mua bao nhiêu cuộn giấy dán tường, mà cách hỏi đúng là đã dùng bao nhiêu cuộn giấy dán tường cho việc chỉnh trang phòng khách đó.
Biết đặt câu hỏi đúng sẽ có tác dụng rất lớn đối với thành công của bạn, không chỉ trong cuộc sống mà cả trong việc điều hành công việc, lãnh đạo nhân viên, lẫn đàm phán kinh doanh. Đặt câu hỏi sai là đồng nghĩa với việc không nhận được thông tin có ích, hoặc không nhận được câu trả lời mà bạn cần cho những quyết định quan trọng của mình.
Thật khó khăn để nhận ra ranh giới thế nào là một câu hỏi đúng và thế nào là một câu hỏi sai, vì nó còn phụ thuộc vào hoàn cảnh xảy ra sự việc và đối tượng được hỏi. Chắc hẳn bạn sẽ rất ngạc nhiên khi nhận ra rằng mình đã rất nhiều lần lặp đi lặp lại một câu hỏi, mà chẳng bao giờ nhận được thông tin gì từ câu hỏi đó. Ví dụ, nếu bạn hỏi nhân viên của mình: “Tại sao anh lại không nói cho tôi về điều đó?”, chắc hẳn sẽ nhận được câu trả lời từ họ “Ông có hỏi tôi về điều này đâu”. Khi mà chẳng có luật pháp nào hay quy định nào buộc họ phải trả lời, tốt nhất bạn phải suy tính kỹ trước khi đặt câu hỏi để tránh bị rơi vào những tình huống bị động.
Vũ khí quan trọng của những nhà đàm phám giỏi là kỹ năng đặt câu hỏi. Tại sao? Bởi vì chính những câu hỏi là lý do dẫn dắt và khiến câu chuyện tiếp diễn, đồng thời thu hút đối tượng tham gia vào cuộc trò truyện và chia sẻ thông tin với mình. Và đó cũng là cách mà bạn tìm kiếm thông tin, đặc biệt là những thông tin mà bạn còn chưa biết. Thậm chí, ngay cả khi bạn đã biết câu trả lời rồi, thì bạn vẫn nên đặt câu hỏi, vì ít ra, nó sẽ xác nhận điều bạn biết có đúng hay không. Nếu như bạn đã lỡ cơ hội đặt một câu hỏi đúng, rất có thể đối phương sẽ tận dụng cơ hội đó để phản công lại bạn, và khi đó bạn cần phải rất thận trọng.
Tất nhiên, ở đây chúng ta không đề cập đến những câu hỏi liên quan đến sự chất vấn hay thẩm vấn. Có một sự khác nhau cơ bản giữa cách đặt câu hỏi thích hợp với những đòi hỏi khắt khe của một cuộc thẩm vấn, tra hỏi khi bạn là cảnh sát trưởng chẳng hạn. Các câu hỏi trong các cuộc thẩm vấn và hỏi cung là những câu hỏi ở thế tấn công và khiến cho đối phương dễ bị rơi vào trạng thái tâm lý sợ hãi.
Còn bạn, trên cương vị một nhà lãnh đạo hay một doanh nhân, tất nhiên sẽ không muốn đối phương rơi vào thế phòng thủ. Các câu hỏi giống như: “Bạn có khả năng mắc phải lỗi/sai lầm này không?” sẽ chẳng giải quyết được vấn đề gì cả và khiến cho người được hỏi bắt buộc phải có hành động tự vệ hay phòng thủ. Nếu như câu hỏi này được diễn đạt bằng một cách khác, ví dụ: “Chúng ta cần làm gì để tránh mắc phải sai lầm này nhỉ?”, thì có lẽ bạn nhận được câu trả lời mà mình cần. Mục tiêu của bạn là phải làm sao tạo cho đối tác, đồng nghiệp và cấp dưới cảm thấy thật sự thoải mái và cởi mở khi giao tiếp với bạn.
Tốt nhất, bạn nên tự rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi mở – ngược với câu hỏi “đóng” chỉ có thể trả lời bằng “có” hoặc “không” – thì sẽ nhận được các câu trả lời diễn giải, mở rộng vấn đề. Các câu hỏi bắt đầu bằng “tại sao”, “ai”, “cái gì” sẽ có xu hướng gợi mở trong giao tiếp. Và bạn sẽ có nhiều cơ hội để thu nhận tất cả những thông tin mà bạn cần.
Trong bất kỳ một cuộc họp hay một cuộc đàm phán kinh doanh, trước khi kết thúc, người ta thường đưa ra một câu hỏi: “Có vấn gì gì nữa mà chúng ta cần quan tâm không nhỉ?” hay: “Còn vấn đề gì mà chúng ta cần thảo luận nữa không nhỉ?”. Bạn nên chú ý những từ ‘Còn vấn đề gì nữa không” ở đây có ý nghĩa rất quan trọng. Khi đặt câu hỏi này, bạn dừng lại một chút và chờ đợi câu trả lời. Đó là cách bạn bày tỏ thái độ thiện chí của mình, cũng như cho đối phương và đối tác một cơ hội cuối cùng để trình bày những vấn đề còn khúc mắc. Với thói quen sử dụng câu hỏi này trong công việc hàng này, bạn sẽ ngạc nhiên thấy chẳng còn ai trốn đằng sau cái mặt nạ của câu trả lời: “Ồ, anh có hỏi tôi về điều đó đâu?” hay: “Tôi không biết là anh muốn biết điều đó”.
Thỉnh thoảng, dù bạn đưa ra những câu hỏi đúng và thích hợp, song bạn cũng không nhận được câu trả lời mà bạn cần, đơn giản bởi bạn không biết cách lắng nghe. Hãy học để là một người biết cách lắng nghe. Nhiều lúc bạn cảm thấy tự tin và cho rằng bạn hiểu những người cộng sự của mình định nói gì, nhất là khi mà họ đang cố gắng tìm cách thể hiện ý của họ, bạn bèn ngắt lời và không cho người đối thoại cơ hội diễn đạt hết câu trả lời. Như thế là bạn đã mắc phải sai lầm, bởi rất có thể bạn đã hiểu sai điều họ muốn nói, đồng thời bạn cũng khiến họ mất cảm hứng và động cơ muốn hợp tác với bạn. Hoặc nhiều người đã kết thúc đột ngột câu truyện và bạn không có cơ hội tìm hiểu thông tin tiếp theo.
Hãy lắng nghe để không bị rơi vào thế bị động. Một người biết cách lắng nghe có thể hoàn toàn làm chủ được mọi tình huống và sự trao đổi thông tin. Khi bạn thực sự lắng nghe với thái độ chăm chú, bạn sẽ khiến cho đối tác tin tưởng ở bạn. Con người ta cần đến bạn khi họ gặp phải một vấn đề rắc rối nào đó, hoặc tìm thấy ở bạn những cơ hội cho họ, khi đó họ sẽ cảm thấy họ có thể tin tưởng ở bạn khi bạn lắng nghe họ nói.
Khi bạn lắng nghe, đôi tai là bộ phận tiếp nhận những thông tin mà họ nghe được, nhưng có một thứ nữa rất quan trọng và công bằng để đánh giá sự lắng nghe của bạn, đó là đôi mắt. Nếu đôi mắt của bạn không thể hiện sự tập trung chú ý, mà lại ngoảnh đi ngoảnh lại hoặc nhìn ra xung quanh, người khác sẽ có cảm giác là bạn không lắng nghe họ nói. Hãy để đôi mắt nhìn trực diện vào đối tác trong suốt cuộc trò truyện. Nếu cuộc họp hay đàm phán diễn ra trong một thời gian dài, bạn có thể nhìn sang chỗ khác hoặc nhìn xuống bàn để ghi nhanh lại những điều cần lưu ý, nhưng chỉ trong khoảng một giây rồi lại tiếp tục quay về nhìn trực diện vào đối tác. Nếu bạn không duy trì đôi mắt nhìn thẳng vào họ, họ sẽ cảm giác những gì mà họ nói chẳng có ý nghĩa và giá trị với bạn và sẽ cảm thấy rất bực mình khi phải trả lời các câu hỏi của bạn cũng như cung cấp thông tin cho bạn.
Thu nhận được những thông tin cần thiết có vai trò rất quan trọng trong đời sống kinh doanh hiện đại. Và điều này lại phụ thuộc rất nhiều vào nghệ thuật đặt câu hỏi của bạn.
Theo Bwportal
