Lựa chọn thành viên lý tưởng cho nhóm

Một trong những nhiệm vụ quan trọng của người quản lý là lựa chọn những thành viên phù hợp để thực hiện một dự án nào đó. Sau đây là 5 lời khuyên giúp các sếp dễ xác định đúng người cho một nhóm lý tưởng:

Với cương vị của một nhà quản lý dự án, bạn cần phải xác định rõ những yêu cầu của dự án một cách đơn giản, rõ ràng và xúc tích. Một khi xác định được những mục tiêu và kết quả của dự án, bạn cần xem xét đến những kĩ năng bạn cần để thực hiện nó tốt nhất. Tiếp theo, bạn nên đánh giá những kĩ năng nào bạn đã có trong nội bộ tổ chức cũng như liệu bạn có cần phải thuê nhân sự bên ngoài (những người làm việc tự do, tư vấn…) hay không.

Nếu có kĩ năng bạn thấy vô cùng cần thiết cho sự thành công của dự án, hãy đảm bảo rằng những thành viên khác trong nhóm cũng cần phải có kĩ năng này phòng khi có những vấn đề nảy sinh. Ví dụ, kết quả của dự án là cần trang bị kĩ năng thuyết trình cho một dự án quan trọng, bạn cần đảm bảo có một thuyết trình viên dự phòng trong nhóm trong trường hợp người thuyết trình thứ nhất ốm.

Đồng thời cũng không được phớt lời những kĩ năng ít quan trọng hơn để các thành viên trong nhóm có thể giúp đỡ nếu một phần nào đó của dự án bị chững lại. Tóm lại, cần phải có một sự linh hoạt giữa các thành viên trong nhóm: Họ cần phải thích nghi nhanh chóng với việc thay đổi hạn định, luân chuyên nhiệm vụ trong trường hợp có thành viên bị ốm hoặc cần hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành công việc.

Lựa chọn thừa hoặc thiếu người cho dự án đều có thể gây ra những vấn đề nghiệm trọng. Lựa chọn thừa người có thể dẫn đến những áp lực về mặt tài chính, những thắc mắc về việc phân chia công việc, lãng phí thời gian hay thông tin chậm trễ. Tương tự, thiếu người lại khiến mọi người cảm thấy bị áp lực về thời gian, làm việc quá sức, thiếu hụt những kĩ năng và làm hẹp phạm vi hoàn thành mục tiêu của dự án.

Vì vậy, quản lý dự án cần tuyển đủ người cần thiết và trong mức ngân sách cho phép. Trong hầu hết các trường hợp, việc đạt được sự cần bằng về nhân lực trong nhóm là vô cùng khó. Tuy nhiên, với những nhà quản lý kinh nghiệm, chắc chắn họ sẽ biết cân bằng giữa những yêu cầu về kĩ năng, số người và phân bổ nhân lực một cách hợp lý. 

Một dự án sẽ chạy không tốt nếu những người làm việc cho dự án lại không có những hứng thú với nó. Những nhà quản lý dự án cần phải đảm bảo chọn đúng các thành viên trong nhóm – người thành thạo về lĩnh vực dự án sẽ làm, hứng thú với những kết quả của nó và có thể đem lại những đóng góp ý nghĩa. Thực tế cho thấy, nhiều dự án bị thất bại hay bị trì hoãn là do các thành viên trong nhóm dành ưu tiên của họ cho những việc khác.

Người quản lý dự án cần biết rõ các thành viên – tính cách, phong cách làm việc của họ… trong nhóm của mình để từ đó có cách quản lý họ hiệu quả. Sẽ tốt hơn nếu loại bỏ những cá nhân thích tranh cãi và thách thức người khác vì mục đích của dự án và tâm trạng của những thành viên khác. Bĩnh tĩnh và kiềm chế cảm xúc là những tính cách cần thiết đối với người quản lý dự án vì bạn là người có ảnh hưởng trực tiếp để thái độ và tâm trạng của cả nhóm.

Bạn cần chú ý tới tính cách của từng cá nhân, và giao trách nhiệm cho đúng người, đảm bảo mỗi thành viên thấy được tầm quan trọng và những đóng góp của họ đều đáng quý như nhau trong dự án.