Quản lý hiệu suất: Doanh nghiệp chưa tin vào số liệu

Một trong những số liệu đáng chú ý của báo cáo là hiện nay có đến 43% doanh nghiệp không tin vào chất lượng dữ liệu thông tin quản trị hiệu suất họ nhận được và 55% doanh nghiệp vẫn đang sử dụng Microsoft Excel như là công cụ chính để quản trị hiệu suất.

Việc khảo sát và thu thập thông tin được thực hiện từ tháng 2/2014. Trong vòng hai tháng, khảo sát này đã thu thập được ý kiến từ 180 giám đốc cấp cao tại các công ty ở nhiều lĩnh vực khác nhau tại Việt Nam như: sản xuất, phân phối bán lẻ, hàng tiêu dùng nhanh, năng lượng, dược phẩm, ngân hàng tài chính… Trong đó, 75% là doanh nghiệp nước ngoài và 25% là doanh nghiệp Việt Nam.

Báo cáo này tập trung khai thác những vấn đề chính như tình hình sử dụng các chỉ số (KPI) để quản lý hiệu suất hoạt động tại các doanh nghiệp, hệ thống báo cáo và việc ra quyết định tại các doanh nghiệp, công cụ sử dụng để quản lý hoạt động doanh nghiệp, thời gian quản lý cấp cao dành cho việc quản trị doanh nghiệp, ưu tiên và tập trung của doanh nghiệp về quản lý hiệu suất doanh nghiệp, so sánh việc quản trị hiệu suất kinh doanh giữa các ngành.

Qua nhiều dự án cải tiến hiệu suất ở ngành công nghiệp khác nhau, CEL chứng kiến thực tế là phần lớn các giám đốc điều hành phải đối mặt với nhiều khó khăn khi quản lý hoạt động kinh doanh do bị hạn chế về thời gian, nguồn lực, bị cuốn theo những biến đổi của thị trường. 

Các quyết định mang tính chiến lược được lãnh đạo đưa ra thường khá mông lung. Đến nay vẫn không có nhiều công ty thông tin rõ ràng về tình hình hoạt động và mục tiêu và của công ty cho toàn bộ nhân viên các cấp.

Tại nhiều công ty lớn, thông tin kinh doanh được thu thập, đánh giá và xử lý thông qua rất nhiều các báo cáo bằng phầm mềm Excel, báo cáo được in ra giấy và trưng bày ở các bảng mà rất ít người có thể thấy.

Nắm bắt rõ “những gì sẽ xảy ra tiếp theo” vẫn còn là khó khăn lớn với đa số lãnh đạo. Thậm chí, một số chủ doanh nghiệp đã từ bỏ số liệu và giữ thói quen đưa ra quyết định dựa trên cảm giác.

Trong vòng hai năm trở lại đây, CEL nhận thấy có sự chuyển hướng tích cực tại các doanh nghiệp trong việc ra quyết định dựa trên số liệu kinh doanh thực tế.

Kết quả khảo sát cho thấy việc thực hành quản lý hiệu suất bài bản hỗ trợ rất nhiều cho việc đưa ra quyết định của các cấp quản lý.

Gần 70% các nhà quản lý chia sẻ độ hài lòng với hệ thống quản trị hiệu suất kinh doanh hiện tại, tuy nhiên, khi cần phải đưa ra quyết định, chỉ có 57% trong số đó đưa ra quyết định dựa theo các báo cáo quản trị họ nhận được.

91% giám đốc điều hành cho rằng nhờ có sự tương tác trong báo cáo hiệu suất hiện đại giúp họ phân tích và ra quyết định dễ dàng, tự tin hơn.

Kết quả khảo sát cũng khẳng định:

1. Dữ liệu xác thực, cụ thể, có khả năng phân tích dễ dàng là nền tảng của việc ra quyết định tốt hơn. Các báo cáo quản trị có dữ liệu chính xác càng cao thì càng dễ phân tích.

2. Công nghệ chỉ giúp giải đáp một phần các vấn đề nhưng không phải là tất cả. Các hệ thống thông tin hiện đại vẫn phụ thuộc vào độ chính xác và tính nhất quán của dữ liệu. Nếu doanh nghiệp không có dữ liệu tốt (chính xác và nhất quán) thì không thể hưởng được bất cứ lợi ích nào từ công nghệ thông tin. Nếu doanh nghiệp không có quy trình hoạt động nội bộ hiệu quả, việc quản lý hiệu suất doanh nghiệp chỉ làm tốn thời gian, hoặc thậm chí tệ hơn là dẫn tới những quyết định sai lầm.

3. Một hệ thống quản lý hoạt động doanh nghiệp được định nghĩa là tốt khi mà toàn bộ các thành viên ở các cấp có thể truy cập dữ liệu hoạt động. Thêm vào đó, quản lý hiệu suất hoạt động và có mức thưởng rõ ràng cho nhân viên sẽ giúp nhân viên nỗ lực theo đúng định hướng của doanh nghiệp.

Một số phát hiện khác từ khảo sát:

1.Mặc dù công nghệ thông tin ngày càng hiện đại, quản lý cấp cao tại các doanh nghiệp vẫn phải tốn thời gian đáng kể trong việc thu thập, tổng hợp dữ liệu để hiểu và nắm bắt được tình hình hoạt động của doanh nghiệp để có kế hoạch hành động phù hợp. Trung bình các quản lý cấp cao dành gần 1 ngày làm việc mỗi tuần để thu thập và tổng hợp dữ liệu kinh doanh.

2.Thưởng theo kết quả công việc là bình thường trong thiệc tiễn quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam, giúp nhân viên hành động theo định hướng và mục tiêu lâu dài của công ty. Tuy nhiên, cần lưu ý hệ thống thưởng theo thành tích này phải được thực hiện nhất quán, minh bạch trong toàn doanh nghiệp.

3. Có đến 40% doanh nghiệp chia sẻ rằng: các KPI được định ra nhưng không phù hợp với mục tiêu chiến lược kinh doanh của công ty, hoặc các KPI không nhất quán, hoặc chỉ có một vài KPI được xác định cho một vài bộ phận trong doanh nghiệp, hoặc các KPI được xác định nhưng

doanh nghiệp không có quy trình để kiểm soát và quản lý, hoặc thậm chí không có KPI.

4. Ở một số lĩnh vực kinh doanh như dược phẩm, ngân hàng… dường như hệ thống quản lý hiệu suất chưa được phát triển đồng bộ và hiệu quả. Trong khi đó, các doanh nghiệp trong các lĩnh vực hàng tiêu dùng nhanh lại đi đầu trong việc áp dụng các công cụ quản lý hiệu suất hoạt động tiên tiến.

Doanh nghiệp Việt Nam dường như vẫn còn chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc sử dụng các công cụ quản trị hiệu suất doanh nghiệp hiện đại, và dẫn tới việc không tự tin khi ra các quyết định kinh doanh. Quá trình ra quyết định của cấp quản lý sẽ được hiệu quả hơn và dễ dàng hơn nhiều nếu cấp quản lý được cung cấp thông tin liên quan được chuẩn hoá, cập nhật theo thời gian thực.