Có nên giới hạn truy cập mạng xã hội tại công sở?

Ở nước ta, chưa có một nghiên cứu cụ thể nào nói về tác động của mạng xã hội đối với doanh nghiệp, tuy nhiên ở Mỹ, từ năm 2009, Robert Half (công ty chuyên hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin) đã có một khảo sát và thu về kết quả khá bất ngờ, đó là có tới 54% các công ty tại Mỹ cấm nhân viên sử dụng các trang mạng xã hội như Twitter, Facebook, LinkedIn trong giờ làm việc. Cũng theo nghiên cứu này, chỉ có 10% trong số 1.400 giám đốc phụ trách công nghệ thông tin được phỏng vấn tiết lộ công ty của họ cho phép nhân viên truy cập vào các mạng xã hội một cách thoải mái.

Đến đây, câu hỏi đặt ra dành cho các doanh nhân, CEO, chuyên gia nhân sự tại các doanh nghiệp, đó là liệu có nên đưa ra một “điều luật” cho việc sử dụng Zalo, Facebook, Twitter… tại nơi làm việc hay không và đâu là những mặt tích cực cũng như tiêu cực khi cho phép nhân viên sử dụng những công cụ ấy?

Lý do cho việc nên có điều luật về mạng xã hội tại nơi làm việc

1. Làm giảm năng suất lao động, gây mất tập trung

Với đội ngũ nhân sự hùng hậu của mình, Zalo, Facebook, Twitter… có thừa kỹ năng và kinh nghiệm để tạo ra những trải nghiệm, những nội dung, những cám dỗ khác nhau khiến người dùng dành nhiều thời gian để tương tác trên đó. Theo Nucleus Research Inc, một công ty cũng hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, trong số những người sử dụng mạng xã hội tại nơi làm việc ở Mỹ, có tới 87% trả lời rằng họ không có bất cứ lý do rõ ràng nào để truy cập chúng. Họ đơn giản chỉ truy cập một cách vô thức. Và những công ty cho phép nhân viên truy cập thoải mái vào các mạng xã hội tại nơi làm việc sẽ bị giảm ít nhất 15% năng suất công việc.

Bình luận một tấm hình, phản hồi một “status”, theo dõi một đoạn hội thoại, những hành động này sẽ xé nhỏ sự tập trung của các nhân viên trong bất cứ tình huống nào. Thậm chí, tại nhiều doanh nghiệp vừa thành lập, linh hoạt với chính sách cho nhân viên làm việc tại nhà, “thảm họa thời gian” sẽ xảy ra mỗi khi họp nhóm hay trao đổi công việc trên các ứng dụng như Facebook, Zalo…, bởi tất cả đều tranh nhau nói, tranh nhau viết, tranh nhau tạo ra những đoạn chat “ẩn ý” mà không ai chịu đọc, không ai chịu dành thời gian để hiểu hay để lắng nghe người “đối thoại”.

Ngoài ra, việc thường xuyên trao đổi, bàn bạc công việc trên mạng xã hội vừa thể hiện sự hạn chế trong cách ra chỉ thị, định hướng và phân chia nhiệm vụ của người điều hành, vừa khiến nhân viên thiếu tính nhạy bén, bị “bấn loạn” thông tin, thiếu sự quyết đoán và tính tự lập để tự phát triển năng lực của bản thân họ.

2. Khiến nhân viên mất đi những kết nối cần thiết

Nếu sự lên ngôi của mạng xã hội, những “công cụ tương tác” khiến mọi người trong xã hội ngày càng tách xa nhau ra sao, thì chúng cũng khiến đội ngũ nhân sự trong công ty tách xa nhau y như vậy. Ví dụ, thay vì trao đổi công việc, hỏi han tình hình đồng nghiệp, chia sẻ những vấn đề cuộc sống… với nhau vào thời gian chờ trong một cuộc họp, giờ nghỉ trưa hay khi cùng nhau đi du lịch, thì sự xuất hiện của mạng xã hội ngày nay khiến hầu hết nhân viên chỉ chú tâm vào màn hình chiếc điện thoại di động, màn hình laptop của mình.

Nhưng, mạng xã hội vẫn có những điểm tích cực

1. Giúp nhân viên trẻ hòa nhập nhanh hơn

Thế hệ trẻ Việt Nam ngày nay đã quá quen với chuyện sử dụng phương tiện truyền thông xã hội một cách thường xuyên. Việc hạn chế sử dụng mạng xã hội, do đó, nếu không được truyền đạt và có quy trình cụ thể, có thể khiến nhiều nhân viên trẻ không thể hòa nhập và bị “sốc văn hóa”. Bởi việc cấm sử dụng mạng xã hội dễ khiến những nhân viên này cảm thấy họ không được tin tưởng, không được tự do và không được thể hiện bản chất cá nhân vốn có của mình.

2. Tăng sự cân bằng trong công việc

Nhiều chuyên gia cho rằng, năng suất làm việc chỉ thực sự phát huy tốt nhất khi nhân viên có thể cân bằng giữa làm việc và giải lao. Đối với một số người, thường xuyên truy cập mạng xã hội là một cách để thư giãn nhanh và hiệu quả. Bởi chỉ cần một phút nghỉ ngắn trong suốt một giờ tập trung cao độ cũng có thể làm tâm trạng của bạn phấn khởi hơn, đặc biệt là khi bạn phải làm các công việc đơn điệu và cứng nhắc.

Bên cạnh đó, có rất nhiều người nhận ra rằng, họ có thêm động lực và niềm cảm hứng khi sử dụng Zalo, Facebook, Twitter… Với những vấn đề hóc búa, đòi hỏi sự sáng tạo, đôi khi chỉ cần lướt Facebook, ngắm các bức ảnh, đọc các bình luận của người thân, bạn bè, gia đình… sẽ tạo ra cảm hứng cho chúng ta hoặc bất ngờ suy nghĩ ra được những ý tưởng, những giải pháp đột phá.

Vì vậy, qua những phân tích kể trên, chúng ta có thể đưa ra kết luận, đã đến lúc các doanh nghiệp nên có một quy chế nhất định cho việc sử dụng mạng xã hội ở nơi làm việc. Tuy nhiên, các CEO, nhà quản trị cần cân nhắc thật kỹ các vấn đề như “độ tuổi” của đội ngũ nhân sự, đặc thù công việc, những yêu cầu cơ bản với từng vị trí, phòng ban… thì mới có thể đưa ra những quyết định đúng đắn, vừa đảm bảo năng suất, chất lượng công việc, vừa tạo một môi trường làm việc thoải mái và phù hợp nhất.