Bên cạnh việc tiết kiệm thời gian và chi phí, họp trực tuyến cũng đem lại một số ưu điểm khác. Ví dụ như, những cuộc họp có thể được lưu lại để mang ra nghiên cứu về sau. Và một điều khiến cho nó rất linh hoạt đó là: Những người tham gia chỉ được kết nối khi cuộc họp bàn bạc về vấn đề liên quan đến họ.Nhưng tại sao người ta lại không nhiệt tình với những cuộc họp trực tuyến ở công sở như vậy?
Theo Keith Ferrazzi viết trên trang HBR Blog Network, đó là vì “họp trực tuyến rất khó thực hiện. Mà vấn đề chính đó là giữ được sự hứng thú tham gia của mọi người.”
May mắn rằng công ty của ông, Ferrazzi Greenlight đã hợp tác với công ty kỹ thuật hàng đầu Cisco để phát triển những chỉ dẫn thực hiện những cuộc họp trực tuyến mà người tham gia thật sự thích thú tham gia.
Dưới đây là bốn bước rất quan trọng để đảm bảo cho bạn những cuộc họp trực tuyến tiến hành trơn tru và thu hút được sự chú ý của những người tham gia:
Sử dụng video. Bạn có thể sẽ gặp phải những lời than phiền khi chuyển từ họp qua điện thoại sang họp trực tuyến, nhưng đó là một bước quan trọng mà bạn phải thực hiện, ông Ferrazzi cho biết vì việc sử dụng video cho phép mọi người quan sát được thái độ cũng như phản ứng của những người xung quanh, từ đó có thể khuyến khích họ tập trung vào cuộc họp.
Phân công nhiệm vụ. Phân công nhiệm vụ như sau: Chỉ định các nhiệm vụ như người viết bảng trắng, người ghi phút, và quản lý Q&A. Luân phiên phân công nhiệm vụ thay đổi cho nhau trong mỗi cuộc họp.
Cấm sử dụng chức năng “tắt tiếng” (mute). Cũng nói thêm là ngoài trường hợp ngoại lệ là tại một nhà ga sân bay ồn ào, còn lại không một ai được phép tắt microphone của mình. Như Ferrazzi đã nhắc nhở, “tắt tiếng không hề kích thích mọi người thảo luận một cách chủ động.”
Phạt những người hỏi nhiều. “Nhiều nhà quản lý phải chịu đựng những người nói nhiều trong suốt cả cuộc họp,” Ferrazzi cho biết. Nhưng có một sự thật đơn giản là không có gì làm mất năng lượng của cuộc họp hơn là kẻ hỏi nhiều. “Phạt! Ngay cả một người nói chuyện hài hước cũng phải bị trừ điểm.”
Tiêu điểm: Bằng cách hiểu được những ưu điểm độc đáo của hội nghị trực tuyến, đi cùng với những chỉ dẫn có ích trên, hi vọng rằng những cuộc họp trực tuyến tiếp theo của bạn có thể sẽ có tác dụng như là một buổi họp trực tiếp.
