Bài toán sử dụng vốn hiệu quả trong DN

Vốn cho hoạt động SXKD luôn là bài toán cho các DN; theo đó, có được vốn đã là một vấn đề phức tạp, khó hơn nữa là sử dụng vốn làm sao có hiệu quả. Để giải quyết thỏa đáng, DN phải quản trị tốt các nguồn vốn, trong đó công tác quản trị “khoản phải thu” có tầm quan trọng hàng đầu.

Công tác quản trị khoản phải thu bao gồm các công việc xây dựng chính sách tín dụng hiệu quả; xây dựng bộ sưu tập về tín dụng của khách hàng; thiết lập chính sách thu hồi nợ nhanh chóng, chính xác và cuối cùng là đánh giá lại công tác quản trị khoản phải thu nhằm hoàn thiện công tác quản trị của DN.

Trong thực tế, hầu hết các DN đều có hoạt động mua bán chịu (thực hiện chính sách tín dụng thương mại – TDTM), theo hình thức đưa ra thời hạn bán chịu, chẳng hạn được nợ 30 ngày, 45 ngày… (net 30, net 45). Ngoài ra, chính sách TDTM cũng đề cập đến thời hạn trả để hưởng chiết khấu; ví dụ, trả tiền trong vòng 10 ngày từ ngày mua hàng sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán 1% giá trị hóa đơn, nếu khách hàng không thực hiện chiết khấu thời hạn phải thanh toán cho phép là 30 ngày, khi đó chính sách TDTM đang thực hiện là 1/10 net 30. DN thực hiện chính sách TDTM nhằm mục đích tăng doanh thu, mở rộng thị phần, tăng giá bán; đổi lại, DN bị tăng các chi phí liên quan. Do đó, cần phải phân tích và so sánh giữa chi phí phát sinh với lợi ích mang lại từ chính sách TDTM. Thông thường, những chi phí phát sinh có liên quan đến việc thực hiện chính sách TDTM bao gồm: chi phí cơ hội của khoản phải thu, chi phí cơ hội của giá vốn mua hàng, chiết khấu thanh toán, chi phí thu tiền, nợ xấu không thu được.

Lý do DN thực hiện chính sách TDTM là tạo điều kiện cho nhiều khách hàng có thể mua hàng và tăng giá bán, nhưng thực tế việc thu tiền bán hàng thường bị trì hoãn theo thời gian tín dụng mà DN cung cấp cho khách hàng. Vì vậy, DN phải cân nhắc tới chi phí cơ hội sử dụng tiền trong khoảng thời gian tín dụng của chính sách, thực hiện chính sách tín dụng khiến các khoản phải thu xuất hiện và DN phải bố trí nhân sự theo dõi khoản phải thu nhằm đảm bảo các khoản nợ được thu đúng hạn. Ngoài ra, DN cần thực hiện những thông báo nhắc khách hàng đến hạn thanh toán, thư cảm ơn vì đã thanh toán, phí nhận tiền nếu DN thực hiện dịch vụ nhờ thu hộ. Đây là những chi phí thu tiền sẽ xuất hiện khi DN thực hiện chính sách tín dụng linh hoạt.

DN sử dụng những thông tin tín dụng của khách hàng từ những số liệu lịch sử tại bộ phận kế toán và bộ phận kinh doanh. Những thông tin cần được thể hiện trong bộ sưu tập là: thời gian giao dịch với DN; các chỉ tiêu thể hiện năng lực tài chính của khách hàng như: khả năng thanh toán, tỷ lệ khoản phải trả trong trong tổng nợ ngắn hạn, doanh thu, lợi nhuận; thông tin về thời hạn trả nợ đúng hạn, quá hạn; doanh số nợ; thông tin về người giới thiệu (nếu có). DN cũng có thể đánh giá tín dụng khách hàng theo 5 tiêu chí áp dụng đối với khách hàng của các ngân hàng thương mại như: năng lực, vốn, thế chấp hay bảo lãnh, điều kiện kinh tế tổng thể và môi trường ảnh hưởng đến khả năng kinh doanh của khách hàng, uy tín của khách hàng. 

Thông thường ở các DN, bộ phận kế toán có trách nhiệm theo dõi khoản phải thu và đôn đốc, ghi nhận thời hạn trả nợ của khách hàng. Bộ phận kế toán có thể kết hợp với bộ phận kinh doanh trong việc gửi thư thông báo thời hạn trả nợ hoặc điện thoại với khách hành xác nhận thời hạn trả nợ, vì thực tế khách hàng biết rõ nhân viên kinh doanh hơn là nhân viên kế toán. Hơn nữa, nói chuyện thanh toán nợ với “người quen” dễ hơn nhiều so với nói chuyện với người mới biết lần đầu.

Để xây dựng bộ sưu tập thông tin về khoản nợ, bộ phận kế toán cần có thông tin chi tiết về các khoản: khách nợ, ngày mua hàng, hạn thanh toán, số tiền nợ, điện thoại khách hàng… để có thể thông báo nhắc nợ, đối chiếu công nợ nhanh nhất. Muốn thế, DN nên chủ động liên hệ với khách hàng sớm, thay vì chờ đến ngày hoá đơn hết hạn thanh toán. Điều này không chỉ giúp DN quản lý tốt các khoản phải thu, mà còn giúp DN giữ được mối quan hệ tốt với khách hàng. Đối với những công ty có mạng lưới bán hàng rộng, khoản phải thu lớn, công tác quản lý công nợ trở nên phức tạp và khó khăn hơn. Các DN này có thể đầu tư phần mềm quản lý công nợ, giúp việc theo dõi khoản nợ nhanh chóng, chính xác, hiệu quả và giảm bớt nhân sự trong công tác quản lý công nợ.

Khi DN có khoản phải thu lớn, sử dụng dịch vụ thu hộ sẽ giúp DN thu nợ nhanh, hiệu quả. Dịch vụ thu hộ có tác dụng như một nhân viên quản lý khoản phải thu của DN, giúp theo dõi, thu tiền, tất toán các khoản, thông báo với khách hàng về tình trạng thu tiền. Nhờ đó, DN có thể giảm bớt nhân viên thu nợ, hưởng lợi ích từ dịch vụ thu hộ chuyên nghiệp, tuy nhiên DN phải trả chi phí sử dụng dịch vụ.

Khi khách hàng chậm thanh toán một khoản nợ, DN có thể tìm hiểu thông tin và sẵn sàng trợ giúp. Chẳng hạn, khách hàng chậm thanh toán do bản thân họ không giải quyết được lượng hàng tồn kho, DN có thể giúp khách hàng bằng cách thu hồi lại một phần hàng đã cung cấp và qua kênh phân phối của DN tìm phương án giúp giải tỏa lượng tồn kho để có tiền để trả nợ cho DN.

Định kỳ DN nên xem xét, đánh giá hiệu quả quản trị các khoản phải thu qua các chỉ tiêu sau:

Doanh thu thuần được lấy từ báo cáo kết quả kinh doanh, khoản phải thu bình quân là số bình quân đầu kỳ và cuối kỳ được lấy từ bảng cân đối kế toán của DN. Kết quả là, số lần trong năm doanh thu tồn tại dưới khoản phải thu. Vòng quay khoản phải thu cao là một điều tốt, có nghĩa là khách hàng thanh toán tiền đúng hoặc ngắn hơn thời hạn của chính sách TDTM. Tuy nhiên, nếu vòng quay khoản phải thu quá cao so với mức trung bình ngành, có nghĩa là DN có chính sách TDTM thắt chặt (thời hạn bán chịu ngắn) và không mở rộng đủ tín dụng cho khách hàng. Do đó, DN cần đánh giá mức độ hợp lý vòng quay các khoản phải thu của mình qua việc so sánh với vòng quay các khoản phải thu của các DN cùng ngành hoặc trung bình của ngành.

Kỳ thu tiền bình quân cho biết trung bình mất bao nhiêu ngày để một khoản phải thu được thanh toán. Để có thể đánh giá hiệu quả thu tiền qua kỳ thu tiền bình quân, DN có thể so sánh với kỳ thu tiền bình quân của các năm trong quá khứ. Nếu kỳ thu tiền ngày càng tăng, có nghĩa là các khoản phải thu không được chuyển đổi thành tiền mặt nhanh chóng; ngược lại kỳ thu tiền bình quân có xu hướng giảm, cho thấy hiệu quả của công tác quản trị khoản phải thu mà DN đang thực hiện là khả quan. Ngoài ra, DN cũng cần so sánh kỳ thu tiền bình quân với thời hạn của chính sách TDTM. Nếu kỳ thu tiền bình quân, ví dụ là 50 ngày, nhưng chính sách tín dụng của DN cho phép thời hạn nợ 30 ngày (net 30). Điều này cho thấy, DN cần xem lại công tác quản trị khoản phải thu của mình.

Nhằm xác định xác đáng tỷ lệ các khoản phải thu hưởng chiết khấu thanh toán, tỷ lệ các khoản trả đúng hạn của chính sách tín dụng và tỷ lệ khoản phải thu trả chậm so với qui định của chính sách, DN phải tiến hành đánh giá tuổi nợ của khoản phải thu, từ đó nắm bắt những thông tin tín dụng tổng quát về khách hàng và điều chỉnh các yếu tố của chính sách tín dụng cho phù hợp. 

Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi: Đây là vấn đề cần thiết trong công tác quản trị DN, nhưng nếu khoản này phát sinh ngày càng nhiều, thể hiện một số lớn các khoản phải thu quá hạn trả nợ so với chính sách, đồng nghĩa với bộ sưu tập tín dụng khách hàng của DN có vấn đề, hoặc một chính sách tín dụng quá nới lỏng (thời gian bán chịu dài) đã chấp nhận một số khách hàng có khả năng tài chính kém.

Một chính sách TDTM được xây dựng cẩn thận dựa trên việc so sánh lợi ích tăng thêm từ doanh thu tăng, giá bán cao với các chi phí liên quan đến thực hiện chính sách tín dụng tăng tương ứng, sẽ làm tăng lợi nhuận của DN. Đồng thời, một bộ sưu tập tín dụng khách hàng được xây dựng nghiêm túc, sẽ khiến chính sách tín dụng tạo ra một khoản phải thu có tính thu hồi cao, giảm thiểu sự xuất hiện của nợ khó đòi. Công tác thu tiền hợp lý, giúp các khoản phải thu nhanh chóng được thu hồi, tăng cơ hội xoay nhanh đồng vốn. Cuối cùng, DN có thể xem xét lại toàn bộ công tác quản trị khoản phải thu của mình thông qua các chỉ tiêu tổng hợp. Các chỉ tiêu đánh giá khoản phải thu giúp DN nhận thấy rõ những vấn đề nào cần phải chấn chỉnh, cải thiện cho kỳ sau và những hiệu quả tốt cần duy trì, phát triển. Quản trị tốt các khoản phải thu, DN có cơ hội xoay nhanh đồng vốn hiện có và giảm áp lực vốn vay. Trong tình hình tiếp cận vốn vay từ ngân hàng bị hạn chế, vốn từ thị trường chứng khoán khó huy động, xoay nhanh đồng vốn hiện có được xem như giải pháp hữu hiệu nhất trong thời điểm hiện nay đối với mỗi doanh nghiệp./.