Những bước huấn luyện nhân viên

Thay vì gặp mặt đánh giá 1 năm 1 lần, hãy sắp xếp những buổi “họp huấn luyện” thường xuyên cho nhân viên, thể hiện rằng bạn luôn theo sát hoạt động của họ, và để họ cảm thấy được công nhận và coi trọng.

Rất nhiều chủ doanh nghiệp chỉ gặp gỡ nhân viên của mình 1 lần mỗi năm để cùng đánh giá lại quá trình làm việc. Tại thời điểm đó, người nhân viên có thể biết được họ đã làm đúng những gì hay có những vấn đề nào họ cần cải thiện. Nhưng còn 364 ngày còn lại trong năm thì sao?

Huấn luyện là một phương pháp khác để phát triển tiềm năng của nhân viên. Bằng cách huấn luyện, bạn tạo cho nhân viên của mình cơ hội để phát triển và đạt được thành quả tối ưu nhất thông qua những phản hồi nhất quán, chỉ bảo và hướng dẫn. Thay vì chỉ dựa vào những buổi đánh giá, bạn có thể hỗ trợ nhân viên của mình trên con đường tiến tới mục tiêu của họ. Nếu được thực hiện đúng cách, huấn luyện sẽ là tấm bản đồ dẫn bạn đến thành công. Nếu làm không đúng cách, nhân viên sẽ cảm thấy như bị nhiếc móc, không được coi trọng và thậm chí là bị trừng phạt.

Nếu bạn làm theo 7 bước dưới đây, bạn có thể tạo ra một môi trường tích cực để đưa ra phản hồi đối với công việc của nhân viên.

Việc huấn luyện nào cũng được đặt nền móng từ mối quan hệ hàng ngày của lãnh đạo với nhân viên. Nếu không có mức độ tin tưởng nhất định, tiến hành những buổi họp huấn luyện là điều không tưởng.

Khi mở đầu một cuộc họp huấn luyện, lãnh đạo cần phải làm rõ lý do cụ thể của cuộc họp, theo cách thức không suy xét, không kết tội. Chìa khóa của bước này nằm ở chỗ tái khẳng định mục đích cuộc họp đã nêu trước đó từ khi ấn định lịch họp bằng thái độ thân thiện và không phán xét.

Có lẽ bước quan trọng nhất trong quá trình họp huấn luyện là khiến nhân viên phải thừa nhận bằng lời nói rằng rõ ràng là kết quả làm việc của họ có vấn đề nào đó. Bỏ qua hay trốn tránh vấn đề về kết quả làm việc vì bạn cho rằng nhân viên của bạn đã hiểu được mức độ nghiêm trọng của nó là sai lầm điển hình của lãnh đạo. Để thuyết phục nhân viên rằng kết quả làm việc của họ có vấn đề, lãnh đạo phải có khả năng xác định bản chất của vấn đề và giúp nhân viên nhận ra những hậu quả sẽ xảy ra nếu họ không thay đổi hành vi của mình. Để làm được điều này, bạn phải cụ thể hóa hành vi cũng như chỉ rõ những hậu quả có thể xảy ra.

1. Chỉ ra những biểu hiện cụ thể của vấn đề của nhân viên.

2. Nêu rõ kì vọng hiệu quả làm việc mà bạn đặt lên nhân viên trong những tình huống đó.

3. Hỏi xem liệu nhân viên có đồng ý với vấn đề đó không.

Kỹ năng nêu rõ hậu quả có 2 phần:

1. Thăm dò nhân viên bằng cách bảo họ nói rõ ý hiểu của mình về những hậu quả gắn liền với vấn đề của họ.

2. Hỏi xem nhân viên có đồng ý với vấn đề đó không.

Tiếp theo, hãy đưa ra các cách thức cải thiện hay sửa chữa vấn đề bằng việc khuyến khích nhân viên tự nhận diện các giải pháp có thể. Đừng vội vàng đưa ra giải pháp của bạn, trừ khi nhân viên không thể nghĩ ra cách nào. Hãy yêu cầu nhân viên nêu ra giải pháp thật cụ thể thay vì những giải pháp chung chung. Mục tiêu của bạn trong bước này không phải là lựa chọn một giải pháp (đó là mục tiêu của bước sau), mà là tối đa hóa số lựa chọn mà nhân viên có và thảo luận về những ưu nhược điểm của các từng giải pháp.

Việc này yêu cầu kĩ năng phản hồi và phát triển. Bạn phải hiểu được những giải pháp mà nhân viên đưa ra, thảo luận những mặt tích cực cũng như những thiết sót của các giải pháp đó, hỏi nhân viên hoặc đưa ra cho họ những kiến nghị bổ sung, và yêu cầu họ giải thích lại cách giải quyết vấn đề thế nào sau khi thảo luận.

Bước tiếp theo là giúp nhân viên chọn một giải pháp. Đừng lựa chọn hộ nhân viên. Để hoàn tất bước này, lãnh đạo phải đảm bảo nhân viên của mình sẽ nói ra cam kết rõ ràng rằng họ sẽ thực hiện những việc gì và thời hạn thực hiện những việc đó. Hãy chắc chắn rằng bạn sẽ giúp đỡ lựa chọn của nhân viên và bày tỏ sự khen ngợi.

Nhân viên có thể biện hộ cho sai sót của mình vào bất cứ thời điểm nào trong cuộc họp huấn luyện. Để giải quyết việc này, hãy nhắc lại nhận xét hay câu nói mà nhân viên tưởng là bạn dùng để buộc tội họ và biến nó thành sự khuyến khích nhân viên tự xem xét lại hành vi hoạt động của mình. Hãy đáp lại một cách cảm thông và thể hiện sự hỗ trợ của bạn đối với hoàn cảnh của nhân viên, hãy cho nhân viên thấy rằng bạn hiểu không chỉ nội dung mà cả cảm xúc trong những nhận xét của họ.

Những nhà huấn luyện tài giỏi hiểu được giá trị và tầm quan trọng của việc thường xuyên đưa ra những phản hồi về hoạt động cho nhân viên của họ, cả phản hồi tích cực lẫn tiêu cực.

Dưới đây là một số điều cần nhớ khi đưa ra phản hồi cho người khác. Phản hồi nên:

1. Kịp thời. Phản hồi phải được đưa ra càng sớm càng tốt, ngay sau khi tương tác, hoàn thành sản phẩm để giao hàng, hay ngay khi bạn nhận thấy vấn đề.

2. Cụ thể. Những câu nói kiểu như “Bạn làm việc tốt lắm” hay “Bạn đã không quan tâm đến khách hàng” quá mơ hồ và sẽ không giúp nhân viên hiểu được bạn muốn họ lặp lại hay sửa đổi hành vi nào.

Tập trung vào “cái gì”, chứ không phải “tại sao”. Tránh đưa ra những phản hồi kiểu phán xét. Hãy bắt đầu bằng “Tôi quan sát thấy….” hay “Tôi thấy là…” và rồi nêu rõ hành vi bạn muốn nói đến. Hãy tập trung vào hành vi chứ không phải con người. Mô tả những hành vi bạn đã nghe và thấy, và ảnh hưởng của những hành vi đó đến cả nhóm, đến khách hàng, v.v… như thế nào.

Hãy nói một cách chân thành. Tránh sử dụng tông giọng thẻ hiện sự giận dữ, dọa nạt, thất vọng hay chế nhạo.

Phản hồi tích cực sẽ củng cố hiệu quả làm việc. Mọi người tự dưng sẽ làm việc tiến bộ hơn nhiều một khi họ cảm thấy mình được công nhận và coi trọng. Khi phản hồi tiêu cực được đưa ra không đúng cách, nó sẽ trở thành nguyên nhân tiềm tàng dẫn đến xích mích và mâu thuẫn. Nếu việc phản hồi được lãnh đạo giải quyết tốt, họ sẽ tác động tích cực đến nhân viên, và do đó, hiệu quả làm việc cũng được củng cố.