Xây dựng và quản lý nhóm làm việc hiệu quả

Làm việc theo team-work đang ngày càng phổ biến ở hầu hết các công ty hiện nay bởi nó sẽ phát huy được thế mạnh của từng cá nhân cũng như sức mạnh của một tập thể và dự án có khả năng hoàn thành nhanh hơn nhiều.

Tuy nhiên, việc xây dựng và quản lý team như thế nào là tốt nhất lại không hề dễ dàng. Đa số ở các công ty, những cá nhân trong một team thường đến từ những vùng, miền với nền văn hóa khác nhau. Thật không dễ để dung hòa họ trong một nhóm và nhất là để họ có thể hợp tác, phát triển cùng nhau.

Điều này là hết sức quan trọng bởi lẽ chỉ những nhân viên thực sự có năng lực mới có thể sẵn sàng hoàn thành mọi công việc được giao đúng deadline mà vẫn đạt chất lượng như mong muốn. Đương nhiên, để có được những nhân viên như thế, một mức lương xứng đáng là điều đương nhiên. Một mức lương cao có thể ban đầu khiến công ty cảm thấy “choáng” nhưng đừng băn khoăn bởi những gì mà họ đem về cho công ty còn lớn hơn gấp bội. Trong trường hợp này, bạn hãy nhớ đến câu nói “tiền nào của nấy”.

Để làm được việc này, bạn hãy chịu khó dành thời gian tìm kiếm nhân sự một chút, có thể sẽ vất vả ban đầu nhưng khi làm việc sẽ xuôi chèo mát mái. Trong số hàng loạt các ứng viên, hãy chọn ra những người thực sự phù hợp với lĩnh vực bạn cần, đảm bảo ứng viên có đủ các kỹ năng cần thiết cho công việc. Lúc này, hãy tận dụng mối quan hệ của bạn để thuận lợi hơn trong việc tìm kiếm nhân sự cho team.

Đã là người quản lý, đừng nên chỉ động viên các thành viên trong nhóm mà thêm vào đó, hãy đưa ra các động lực, mục tiêu để họ hướng tới và từ đó, cố gắng phát hiện ưu thế của từng người.

Việc phát hiện thế mạnh của từng thành viên trong team sẽ giúp bạn có thể phân bổ công việc cho đúng người, có thể kết hợp ưu điểm của nhiều thành viên để làm nên thế mạnh lớn hơn. Khi đó, khả năng thành công của team-work sẽ cao hơn nhiều.

Để xây dựng một team hoàn chỉnh, người phụ trách sẽ phải biết cách tạo sự cân bằng cho mọi người. Mỗi người sẽ có những kỹ năng nổi trội và trách nhiệm của người trưởng nhóm là phân công công việc cho hợp lý để không ai bị stress và cũng không ai cảm thấy chán nản vì bị lãng quên. Hơn thế, trưởng nhóm cũng nên biết cách dung hòa lối sống của các thành viên để mọi người luôn hòa thuận, đừng để những xung đột không đáng có làm gián đoạn hay giảm hiệu quả công việc của cả team.

Muốn làm được điều này, trưởng nhóm cần biết thúc đẩy mối quan hệ giữa các thành viên, để mọi người hiểu và gắn bó với nhau hơn. Thậm chí, người quản lý nhóm có thể chia sẻ những khúc mắc của các thành viên.

Tất nhiên, sẽ khó cho người quản lý để theo dõi sát sao, chính xác công việc của mọi người nhưng đó lại là việc cần thiết. Tuy nhiên, không thể cứ giám sát chung chung được bởi sẽ có những người làm việc không hiệu quả, lúc đó các thành viên khác sẽ cảm thấy bất bình vì có một người được hưởng lợi dựa vào công sức của mọi người. Tốt hơn hết là nên thảo luận thường xuyên với các thành viên để update tình hình của mọi người.

Mỗi khi nhân viên mắc lỗi, đừng nghĩ rằng mình là sếp thì có quyền ngồi moi móc lỗi họ ra để mà chê trách. Thay vào đó, hãy biến mình thành một vị huấn luyện viên, biết cách giúp từng thành viên khắc phục lỗi sai với thái độ tích cực chứ không phải chỉ trích.

Khi họ thành công, đừng quên có lời khen ngợi bởi điều đó tạo nên sự thân thiện và thoải mái cho mọi người.

Một người quản lý team-work phải biết cách cân bằng lợi ích của từng cá nhân với lợi ích của team, biết cách thúc đẩy họ phát huy thế mạnh của mình.

Mỗi khi đã giao việc, đưa ra deadline và những yêu cầu cụ thể, đừng bao giờ thay đổi ý định vì sợ sẽ khó cho nhân viên. Hãy là người quản lý nghiêm khắc với những đòi hỏi khắt khe để từng thành viên trong nhóm phấn đấu, chứ đừng tạo cho họ tâm lý hơi khó tý đã nản lòng, lùi bước.

Tuy nhiên, sự nghiêm khắc không có nghĩa là lúc nào bạn cũng cần phải đúng y như mọi quy định. Thi thoảng, bạn có thể linh động cho các thành viên về giờ giấc, địa điểm làm việc miễn là họ hoàn thành tốt những việc điều giao.

Dù là giao việc cụ thể cho từng người, người quản lý nhóm cũng nên trao đổi thường xuyên với mọi người để nắm được tình hình công việc. Như thế, bạn mới biết được tiến độ công việc đến đâu, các thành viên gặp khó khăn gì để còn cùng nhau chia sẻ và gỡ rối. Nên nhớ rằng “vạn sự khởi đầu nan” và vướng mắc là điều khó tránh. Vì thế, hãy thường xuyên update tình hình để cùng team giải quyết công việc một cách tối ưu.

Xây dựng một team-work hoạt động tốt không phải là việc đơn giản và làm trong chốc lát, ngược lại, nó đòi hỏi người quản lý phải có kế hoạch, tư duy tốt. Điều quan trọng hơn cả là phải đưa ra được định hướng phát triển của nhóm, duy trì cách làm việc theo nhóm như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất.