Sử dụng nhân sự thuê ngoài – Định hướng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Kinh tế hội nhập, áp lực cạnh tranh ngày càng gia tăng dẫn đến nhiều khó khăn cho doanh nghiệp trong việc hoạch định chiến lược kinh doanh và phát triển cơ cấu tổ chức. Trong đó, hoạt động quản trị nguồn nhân lực luôn được xem trọng bởi vì đây là điều kiện cần cho các hoạt động khác của công ty.

Theo IDC Vietnam thì, nhu cầu về sử dụng dịch vụ liên quan đến nguồn nhân lực toàn cầu đến 2011 sẽ đạt 132,1 tỷ USD, với mức tăng trưởng kép hàng năm (CAGR) là 8,3% trong thời gian tới. Các công ty châu Á sẽ ngày càng gia tăng nhu cầu sử dụng dịch vụ nhân sự thuê ngoài bao gồm các dịch vụ: trả lương ngoài, nhân sự thuê ngoài….

Trong hoạt động nhân sự nội bộ, Doanh nghiệp Việt đang ngày càng tập trung hơn đến các vấn đề mang tính định hướng như: kế hoạch phát triển nguồn nhân lực trong từng giai đoạn kinh doanh, chiến lược tuyển dụng các vị trí lãnh đạo cao cấp, xây dựng cơ chế đánh giá nhân viên… Bởi vì đây là những vấn đề cực kỳ quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của Doanh nghiệp.

Đối với các hoạt động mang tính thực thi, các doanh nghiệp thường có xu hướng sử dụng những dịch vụ thuê ngoài. Trong số đó có thể kể đến hoạt động tính lương hay các vấn đề liên đến thuế, bảo hiểm đang dần được chuyển giao cho các đối tác bên ngoài có uy tín thực hiện.

Bà Châu Thị Bé – Phó Tổng giám đốc Công ty Tư vấn nguồn nhân lực Nhân Việt cho biết: “Trong thời kì kinh tế hội nhập hiện nay, áp lực cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt hơn. Nhà quản trị không nên tiêu tốn nhiều thời gian cho các hoạt động mang tính vận hành, mà chuyên tâm vào các hoạt động hoạch định chiến lược, yếu tố sống còn cho sự tồn tại & phát triển của doanh nghiệp” 

Hoạt động tính lương bao gồm rất nhiều hoạt động như: Tính toán việc chi trả lương tháng; Đăng kí bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế cho các cơ quan chức năng; Tính toán thuế thu nhập cá nhân và hoàn thuế… Hàng tháng, các doanh nghiệp phải dành nhiều thời gian giao dịch với các tổ chức chính quyền như Sở Lao động, cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm.

Khi chuyển giao hoạt động tính lương ra ngoài, lợi ích đầu tiên doanh nghiệp có được là cắt giảm được chi phí và gánh nặng hành chính. Để minh chứng cho vấn đề trên, bà Châu Thị Bé giải thích: “Thay vì doanh nghiệp đang thuê một chuyên viên C&B và mức lương phải trả cho chuyên viên này lên đến 1,000 USD mỗi tháng. Nhưng thật ra, doanh nghiệp phải chịu gánh nặng chi phí lên tới 1,720.5 USD vì ngoài khoản lương 1,000 USD trên doanh nghiệp phải trả thêm nhiều chi phí khác như: thưởng, trợ cấp, phụ cấp đi lại, bảo hiểm cũng như chi phí mặt bằng, chi phí thiết bị văn phòng, chi phí đào tạo… Trong khi đó, chỉ cần tốn một khoản chi phí cố định hàng tháng, các đối tác cung cấp dịch vụ tính lương ngoài sẽ thực hiện hết giúp doanh nghiệp”

Không những thế, khi chuyển giao dịch vụ tính lương ra bên ngoài, doanh nghiệp sẽ có nhiều thời gian hơn tập trung cho các vấn đề cốt lõi, chiến lược, không phải tốn nhiều thời gian để thực hiện các vấn đề phức tạp luôn biến động như thuế, bảo hiểm… Nhờ đó sẽ tập trung được nguồn lực cho các hoạt động quan trọng khác của công ty như kinh doanh, phát triển sản phẩm… nhằm mục tiêu tồn tại và phát triển trong bối cảnh nền kinh tế cạnh tranh toàn cầu.

Ngoài ra, Doanh nghiệp cũng không phải đau đầu về những vấn đề quan trọng khác như: sự rò rỉ thông tin, tính bảo mật, làm việc với cấp chính quyền có liên quan để giải quyết các thủ tục giấy tờ… Nhờ đó, nhà quản trị sẽ có nhiều thời gian hơn tập trung cho các kế hoạch kinh doanh chiến lược nhằm tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường và phát triển trong tương lai.

Mặc dù nhận thức rõ tầm quan trọng của dịch vụ tính lương ngoài, tuy nhiên việc tìm đối tác cung cấp lại không hề đơn giản. Lương và chế độ lao động, cũng như thuế, bảo hiểm luôn được xem là những vấn đề phức tạp, luôn biến động. Do đó, các doanh nghiệp cần tìm kiếm các đối tác thật sự am hiểu về thủ tục hành chánh trong nước, có quan hệ mật thiết với các cơ quan chính quyền liên quan đến việc tính lương như Sở Lao động, cơ quan Bảo hiểm Xã hội, bào hiểm y tế… 

Ngoài ra, các đối tác cung cấp dịch vụ cũng cần phải có đầu tư dài hạn về cơ sở hạ tầng như hệ thống phần mềm, hệ thống Server, hệ thống bảo mật thông tin, cũng như các trang web cho phép tải các nguồn tài nguyên có liên quan…

Bà Châu Thị Bé cho biết, việc lựa chọn đối tác cung cấp dịch vụ tính lương ngoài không đơn giản.Tuy nhiên, nếu lựa chọn được đúng đối tác cung cấp phù hợp, các doanh nghiệp sẽ không còn phải đau đầu vì những gánh nặng chi phí và các thủ tục hành chánh có liên quan khác nữa.

Ông Đỗ Thanh Năm – Giám đốc công ty Win-Win chia sẻ: “Để giải quyết các vấn đề có khả năng rủi ro cao, doanh nghiệp nên chọn nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài có đẳng cấp và uy tín trên thị trường, còn đối với những vấn đề có rủi ro không đáng kể, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ của những doanh nghiệpnhỏ hơn để tiết kiệm chi phí.”