Xác minh thông tin về ứng viên (reference checking) là một bước rất quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhân sự. Tuy nhiên, đáng tiếc là hiện nay nhiều nhà tuyển dụng (NTD) còn xem nhẹ việc này nên không làm hoặc chỉ làm qua loa, chiếu lệ. Hậu quả là họ phạm khá nhiều sai sót khi xác minh thông tin ứng viên, dẫn đến việc khó mà biết được những thông tin ứng viên giới thiệu về họ chính xác hay không để ra quyết định tuyển dụng đúng đắn.
Ảnh minh họa
Dưới đây là 5 sai sót NTD thường mắc phải khi xác minh thông tin về ứng viên:
1. Chỉ xác minh thông tin đối với một vài ứng viên
Một số NTD chịu khó xác minh thông tin về một ứng viên, nhưng chỉ chọn vài người tiêu biểu để gọi điện. Tại sao họ không kiểm tra tất cả ứng viên? Bạn không nhất thiết phải xác minh thông tin từ nhiều người khác nhau đối với tất cả ứng viên ở mọi cấp độ, nhưng ít ra bạn cũng nên dành tối thiểu 5 phút cho mỗi ứng viên tiềm năng. Việc này thể hiện sự nhất quán trong việc thực hiện chính sách tuyển dụng, và như thế thì bạn mới có đủ thông tin để ra quyết định tuyển dụng một cách chính xác.
2. Mất nhiều thời gian cho việc xác minh qua email
Việc xác minh thông tin qua email, biểu mẫu, hoặc giấy tờ thường được thực hiện bởi phòng nhân sự để xác minh những thông tin cơ bản như lương bổng, thời gian làm việc, vị trí, v.v.. Nếu bạn gửi một biểu mẫu dài cho cấp trên trước đây của ứng viên để yêu cầu họ đánh giá hiệu quả công việc, bạn có thể phải chờ khá lâu để nhận được câu trả lời hoàn chỉnh. Trong thời gian chờ đợi, ứng viên tiềm năng của bạn có thể sẽ tìm và chọn được một công việc khác. Bạn nên thực hiện xác minh thông tin qua điện thoại vì đây là cách hiệu quả nhất và tiết kiệm thời gian nhất để thu thập thông tin. Bạn có thể đào sâu và hỏi thêm thông tin ngay sau khi nhận được câu trả lời, và việc xác minh qua điện thoại còn giúp bạn phán đoán được thái độ của NTD trước đây đối với ứng viên thông qua giọng nói của họ.
3. Xác minh thông tin sau vòng phỏng vấn cuối cùng
Bạn thường xác minh thông tin về ứng viên sau vòng phỏng vấn cuối cùng? Thật ra việc này nên được tiến hành sớm hơn trong quy trình tuyển dụng. Một khi bạn đã xác định được 2 hoặc 3 ứng viên sáng giá nhất sau vòng sàng lọc hồ sơ và phỏng vấn sơ bộ thì bạn đã có thể thực hiện ngay việc xác minh thông tin về họ. Nếu những thông tin về kỹ năng, kinh nghiệm và năng lực của ứng viên chưa được chứng thực thì bạn hãy phỏng vấn kỹ hơn để giải tỏa những quan ngại này trong vòng phỏng vấn cuối cùng. Như thế, khi đưa ra đề nghị tuyển dụng, bạn sẽ thấy an tâm hơn.
4. Không yêu cầu ứng viên cung cấp người chứng thực thông tin
Một số NTD có thói quen chỉ tiến hành xác minh thông tin dựa trên danh sách những người chứng thực thông tin (referee) mà ứng viên ghi trong hồ sơ. Như thế thì bạn đã tự giới hạn lượng thông tin mà mình có thể thu thập được. Với tư cách là NTD, bạn có quyền yêu cầu ứng viên cung cấp tên những người chứng thực thông tin mà bạn muốn. Cụ thể là bạn nên yêu cầu ứng viên cung cấp tên của ít nhất một người quản lý trực tiếp, một đồng nghiệp và một cấp dưới trước đây của họ. Nếu việc xác minh với quản lý trực tiếp gần nhất là việc nhạy cảm, ít nhất họ cũng phải cho bạn biết tên của một người quản lý họ trong thời gian 5 năm vừa qua.
5. Cách đặt câu hỏi xác minh không phù hợp
Những câu hỏi dạng “Có – Không” chỉ nên dùng để xác minh thông tin với phòng nhân sự. Đối với quản lý trực tiếp trước đây của ứng viên, thay vì hỏi “Anh X có phải là một nhân viên giỏi không?”, bạn nên hỏi “ Ông/bà thấy hiệu quả làm việc của anh X như thế nào?”. Ngoài ra, nếu người chứng thực thông tin nói X là nhân viên giỏi nhất mà công ty từng có, bạn không nên dừng ở đó mà cần hỏi thêm “Ông/bà có thể cho tôi biết một ví dụ cụ thể và lý do mà hiệu quả làm việc của X lại cao đến vậy?”
Xác minh thông tin về ứng viên đòi hỏi khá nhiều thời gian và công sức nhưng đây là một việc bạn phải làm khi tuyển dụng nhân sự. Nếu làm đúng cách, xác minh thông tin về ứng viên sẽ giúp bạn giảm thiểu tối đa các rủi ro về việc tuyển dụng sai người, giúp bạn đưa ra quyết định tuyển dụng tốt nhất và tuyển được nhân tài mình cần. Ngược lại, bạn sẽ “rước hổ vào nhà” và lãng phí tất cả những công sức phỏng vấn và thực hiện tuyển dụng của bạn và những người liên quan.
