3 bước cải thiện cuộc họp

Giống như toàn bộ nền kinh tế, việc kinh doanh cũng còn phải rất lâu nữa mới phục hồi hoàn toàn. Vậy tại sao chúng ta không tận dụng khoảng thời gian này để suy ngẫm về các cuộc hội họp bấy lâu nay chúng ta vẫn thường tham dự. Liệu có cách nào để cải thiện và nâng cao hiệu quả từ những lần “hội ngộ” đó không vì biết đâu đấy nền kinh tế có thể phục hồi từ ngay năm sau thì sao? 

Dưới đây, tôi nêu ra ba giải pháp để nâng cao hiệu quả của các cuộc hội họp và hội thảo.

Hiện nay, dường như đã thành thông lệ, người ta luôn lên khung chương trình trước cho mỗi sự kiện theo hướng: trước hết, họ cử ra một ủy ban. Uỷ ban này sau đó sẽ đưa ra chủ đề của hội nghị. Tiếp đến, người ta sẽ chỉ định người mở đầu và kết thúc cuộc họp. Với phần giữa, hội đồng được chọn ra sẽ chia nhỏ toàn bộ thời gian làm việc thành các quãng 60 phút một. Mỗi một quãng như vậy sẽ lần lượt dành cho thảo luận chuyên đề, thời gian thực hành…

Kết quả là gì? Đứng trên quan điểm những người tham gia, toàn bộ thời gian tại những cuộc hội họp như vậy chẳng khác nào một ngày làm việc bình thường của họ hoặc thậm chí còn không được như thế. Nguyên nhân ở chỗ các cuộc hội họp như vậy luôn gò mọi người vào một lịch trình kín mít hàng loạt các cuộc họp ngắn; cuộc họp nọ ngay tiếp sau cuộc họp kia suốt một ngày thậm chí kéo dài đến vài ngày trời.

Bạn mệt mỏi trong bốn bức tường và chiếc ghế hội nghị đến độ phát ớn. Lúc đó bạn làm gì ngoài việc tự cho phép mình bỏ qua một số hoặc thậm chí là toàn bộ chương trình đã lên khung của ban tổ chức. Bạn trốn khỏi nơi hội họp để đến với các phòng tập thể dục, các quán bar hay nằm dài trong phòng khách sạn nhưng lòng vẫn không tránh khỏi cảm giác áy náy và thấp thỏm.

Nhắc lại điều này quả thực chán ngán bởi đáng ra chúng ta có thể làm tốt hơn thế rất nhiều. Tại sao người ta không nghĩ đến chuyện sẽ biến các cuộc họp và hội nghị thành những sự kiện tạo dấu ấn kể từ phút ban đầu cho tới khi kết thúc. Tại sao họ không biến mỗi lần hội họp thành một lần đem tới cho người nghe – chính là người tham dự một câu chuyện hay: cuộc gặp gỡ từ đây sẽ có những điểm nhấn: khi thì lên đến cao trào, lúc lại trầm lắng và như vậy, tính chất của những sự kiện này sẽ không còn gây cho người tham dự cảm giác kinh hãi và chán ngấy.

Một cuộc họp có hiệu quả phải truyền tải và đọng lại được trong lòng người một nội dung xuyên suốt từ đầu đến cuối, nghĩa là sau khi tham dự, những người tham gia sẽ ấn tượng và ghi nhớ về những điều họ đã thấy và đã nghe hơn là bị choáng ngợp trước một lượng thông tin khổng lồ.

Một cuộc họp và hội nghị đúng nghĩa phải mang lại cho người tham dự cảm giác họ là phần linh hồn trong đó; họ cần thấy được vai trò đóng góp nhất định trong đó chứ không đơn thuần chỉ đến để lấp đầy không gian và các hàng ghế. Người tham dự phải thực sự phản ứng, tranh luận, phán xét, lên kế hoạch và bày tỏ chính kiến về những điều mình thích và không thích.

Ngoài ra, bạn còn có rất nhiều cách khác để giúp người tham dự đóng một vai trò lơn hơn thế trong các cuộc họp, khuyến khích họ tham gia tích cực hơn vào nhóm thảo luận chuyên đề cho tới tự chia nhóm thảo luận và tự đưa ra các tình huống hỏi đáp của chính họ.

Mọi cuộc họp và hội nghị cần phải có một hoặc nhiều người dẫn chương trình nhưng họ phải làm được nhiều hơn là chỉ đơn thuần giới thiệu chương trình và chuyển tiếp giữa các phần phát biểu của các diễn giả. Họ cần phải hoà nhập, khi thì đặt ra tình huống, khi thì hoà vào đám đông, đôi khi cần cắt ngang các nội dung trong buổi thảo luận.

Nhìn chung, họ cần nổi lên như một đại diện cho những người tham dự để làm rõ hơn và thậm chí chất vấn, đặt ra yêu cầu cao hơn trong bài nói chuyện của những người phát biểu và các nhà lãnh đạo hiện diện tại cuộc họp.

Ngày qua ngày, chúng ta dường như đang giao tiếp chủ yếu qua Internet – một môi trường công nghệ thông tin kết nối chúng ta với cả thế giới qua Facebook, Twitter, chat, email… Sự thuận tiện từ công nghệ khiến con người ngày càng ít phải tiếp xúc trực tiếp và phải thực sự hãn hữu họ mới gặp mặt mà thôi. Chính vì thế, chúng ta càng phải khai thác triệt để những cơ hội hiếm hoi này.

Mỗi lần gặp gỡ như thế sẽ có ích hơn hiện nay rất nhiều nếu chúng ta có thể biến sức mạnh của một nhóm nhỏ thành đóng góp hữu ích cho cộng đồng nơi cuộc gặp diễn ra, chẳng hạn như trợ giúp một tổ chức từ thiện địa phương, giải quyết một vấn đề ở nơi sở tại, tuyên dương một tấm gương sáng, hay phát động một phong trào mới…

Ngoài những cách này, chúng ta còn có thể đưa ra vô vàn cách thức khác để tập hợp sức mạnh của mỗi thành viên để làm nên một hay thậm chí là nhiều việc hữu ích cho cộng đồng. Nói vậy để thấy rằng chúng ta quả đáng trách nếu để phí mất những cơ hội như vậy.

Tôi chắc rằng, hiện giờ, ở một số nơi, người ta cũng đã bắt đầu hướng các cuộc họp và hội nghị theo hướng này nhưng những điều họ làm được chưa đủ hoặc nếu có thì cũng chưa tận dụng được triệt để. Rõ ràng, các cuộc họp và hội nghị đã và đang ảnh hưởng tương đối đến cuộc sống, công việc và thời gian dành cho gia đình của những người tham dự. Chính vì vậy, chúng ta không thể chấp nhận để chúng gây phiền hà thêm nữa mà phải bắt chúng đem tới lợi ích cho mình.