Những điểm cần lưu ý trong kỹ năng giao tiếp của người quản lý

Một nghiên cứu mới được tiến hành ở Mỹ đối với 20.000 người phỏng vấn cho thấy: lý do số 1 làm cho người ta rời bỏ công việc chính là “cách đối xử không tốt của ông chủ”. Nói cách khác, đó là vì họ đã gặp phải những ông chủ tồi.

Một trong những nguyên nhân được nêu lên nhiều nhất là do… kỹ nǎng giao tiếp kém. Người ta thường được khuyến khích để hoàn thành tốt công việc ở nơi làm việc, nhưng không có một đánh giá nào về kỹ nǎng giao tiếp của họ.

Nếu bạn không thể nói lưu loát trong những cuộc họp, thì bạn đã mất đi sự tín nhiệm và tin cậy mà một nhà quản lý cần có. Hay nói đơn giản là nếu bạn không phải là một người biết truyền đạt có hiệu quả, thì có lẽ bạn không nên làm ông chủ. Vậy làm thế nào để các nhà quản lý ngày nay truyền đạt tốt, kể cả sử dụng e-mail?

Dưới đây là vài điểm cần thiết đáng để lưu ý.

Quan tâm đến những người làm công cho bạn. Điều này mới nghe có vẻ đơn giản, nhưng đó là lời phàn nàn phổ biến và cũng là ý kiến của nhiều chuyên gia về nguồn con người. Họ nhấn mạnh nhiều nhất trong các cuộc hội thảo của các nhà quản lý là “học cách lắng nghe sao cho tốt hơn”. Có câu chuyện về một ông chủ đã chống tay dưới cằm và lắng nghe chǎm chú bất cứ ai nói. Nhưng nếu nhìn kỹ, thì ra mắt ông ta đã nhắm mắt lại dưới cặp kính mầu. Ông ta thường dùng các cuộc họp để tranh thủ ngủ một giấc ngắn.

Thường xuyên nên có những cuộc gặp từng người – thành viên đội công tác của bạn – là rất quan trọng. Nếu họ làm việc ở nơi xa, thì gặp qua điện thoại. Nếu bạn không thể gặp hàng tuần, thì ít ra cũng phải gặp một tháng hai lần, và đừng có gọi điện thoại cho ai trong khi đang gặp nhau, trừ phi cực kỳ cần thiết. Điều này chứng tỏ cho những người làm biết rằng họ luôn được ông chủ chú ý. Nên nói về con đường nghề nghiệp của họ và bạn hình dung họ đang phát triển công việc ra sao. Mặt khác, những người lao động cũng cần nhận thấy những sức ép thời gian của ông chủ.

Nhận biết rõ bạn là ai và bạn đại diện cho những gì, điều đó có thể giúp cho những người làm của bạn có những quyết định tốt hơn của chính họ (hoặc ít ra là những quyết định mà bạn sẽ vừa lòng hơn).

Những người làm công trước hết không nên biết về những vấn đề công việc hoàn thành có ý nghĩa trong một đánh giá hàng nǎm. Mà họ nên sẵn sàng trước để đối mặt cho tốt (và càng nhân đạo càng tốt) rằng có những điều mà họ cần cải tiến.

Tại đây, không phải là nói với Phòng thương mại địa phương – mặc dù điều đó cũng tốt – nhưng tác giả muốn nói đến các nhóm người làm công. Nếu bạn không thể nói lưu loát trong những cuộc họp, thì bạn đã mất đi sự tín nhiệm và tin cậy mà một nhà quản lý cần có. Hãy học để biết cách nói ngắn gọn nhưng có sức thuyết phục. Và cũng phải hiệu quả như thế khi bạn viết e-mail cho nhóm.

Phần lớn những vấn đề tế nhị phải được thảo luận với cá nhân. Hầu hết những mâu thuẫn phải được giải quyết với cá nhân, hoặc ít ra phải bằng điện thoại, khi đã dính líu đến những xúc động thì e-mail cũng trở thành cỗ xe không còn phù hợp để truyền tin và giao tiếp. Và e-mail cũng chẳng bao giờ là một phương pháp thích hợp để nói với ai đó rằng anh hay chị đã bị sa thải. Tuy nhiên, e-mail vẫn là một công cụ truyền đạt quan trọng, bởi vậy đây là những lời khuyên làm thế nào để truyền đạt thông tin bằng e-mail được tốt nhất.

Bạn nên tìm thông tin phản hồi từ những người làm về kết quả công việc của bạn với tư cách là một giám đốc. Điều đó sẽ làm cho bạn trở thành ông chủ tốt hơn và cũng khiến nhân viên cấp dưới của bạn khâm phục hơn. Bạn có bao giờ khẩn khoản yêu cầu một thông tin phản hồi như thế chưa? Những công ty càng lớn (như Microsoft) đều có những hình thức phản hồi thông tin về giám đốc hàng nǎm và đều được trả lời thoả đáng. 

Tuy nhiên, đừng làm việc này qua e-mail mà phải gặp trực tiếp một người để nghe họ về một vấn đề riêng hoặc có liên quan đến phong cách quản lý của bạn. Hãy cố gắng làm cho người ta hết bực tức hay tiêu tan nghi ngờ càng nhiều càng tốt, cộng với chút hài hước để giữ cho không khí không bao giờ cǎng thẳng. Bạn cần thành thật trong cách quan tâm về những gì mà anh ấy hay chị ấy đang nói. Điều đó có thể khó chịu cho bạn nhưng thậm chí có thể còn khó chịu hơn nếu người ta không nói ra. Và kết quả cuối cùng thường có thể tạo nên một mối quan hệ tốt hơn. 

Điều tốt nhất cho bạn là duy trì được đối thoại, đừng làm cho người lao động ấm ức trong lòng. Rồi thời gian qua đi, họ sẽ đủ tin bạn để có thể kể cho bạn nghe một điều còn giữ kín và giãi bầy tâm sự với bạn. 

Bạn xử sự ra sao khi một người làm chỉ trích bạn? Bạn hãy lắng nghe những gì mà người ta phải nói, hỏi những câu hỏi ở nơi thích hợp tiếp nhận những gợi ý của họ về việc bạn có thể cải tiến như thế nào rồi sau đó hứa suy xét nó. 

Bạn có thể không đồng ý với mọi điều người ta nói, ít ra là ban đầu. Thế nhưng hãy tiếp thu nó để suy nghĩ cho thận trọng. Bởi vì phản ứng ban đầu của bạn có thể thủ tiêu hết tất cả những thông tin phản hồi. Nên nói với người phê bình rằng bạn sẽ dành thời gian để suy nghĩ kỹ những điều chỉ trích này và trả lời cho họ sau. Cơ hội là bạn sẽ đánh giá đúng những gì mà những người làm phải nói, cho dù – sau khi đã mất nhiều thời gian để suy nghĩ về chuyện này – bạn vẫn không đồng ý. Hãy gặp lại người đó và hứa làm những gì bạn cảm thấy cần thiết để đề cao mối quan hệ.