Để điều khiển cuộc họp hiệu quả

Để điều khiển cuộc họp theo ý mình quả là điều không đơn giản, đòi hỏi bạn có 1 số kỹ năng nhất định như kỹ năng thuyết trình (nói trước đám đông), lắng nghe, phản hồi thông tin…Một số các nguyên tắc sau bạn cần nắm để điều hành cuộc họp theo đúng mong muốn

Cuộc họp có mục tiêu rõ ràng mới khuyến khích người ta tham dự bởi vì họ cần phải biết nó nhắm đến vấn đề gì. Mục tiêu đó cũng sẽ giúp cuộc họp tập trung vào trọng điểm. Thông thường hội họp có một hoặc hai mục tiêu: để thông báo hoặc quyết định một vấn đề nào đó. “ Thảo luận” không phải là mục tiêu hội họp. Chẳng hạn, “Để quyết định việc định vị quảng cáo thương mại cho sê-ri 2000” là một mục tiêu thiết thực của cuộc họp. Nó xác định trọng tâm và công bố rõ ràng mục đích của cuộc họp, trong khi đó nếu mục tiêu là “Để thảo luận việc tiếp thị sê-ri 2000” lại nghe có vẻ rất mơ hồ và có thể đưa mọi người đến chỗ thảo luận một cách tản mạn thay vì phải đưa ra hành động cụ thể.

Hãy lập danh sách những người tham dự buổi họp, và cân nhắc xem mỗi người có cần tham dự từ đầu tới cuối buổi họp hay không (có thể họ tham gia qua hình thức điện thoại kết nối hay chỉ cần họ ở một chủ đề nhất định). Hãy nhớ rằng, nếu bạn làm mất thời gian của nguời khác, họ sẽ không muốn dự cuộc họp lần này và cả những lần sau, nếu bạn là người chủ trì. Hãy xác định một cách dứt khoát về thời gian tiến hành cuộc họp. Bạn cần phải tôn trọng lịch làm việc của những người tham dự, và tạo sự thoải mái để họ có thể sắp xếp thời gian dự họp bằng cách nói rằng: “Vui lòng lên kế hoạch dể tham dự và xin báo cho tôi biết nếu không thể thu xếp được”. Hãy luôn phổ biến cho mọi người mục tiêu của buổi họp, thời gian bắt đầu và kết thúc, đồng thời nhấn mạnh rằng buổi họp sẽ được bắt đầu đúng giờ.

Chương trình họp là một danh mục các công việc chính cần xem xét để đạt được mục tiêu của cuộc họp, là cái mà bạn sử dụng cho chính mình hoặc phân phát cho tất cả những người dự họp. Việc phân phối chương trình họp có hai mặt: điểm mạnh là nó cung cấp những nội dung để mọi người theo sát buổi họp, nhưng điểm yếu là nó có thể làm cho những người tham dự bị rối và bị lôi cuốn sang những vấn đề mà bạn chưa sẵn sàng trình bày trong buổi họp. Chẳng hạn, nếu hạng mục thứ năm của dự án là vấn đề kỹ thuật, các kỹ sư dự họp có thể muốn đi ngay vào mục đó. Nếu bạn cần giải quyết những vấn đề khác trước thì chính bạn phải bám chặt lấy chương trình đã ấn định. Nếu bạn đang điều khiển một cuộc họp về tiến độ của dự án, bạn có thể sử dụng kế hoạch thời gian thực hiện của dự án đó làm chương trình họp.

Nếu bạn quyết định phân phát chương trình họp cho mọi người tham dự, hãy bảo đảm tuyên bố mục tiêu và thời gian họp ở đầu trang. Tất cả mọi vấn đề cần phải được đánh dấu đề mục đầu dòng. Bảo đảm mọi nguời đều nhận được chương trình họp, và nên có một số bản photo dự phòng.

Khi cuộc họp bắt đầu, bạn có trách nhiệm bảo đảm nó được tiến hành trôi chảy và đi đúng trọng tâm. Sau đây là một số lời khuyên để giúp bạn làm được điều này:

Bắt đầu đúng giờ, dù cho có một số người đến trễ. Nếu cứ chờ cho đến khi người cuối cùng có mặt tức là bạn đã vô tình tập cho mọi người thói quen đi trễ.

Tóm tắt ngắn gọn mục tiêu của cuộc họp.

Nếu không phân phát chương trình họp thì phải đảm bảo mọi người nắm được nội dung họp để đạt được mục tiêu đã đề ra.

Nếu buổi họp kéo dài mà vẫn không đưa ra được quyết định nào, bạn cần phải ngăn không để mọi người tiếp tục thảo luận, có thể bằng cách nói rằng: “Do phải tuân thủ kế hoạch thời gian của dự án, chúng ta phải đưa ra quyết định”.

Nếu còn điều gì đó chưa đưa ra giải pháp được trong cuộc họp, phải xác định cần phải làm gì để giải quyết vấn đề đó trong tương lai và bổ sung vào kế hoạch thời gian của dự án.

Kiểm soát : Bạn phả tỏ ra kiên định trong trường hợp những người dự họp đi trệch khỏi vấn đề đang triển khai trong buổi họp và đề nghị sẽ thảo luận trong một cuộc họp khác.

Xếp lich cho cuộc họp tiếp theo vào cuối buổi họp hiện tại.

Nếu là người triệu tập cuộc họp, bạn còn có trách nhiệm phải lập biên bản hoặc chỉ định người lập biên bản.

Khi cuộc họp đã kết thúc, bạn vẫn còn phải làm một số việc khác. Hãy hệ thống và tóm tắt lại các ghi chú về diễn tiến của cuộc họp, những vấn đề đã được giải quyết, những việc cần làm đối với những vấn đề cần đi sâu phân tích thêm. Bản tóm tắt này được lập trên cơ sở các thông tin từ biên bản họp. Không nên trình bày quá dài dòng- tốt nhất là một số điểm ở các dấu đầu dòng. Hãy đảm bảo rằng phải gửi lời cám ơn những người đã tham dự cuộc họp. Chắc chắn mọi người sẽ hài lòng khi họ được đánh giá cao việc đã dành thời gian dự họp. Hãy cập nhật kế hoạch thời gian của dự án dựa vào các báo cáo tiến độ thực hiện công việc tại cuộc họp, trong đó cần đảm bảo việc ấn định thời gian cho cuộc họp tiếp theo, kèm theo những yêu cầu cấn phải đạt được.

Phổ biến kế hoạch thời gian công việc đã được cập nhật cho mọi người đã tham dự cuộc họp.