Khi bạn nói điện thoại, bạn tạo nên cho người nghe một hình ảnh, một ấn tượng về bạn và do đó cũng tạo nên ở người nghe một ấn tượng, một ý nghĩ về đơn vị của bạn.
3545641.jpg)
Ảnh minh họa
Khi nói điện thoại, nếu có điều phiền muộn hay khó khăn gì, bạn phải gạt hết sang một bên. Bởi vì khi nói, mình phải xuất phát từ yêu cầu công việc, phải nói sao cho người nghe nghe thấy rõ, dễ hiểu và cảm thấy được thái độ ân cần, nhiệt tình của mình. Đó là tiếng nói của quan hệ giao tiếp lấy cơ sở là giữ uy tín cho cá nhân và đơn vị mình, thể hiện sự tôn trọng đối tác.
Mỗi lần nói điện thoại là một lần tạo cơ hội quan hệ làm việc tốt hơn cho đơn vị.
Để đạt được những điều trên, bạn phải:
– Nhất thiết phải nói điện thoại với một nụ cười, một ánh mắt ân cần, nhiệt tình như có người đối thoại ở ngay trước mặt mình và người đó cảm nhận đầy đủ về mình.
– Tư thế ngồi hay đứng nói phải thể hiện sự tập trung chú ý, tuyệt đối không được phân tâm.
– Phải hỗ trợ nội dung đối thoại tích cực, hiệu quả bằng cả kỹ năng nói, kỹ năng nghe và kỹ năng giao tiếp không dùng lời.
– Phải quán triệt nhuần nhuyễn cách thể hiện tổng thể như trên đối với đối tượng giao tiếp qua điện thoại, dù cấp bậc người đó ra sao, dù họ nói năng hay thái độ thế nào.
– Phải tuân theo chuẩn mực nghi thức về lời chào, lời hoan nghênh…mà đơn vị đã quy định, một cách trân trọng, nồng nhiệt.
Khi nói điện thoại bạn không nhìn thấy người đối thoại nên bạn không nắm bắt được xem họ có hiểu hết bạn không, các phản ứng của họ qua ngôn ngữ không lời, qua thái độ không được máy chuyển tải hết. Cho nên tốt nhất là bạn hãy nói:
– Một cách tự nhiên, vui vẻ, nhiệt tình.
– Nói hơi chậm rãi, phát âm rõ. Không được nói nhanh.
– Nói với âm thanh trầm, thấp vừa phải, không được nói to, hét vào máy.
– Để miệng cách loa máy cỡ 3 cm là tốt nhất.
– Điều chỉnh độ trầm bổng chút ít để nhấn mạnh ý nghĩa và thể hiện sức sống của nội dung đàm thoại.
Khi có ý kiến nhận xét không tốt về nghệ thuật nói điện thoại của bạn, bạn hãy nhờ bạn bè nghe bạn nói qua điện thoại và góp ý theo 4 câu hỏi:
– Bạn nói quá nhỏ hay quá lớn?
– Bạn nói quá nhanh?
– Bạn phát âm đủ rõ chưa?
– Bạn điều chỉnh âm độ đạt chưa?
Căn cứ các góp ý mà bạn cần bỏ công luyện tập cho đến khi đạt yêu cầu mới thôi.
