Trong quy trình tuyển dụng của hầu hết các công ty đều có bước xác minh thông tin về ứng viên (reference checking). Tuy nhiên, trên thực tế không có nhiều nhà tuyển dụng (NTD) làm việc này hoặc nếu có thì cũng chỉ làm qua loa, chiếu lệ vì nghĩ nó không quan trọng. Hậu quả là họ lãng phí rất nhiều thời gian và tiền bạc về sau do tuyển nhầm người. Vậy NTD nên lưu ý điều gì khi xác minh thông tin ứng viên?
Ảnh minh họa
Người chứng thực thông tin (referee) nên là ai?
Xác minh thông tin về ứng viên (reference checking) là quá trình làm sáng tỏ thêm trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng và tính cách của ứng viên. Thông qua tiếp xúc với lãnh đạo cũ, đồng nghiệp, bạn bè, thầy cô giáo của ứng viên, NTD sẽ kiểm tra được tính chân thật của những thông tin mà ứng viên cung cấp và có cái nhìn toàn diện về ứng viên này. Đây là những thông tin tối quan trọng để NTD ra quyết định cuối cùng trong việc tuyển dụng. Nói ngắn gọn, mục đích chính của việc xác minh thông tin ứng viên là nhằm bảo đảm tuyển “đúng người đúng việc”.
Xác minh thông tin ứng viên có cần thiết không?
Trong thực tế, phần lớn NTD hiểu rằng việc xác minh thông tin ứng viên là cần thiết. Tuy nhiên, do nhiều lý do như quá tin tưởng vào ứng viên, bận bịu công việc và không nắm được phương pháp nên cuối cùng họ bỏ qua bước này. Hậu quả mà sự bất cẩn này gây ra có thể rất nghiêm trọng. Chị Hạnh, trưởng phòng nhân sự một công ty sản xuất hàng tiêu dùng, nhớ mãi kinh nghiệm của mình cách đây một năm. Lần đó do quá tin tưởng vào sự ăn nói lưu loát và những thành tích ấn tượng trong hồ sơ của một ứng viên mà chị đã không xác minh lại những thông tin này. Đến khi thử việc, công ty mới phát hiện anh ta giỏi nói hơn làm và những thành tích trong hồ sơ đã được phóng đại. Tuy nhiên, như thế vẫn còn là may mắn so với trường hợp của anh Quân, giám đốc kinh doanh của một công ty CNTT. Anh tuyển một ứng viên “khoe” từng làm cho nhiều công ty lớn mà không xác minh về khả năng hòa hợp với tập thể của anh ta. Sau đó, anh Quân mới phát hiện người được tuyển vào này là một kẻ ngạo mạn, bất hợp tác với đồng nghiệp và luôn tự cho mình là giỏi nhất.
Vậy làm thế nào để xác minh thông tin tham khảo do ứng viên cung cấp thật hiệu quả? Dưới đây là một số điều bạn cần lưu ý:
Chỉ nên xác minh thông tin của ứng viên triển vọng nhất
Bạn chỉ nên xác minh thông tin đối với những ứng viên đã qua được vòng phỏng vấn cuối cùng. Như vậy vừa tiết kiệm thời gian vừa thể hiện được sự tôn trọng đối với ứng viên.
Yêu cầu ứng viên cung cấp tối thiểu 3 nguồn thông tin để xác minh
Để tiện xác minh thông tin, bạn nên yêu cầu ứng viên cung cấp họ tên và thông tin liên lạc của tối thiểu 3 người. Đây là những người đã làm việc trực tiếp với ứng viên tối thiểu là 6 tháng và nắm rõ kỹ năng và thành tích làm việc của ứng viên (trong đó phải có ít nhất một người quản lý trực tiếp của ứng viên).
Chủ động gọi điện cho người chứng thực thông tin
Bạn nên tự gọi điện cho người chứng thực thông tin thay vì giao cho cấp dưới làm. Một số thông tin giá trị nhất chỉ được tiết lộ nếu người gọi điện ở ở cấp bậc quản lý ngang bằng hoặc cao hơn người chứng thực.
Chuẩn bị trước câu hỏi
Cần chuẩn bị trước danh sách những vấn đề muốn hỏi người chứng thực thông tin. Để chuyên nghiệp hơn, bạn có thể soạn phiếu xác minh thông tin (Reference Check form) rồi gửi cho người chứng thực qua e-mail hay fax để họ nghiên cứu trước.
Hỏi càng cụ thể càng tốt
Bạn nên bắt đầu cuộc trao đổi bằng cách giới thiệu sơ lược về bản thân, mục đích của cuộc gọi và nói rằng bạn rất cần những thông tin do người chứng thực cung cấp. Sau đó bạn nên đi thẳng vào vấn đề. Hãy nhớ hỏi những câu càng cụ thể càng tốt như “Anh/chị ấy đóng vai trò như thế nào ở công ty ABC? Anh/chị ấy đã bao giờ mâu thuẫn với đồng nghiệp chưa? Anh/chị ấy đã giải quyết mâu thuẫn ấy như thế nào?” Câu hỏi của bạn càng cụ thể thì người chứng thực càng dễ trả lời.
Luôn giữ thái độ lịch sự và nhã nhặn
Người cung cấp thông tin về ứng viên có thể đang rất bận rộn khi bạn gọi điện hỏi thông tin nên đôi lúc họ sẽ chỉ trả lời qua loa, thậm chí “nhát gừng”. Bạn không nên vì thế mà đâm ra cáu gắt. Hãy luôn giữ thái độ lịch sự và nhã nhặn, đặc biệt là nên cười đúng thời điểm để người cung cấp thông tin đỡ căng thẳng vì công việc quá nhiều.
Tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên mới luôn đòi hỏi rất nhiều thời gian, công sức và chi phí. Vì thế, bạn đừng bao giờ bỏ qua bước xác minh thông tin ứng viên trong quá trình tuyển dụng. Hãy xem thời gian dành để xác minh như một khoản đầu tư hơn là chi phí. Đó chắc chắn sẽ là một cách đầu tư khôn ngoan để bảo đảm sự phát triển bền vững của doanh nghiệp!
