5 chú ý để nâng cao hiệu xuất họp nhóm

Hiện nay, hình thức làm việc theo nhóm ngày càng trở nên phổ biến trong hoạt động của doanh nghiệp. Các buổi họp giao ban của ban giám đốc, những huấn luyện nội bộ theo nhóm, rồi họp phòng ban, hay họp nhóm dự án là những hoạt động thường nhật.

Để nâng cao hiệu suất họp nhóm, bạn nên chú ý 5 điều sau đây:

Trong một cuộc họp phòng marketing để trình bày kế hoạch chăm sóc khách hàng cuối năm của công ty do trưởng phòng điều hành, nếu có mặt các thành viên trong ban giám đốc (để nắm bắt công việc và tư vấn thêm ý kiến cho kế hoạch) người điều hành vẫn là trưởng phòng. Để xác định rõ vai trò điều hành cuộc họp, người lãnh đạo cao hơn cần nói vài lời về vai trò của mình trong cuộc họp.

Một cuộc họp có thể nhằm triển khai một quyết định đã được thông qua, bàn bạc và thảo luận về một dự án công việc nào đó. Nếu triển khai công việc thì cuộc họp chỉ có tính chất thông tin, còn bàn bạc công việc thì cuộc họp phải huy động được trí tuệ của tất cả thành viên tham dự. Cuộc họp thường là nơi đưa ra những quyết định công việc nên mọi người tham gia cần nắm rõ cơ chế tham gia quyết định. Thông thường sẽ có 3 nguyên tắc đưa ra quyết định là: 1. Giám đốc hay trưởng nhóm quyết định, 2. Quyết định dựa trên nguyên tắc số đông (trên 50% thành viên đồng ý), 3. Quyết định dựa trên nguyên tắc đồng thuận (tất cả các thành viên của nhóm phải đồng ý). Tính chất cuộc họp và cơ chế quyết định nên được phổ biến trong phần đầu cuộc họp hoặc nhắc lại khi phải quyết định một vấn đề cụ thể nào đó.

Mục tiêu cuộc họp không phải là nội dung bàn bạc, thảo luận. Mục tiêu là những “sản phẩm“ cần phải có ở cuối buổi họp. Đó có thể là những ý tưởng cho một sản phẩm mới, những giải pháp công việc sẽ được triển khai sau cuộc họp, hoặc phác thảo một kế hoạch, một phương án kinh doanh. Trong một số cuộc họp, chúng ta có thể áp dụng nguyên tắc sống chủ động mà Stephan R Covey, tác giả của “Bảy thói quen của người thành đạt“ chia sẻ bằng cách “bắt đầu với kết quả cuối cùng“ để xác định mục tiêu cuộc họp. Mở đầu cuộc họp, người điều hành nêu rõ kết quả cần đạt được khi kết thúc buổi họp là gì (ví dụ những ý tưởng để xây dựng kế hoạch triển khai ISO tại công ty, bảng phân công các công việc phải làm sau cuộc họp cho từng thành viên…). Khi đã xác định được những mục tiêu của cuộc họp, mọi người sẽ tập trung hơn trong thảo luận và tham gia ý kiến đúng hướng. Có thể dễ dàng đánh giá cuộc họp có hiệu quả hay không khi so sánh kết quả cần đạt được khi kết thúc cuộc họp với thực tế diễn ra.

Điều thường xảy ra trong những cuộc họp nhóm là dễ có những ý kiến trái ngược nhau về một vấn đề nào đó. Những ý kiến này có thể gây ra tranh luận. Việc tranh luận trong những cuộc họp là rất cần thiết. Người điều hành có thể dành thời gian tranh luận đến nơi đến chốn vì khi cố gắng bảo vệ quan điểm của mình, người ta thường nghĩ ra những ý tưởng mới và khả thi. Tuy nhiên những người tham gia tranh luận cũng cần phải biết dừng đúng lúc. Tại một số thời điểm nhất định, việc đưa ra một quyết định là cần thiết và chỉ khi triển khai thực tế mới có thể biết đúng, sai. Biết dừng ở đây còn là sự tôn trọng lẫn nhau trong quá trình tranh luận, tránh những đả kích cá nhân. Một thể hiện nữa của việc biết dừng đúng lúc là nên để lại những gì tranh luận trong phạm vi cuộc họp, không nên sử dụng những thông tin này để đánh giá người khác sau cuộc họp.

Việc ghi biên bản hiệu quả phải thâu tóm được các ý kiến nêu ra trong cuộc họp. Người điều hành cần tóm tắt lại những ý kiến đã thảo luận và những quyết định đã được thông qua sau khi kết thúc một chủ đề nào đó để người ghi biên bản ghi nhận được đầy đủ và chính xác nội dung. Hiện nay, cùng với laptop và máy chiếu LCD, nếu sử dụng tốt phần mềm Mind Manager, việc ghi biên bản trong các cuộc họp sẽ hiệu quả hơn rất nhiều vì cách ghi các ý kiến theo sơ đồ trí não sẽ giúp cho việc tổng hợp thuận tiện hơn.