Học kinh doanh từ xứ Hoa Anh đào: Tuyển dụng, đào tạo

Một trong những đặc trưng tạo ra văn hoá kinh doanh của người Nhật là chế độ tuyển dụng, đào tạo nhân viên của họ. Thường thì công ty Nhật tuyển dụng nam nhiều hơn nữ và coi lao động nữ chỉ là tạm thời và lao động nữ đa số là làm những việc đơn giản, ít thăng tiến cao vì quan niệm phụ nữ là người lo việc gia đình, giáo dục con cái, quán xuyến nhà cửa để cho các ông chồng an tâm làm việc. Công ty Nhật thường tuyển hàng loạt người mới ra trường vào tháng tư và đào tạo họ những phong cách, cách thức của công ty. Với người Nhật giáo dục trong công ty là quan trọng nhất . Mọi người trong công ty đều hiểu rằng “phương hướng kinh doanh của một xí nghiệp là vì lợi ích của mọi người chứ không vì lợi ích cá nhân. Kinh doanh tốt có lợi cho xã hội, kinh doanh không tốt có hại cho xã hội”, mỗi người có trách nhiệm và nghĩa vụ đối với công ty và họ sẽ được nhận những giá trị tương xứng. Nhiều công ty có chế độ thuê mướn nhân viên suốt đời (shuushinkoyousei) và trả lương theo chế độ thâm niên (nenkoujoretsusei) – chế độ làm việc này đem lại nhiều ích lợi cho cả công ty và người lao động như với công ty, nó đem lại sự ổn định về tổ chức nhân sự và thuận lợi trong đào tạo, làm người lao động yên tâm gắn bó trung thành và làm việc hết mình cho sự phát triển của công ty.

Các chương trình đào tạo, các đợt đánh giá nhân viên và thăng tiến nghề nghiệp được tiến hành lâu dài và theo cách cho nhân viên luân phiên tiếp xúc với nhiều kinh nghiệm và cơ hội khác nhau trong hoạt động của công ty – nhà quản trị có thể đánh giá nhân viên thông qua xem xét hoạt động của nhân viên trong một thời gian dài, trong khi đó vẫn khuyến khích nhân viên tiếp tục học hỏi và tăng tiến mà không sợ phạm lỗi đe dọa đến việc làm. Như thế, khuyến nhân viên hoạt động tiến bộ hơn, tích cực hơn, không sợ sai lầm mà biết rút kinh nghiệm từ sai lầm và cố không phạm lại sai lầm nữa. Đương nhiên, ý thức và thái độ lao động khi làm việc suốt đời và được thăng tiến, trả lương tăng cao theo thời gian làm việc sẽ khác hơn so với không làm suốt đời tại một công ty, họ sẽ tự hoàn thiện, điều chỉnh mình cho phù hợp với phong cách, nền nếp của công ty, phấn đấu hết mình trong sự tự tin, yên tâm và có ý thức phụ thuộc vào công ty rất mạnh mẽ. Hiện nay, chế độ làm việc suốt đời và trả lương theo thâm niên ít nhiều thay đổi vì có thể công ty sẽ không đủ chức vụ hay quỹ lương tăng lên cho đại đa số nhân viên. Nhưng những giá trị tích cực của chế độ tuyển dụng, đào tạo, sử dụng lao động của Nhật Bản vẫn rất hữu ích.

Các đặc trưng cho văn hoá kinh doanh của Nhật Bản chủ yếu và nổi bật là môi hình quản lý đều mang những đặc điểm như chú trọng nguồn lực con người, coi trọng con người và mối quan hệ hài hoà (nguyên tắc Wa) trong quan hệ con người, mọi người trong tổ chức đều tham gia vào quá trình hoạt động quản lý và tập thể quan trọng hơn cá nhân. Trong đó đáng chú ý là thuyết kiểm tra chất lượng toàn diện (TQC – Total Quality Control) theo hệ thống Kaizen (cải thiện). Khái niệm TQC vốn được Nhật học hỏi, tiếp thu và cải tiến từ khái niệm Kiểm tra chất lượng (QC – Quality Control) của Mỹ vào năm 1946. ban đầu, QC chỉ có nghĩa là “chất lượng của sản phẩm”, nhưng người Nhật mở rộng ra khắp mọi thức, trở thành Kiểm tra chất lượng toàn diện (TQC): chất lượng sản phẩm, hoạt động, nhân lực, uy tín và cải tiến không ngừng quy trình Hoạch định – Thực Hiện – Kiểm tra – Đối phó. TQC được người Nhật hiểu là “sự cải tiến (kaizen) không ngừng bất cứ chất lượng nào được nhận thấy là mục tiêu cải tiến với sự tham gia đầy đủ của mọi thành viên trong tổ chức, sử dụng những kỹ thuật kiểm tra chất lượng để thực hiện”. TQC là một công cụ để “không ngừng cải tiến chất lượng” (kaizen), nhằm cải tiến sản phẩm và dịch vụ, củng cố và tăng cường các hoạt động của công ty.Việc đưa kaizen vào trong ý thức của mọi nhân viên, là một nhân tố khiến cho Nhật Bản phát triển và tạo nên một nếp văn hoá kinh doanh riêng biệt của họ.

Với những mối quan hệ bên ngoài công ty như khách hàng trong nước và nước ngoài, người Nhật có các thái độ khác nhau. Với các công ty Nhật Bản, thường giữa họ có mối quan hệ làm ăn lâu dài, tin cậy nhau – công ty Nhật thường là keirestu kaisha (công ty có phụ thuộc hay liên hệ) với công ty khác, họ cùng nằm trong một hệ thống chặt chẽ, phân công nhau trong kinh doanh, tạo thành một nhóm kinh doanh trung thành với nhau khiến công ty nước ngoài khó mà xâm nhập vào được. Đương nhiên là người bên ngoài sẽ phải mất nhiều thời gian, gặp nhiều khó khăn mới có thể chen vào cùng làm ăn với một công ty trong hệ thống đó. Người Nhật thà mua từ công ty Nhật khác trong hệ thống đó với giá cao hơn thay vì mua từ công ty bên ngoài. Mối quan hệ giữa người với người (ningen kankei) rất quan trọng trong xã hội Nhật Bản, nó là thước đo của tình bạn, sự gắn bó và hợp tác chặt chẽ trong đời sống của họ. Trong tất cả các cuộc làm ăn, kinh doanh người Nhật luôn lấy mối quan hệ với đồng nghiệp, khách hàng, cấp trên, cấp dưới làm cơ sở cho mọi hoạt động. Trong xã hội mỗi người Nhật có một vị trí nhất định trong một bộ máy, nếu không hiểu được vị trí của họ cũng làm người Nhật lúng túng. Do vậy người Nhật e dè khi tiếp xúc với người họ chưa có quan hệ mật thiết. Người Nhật, do đó, mất nhiều thời gian để thiết lập mối quan hệ tốt đẹp, hiểu biết nhau trước khi họ bắt đầu thực sự làm ăn với nhau. Đi chơi golf với nhau là một trong những cách quan trọng nhằm tạo lập quan hệ hiểu biết của họ.

Từ xưa, người Nhật luôn coi người nước ngoài là “gaijin” (ngoại nhân), mang tâm lý bài ngoại, tự tôn, tự ty dân tộc nên không cho phép người nước ngoài xâm nhập vào tổ chức của họ. Ngày nay, do mở rộng cơ hội làm ăn quốc tế, nên người Nhật tiếp xúc với nhiều người nước ngoài. Nếu chưa xác lập được mối quan hệ tốt đẹp với người Nhật thì người nước ngoài sẽ mất đi cơ hội làm ăn với họ. Một trong điều đáng lưu ý là người Nhật thường lúng túng khi gặp đối tác làm ăn là nữ giới, đặc biệt là những người Nhật “chân ướt chân ráo” (những người Nhật truyền thống, lứa tuổi trung niên trở lên), còn những người Nhật “thành thục, già đời” (juku) thường là còn trẻ và làm việc nhiều với người nước ngoài, học hỏi tại nước ngoài thì điều này họ có thể chấp nhận được.Người Nhật tìm hiểu rất kỹ tình hình hoạt động của các công ty, quan tâm tối ảnh hưởng của cá nhân tới các sự kiện trong công ty đó trước khi họ làm ăn với công ty đó. Do đó, người Nhật thường mất nhiều thời gian trong việc trước khi quyết định làm ăn với đối tác. Việc nhờ người quen biết có uy tín, có quan hệ tốt đẹp với đối tác làm người trung gian (shokainin) giới thiệu trong việc tạo mối quan hệ với người Nhật là một điều đáng lưu ý khi làm ăn với người Nhật. Tốt nhất shokainin (đó phải là nam giới) là một người Nhật hiểu biết tường tận tình hình của công ty, sản phẩm, dịch vụ và quan hệ giao dịch, mối quan hệ của hai bên, và ông ta có địa vị quản lý tầm trung… Có thể nói, việc tạo lập mối quan hệ trong văn hoá kinh doanh của nhiệt là rất quan trọng, nhưng một khi đã hiểu biết lẫn nhau, tạo lập được mối quan hệ tốt đẹp, lâu dài và tin cậy lẫn nhau thì công việc làm ăn kinh doanh với người Nhật sẽ rất thuận lợi.

Khi bắt đầu gặp người Nhật, việc chào hỏi, trao đổi danh thiếp rất quan trọng – người Nhật thường rất thích nếu người nước ngoài cúi chào họ theo kiểu ojigi và thích người tỏ ra hiểu văn hoá, ngôn ngữ Nhật Bản và yêu mến đất nước của họ. Ngoài ra, người Nhật có những đặc trưng riêng của họ trong thương lượng kinh doanh như không thích tranh luận chính diện với đối thủ, không phản ứng ngay và luôn tỏ ra ôn hoà, khiêm nhường, bình tĩnh, thích đàm phán với người có chức vụ ngang mình, luôn muốn người của mình nhiều hơn bên đối phương, để dẽ dàng ra quyết định sau này. Người Nhật thường có nhiều cách nói mơ hồ (aimai) để diễn đạt ý muốn và không nói “không” một cách rõ ràng nên người nước ngoài rất dễ hiểu lầm lời nói và ý nghĩ của họ. Ngoài ra, tiếng Nhật rất khó với cấu trúc ngữ pháp ngược, từ vựng pha trộn và lời nói thường chỉ là một phần trong giao tiếp, phần quan trọng chìm ẩn trong giáp tiếp nằm ở trong các cử chỉ của họ nhiều hơn. Người Nhật không nói thắng sự việc mà nói tế nhị – “ý tại ngôn ngoài”, ý ngoài lời nói (haragei), trong thương lượng kinh doanh thì việc phải hiểu được những gì đằng sau lời nói (haragei) rất quan trọng. Sự tiến triển tốt đẹp của cuộc thương lượng nhiều khi chỉ thể hiện trong những nụ cười hoặc những lời nói ý nhị, và người Nhật không hứa hẹn chắc nịch một điều gì vì họ sợ không làm được và họ không muốn nghe người khác hứa hẹn chắc nịch vì họ muốn giữ thể diện cho người ấy nếu tương lai không thực hiện được lời hứa. Điều này quả là rất khó hiểu và khó nắm bắt đối với người nước ngoài. Sự im lặng trong đàm phán của họ cũng là một cách đàm phán vì người Nhật không thích sự ồn ào. Với người Nhật, sự tin tưởng lẫn nhau còn quan trọng hơn hợp đồng bằng giấy tờ…

Có thể nói, việc hiểu người Nhật và văn hoá kinh doanh của họ rất phức tạp. Nhưng các công ty Nhật Bản bao giờ cũng là những công ty chân thành có uy tín cao, đáng tin cậy và luôn là những đối tác trung thành trong kinh doanh với bên ngoài, đó chính là một những đặc trưng đáng tự hào và được trân trọng, học hỏi trong văn hoá kinh doanh của họ.

Nhật Bản đã tạo được một nền văn hoá kinh doanh đặc trưng của họ và những giá trị văn hoá đó đã giúp họ từ một nước Nhật nghèo tài nguyên, bị thất trận và bị tàn phá nặng nề trong chiến tranh đã thành công trong sự phát triển kinh tế trở thành cường quốc kinh tế lớn trên thế giới khiến thế giới phải thán phục, kinh ngạc. Nhật Bản bắt đầu vươn ra hợp tác, chiếm lĩnh nền kinh tế thế giới và mở rộng các quan hệ hợp tác trên nhiều mặt với các quốc gia trên thế giới. Ở Việt Nam, trong những năm gần đây, quan hệ Việt Nam – Nhật Bản đã có những phát triển mạnh mẽ trên nhiều lĩnh vực, đặc biệt là trong lĩnh vực đầu tư phát triển kinh tế, du lịch, giao lưu văn hoá. Ngày càng có tổ chức Nhật sang đầu tư, làm việc tại Việt Nam và ngược lại cũng có nhiều tổ chức Việt Nam làm ăn, tiếp xúc với người Nhật. Trong quá trình giao lưu, tiếp xúc kinh doanh với người Nhật, việc hiểu biết về người Nhật và văn hoá kinh doanh của họ đóng vai trò rất quan trọng, giúp cho ta tránh được được những hiểu lầm và góp phần vào sự thành công trong công việc. Đồng thời việc tìm hiểu về văn hoá kinh doanh của Nhật Bản cũng ít nhiều góp phần vào việc phát triển quan hệ kinh doanh với người Nhật, và qua đó có thể rút ra những kinh nghiệm, bài học bổ ích cho sự phát triển của Việt Nam.