Doanh nhân trẻ và những điều cần biết ( Phần 2 )

16. Hãy hiểu biết để có một sự khởi đầu tốt: Một trong những lĩnh vực phức tạp và rắc rối nhất của hoạt động kinh doanh là thuế.

Việc phải nắm vững các quy định, tuân thủ đúng theo tất cả các quy định đó và thanh toán đầy đủ các khoản thuế phải nộp… là những điều không dễ thực hiện. Tuy nhiên trên cương vị một chủ doanh nghiệp, có một số việc bạn có thể làm để đảm bảo các vấn đề liên quan đến thuế sẽ ít khó khăn hơn.

– Hiểu sự khác biệt của các sắc thuế. Đó là tất cả các loại thuế do nhà nước hay địa phương ban hành đối với hoạt động kinh doanh của bạn. Bạn cần nắm vững các quy định pháp luật về từng loại thuế.

– Hãy bảo vệ và giải thích địa vị pháp lý của bạn. Nếu bạn kinh doanh như một nhà thầu phụ độc lập, hãy bảo vệ hoạt động kinh doanh của bạn bằng việc sử dụng các hợp đồng được viết thành văn bản.

– Đảm bảo sổ sách hợp lý và minh bạch. Hệ thống sổ sách hợp lý và minh bạch là cách tốt nhất để tránh những rắc rối với cơ quan thuế, đồng thời giúp bạn đánh giá chính xác về hoạt động kinh doanh hiện tại của mình.

– Biết rõ khoản thuế nào có thể khấu trừ. Việc khấu trừ thuế từ tổng doanh thu của bạn đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh, bởi nó xác định nghĩa vụ nộp thuế của bạn với cơ quan thuế, cũng như giảm một lượng đáng kể số tiền thuế phải nộp. Thậm chí, nếu bạn biết chắc rằng có ai đó đang chuẩn bị khấu trừ thuế của bạn, thì bạn hãy dành thời gian để tìm hiểu các quy định về những gì bạn có thể được khấu trừ, từ đó lập ra hệ thống sổ sách hợp lý và trình một bộ hồ sơ xin hoàn thuế đầy đủ theo đúng quy định của pháp luật.

17. Hãy thực hiện các hành động cần thiết để gia tăng các khoản khấu trừ, miễn giảm thuế. Số tiền thuế bạn xin khấu trừ, miễn giảm càng lớn, thì khoản doanh thu chịu thuế của bạn càng được thu nhỏ và do vậy, khoản thuế bạn phải đóng cũng sẽ ít đi. Một trong những cách thức tốt nhất để gia tăng các khoản tiền thuế được khấu trừ, miễn giảm đối với các công ty là kê khai những khoản chi phí kinh doanh trong cả năm ở mức lớn nhất có thể. Với phương thức kế toán, kiểm toán trên cơ sở tiền mặt, doanh thu chịu thuế sẽ bằng tổng doanh thu trừ đi chi phí, vì thế, chi phí càng lớn thì doanh thu chịu thuế sẽ càng nhỏ. Để gia tăng khoản khấu trừ thuế, bạn hãy tăng các nguồn cung ứng nguyên vật liệu hay mua sắm thêm các thiết bị máy móc bảo dưỡng vào dịp cuối năm, nếu bạn có kế hoạch kê khai những chi phí này trong báo cáo thuế cả năm. Ngoài ra, một số khoản khác cũng có thể được đưa vào chi phí như tiền thuê nhà, phí bảo hiểm … đến hạn vào tháng đầu tiên của năm mới.

18. Bảy yếu tố giảm tiền thuế phải nộp: Dưới đây là 7 yếu tố bạn nên quan tâm, khi bạn muốn gia tăng các khoản khấu trừ thuế cho công ty bạn.

– Nhà ở của bạn: Trên cương vị một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có đủ tư cách để đón nhận các khoản tiền khấu trừ thuế, nếu đưa ngôi nhà mình vào hoạt động kinh doanh.

– Xe hơi của bạn: Nếu bạn sử dụng xe hơi của cá nhân bạn cho các hoạt động kinh doanh, bạn có thể cắt giảm tiền thuế nhờ những chi phí vận hành và bão dưỡng xe. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể đưa vào báo cáo thuế các chi phí nào liên quan đến hoạt động kinh doanh mà thôi.

– Máy móc thiết bị: Bạn có thể chuyển các tài sản cá nhân thành tài sản công ty bằng việc sử dụng chúng để phục vụ cho các hoạt động kinh doanh. Bạn cũng có thể làm như vậy khi đưa chúng vào hoạt động kinh doanh như sự trao đổi cho một khoản tiền vay hoặc vốn đóng góp. Như vậy, bạn sẽ được phép kê khai các tài sản đó vào chi phí kinh doanh để khấu trừ thuế.

– Hoạt động du lịch và giải trí: Các chi phí du lịch cũng có thể được đưa vào chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh. Nếu bạn đi du lịch, thì các chi phí cho hoạt động này sẽ được khấu trừ vào thuế, trong trường hợp nó thoả mãn 2 điều kiện sau: (1) hoạt động kinh doanh yêu cầu bạn phải đi khỏi trụ sở chính công ty trong một thời gian dài và (2) bạn cần ngủ và nghỉ ngơi để đáp ứng các yêu cầu công việc kinh doanh trong khi đi xa nhà.

– Kế hoạch về hưu của bạn: Bạn hoàn toàn có đủ tư cách để tham gia vào một kế hoạch nghỉ hưu nào đó có sẵn dành cho các chủ doanh nghiệp nhỏ, tùy theo từng lĩnh vực kinh doanh. Và các chi phí cho kế hoạch nghỉ hưu này do công ty chi trả, nên nó cũng có thể được đưa vào các chi phí khấu trừ thuế.

– Gia đình bạn: Với tư cách là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có quyền tuyển dụng vợ chồng, con cái hay thậm chỉ là cả cha mẹ như là một cách thức hiệu quả nhằm giảm thiểu các khoản thuế thu nhập phải nộp.

– Bản thân bạn: Bạn có thể tận dụng những lợi ích của các quy định pháp luật liên quan đến miễn giảm thuế cho chủ doanh nghiệp. Điều này cho phép bạn và gia đình tận hưởng những ích lợi được công ty của bạn chi trả, trong khi tất cả những điều đó vẫn được khấu trừ thuế.

19. Làm việc tại nhà: Có nhiều cách thức để một chủ doanh nghiệp nhỏ quan tâm tới yếu tố giảm tiền thuế phải nộp khi tận dụng nhà riêng để mở văn phòng làm việc. Tuỳ theo quy định của mỗi quốc gia mà khoản tiền thuế được miễn giảm cũng sẽ khác nhau. Bạn cần tìm hiểu kỹ lưỡng các quy định pháp luật tại địa phương mình. Trong trường hợp các quy định này quá phức tạp, bạn có thể nhờ đến sự trợ giúp một chuyên gia thuế mà bạn quen biết.

Điều lớn nhất bạn cần quan tâm là thường xuyên sử dụng nhà riêng của mình vào mục đích kinh doanh. Bạn sẽ phải có duy nhất một địa chỉ kinh doanh là nhà của bạn, nếu có hơn một địa chỉ thì mọi thứ sẽ trở nên vô nghĩa.

20. Tối ưu hoá các chi phí kinh doanh: Mặc dù mã số thuế (tax code) là khái niệm rất phức tạp, song các chủ doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng nó và khai thác những lợi ích của nó. Dưới đây là ba vấn đề quan trọng đối với các chi phí kinh doanh mà bạn cần quan tâm:

– Hài hoà tối đa các khoản chi phí thông thường và chi phí kinh doanh trong phần doanh thu chịu thuế. Đó là tất cả các khoản chi phí đòi hỏi phải có để vận hành bộ máy kinh doanh, gồm có: kế toán kiểm toán, pháp lý, dịch vụ ngân hàng, chi phí văn phòng, phương tiện đi lại, máy móc thiết bị, du lịch, giải trí, về hưu, lương nhân viên, phúc lợi lao động, tiếp thị, bảo hiểm và thuế thu nhập. Những khoản tiền này đều sẽ được đưa vào chi phí khấu trừ tiền thuế phải nộp.

– Bạn phải chỉ định rõ và tách biệt giữa chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh và chi phí cá nhân. Phần chi phí phục vụ cho mục đích cá nhân sẽ không được khấu trừ, trong khi phần chi phí phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ được khấu trừ trong doanh thu chịu thuế.

– Tránh những rắc rối với cơ quan thuế. Khi tiến hành các hoạt động kinh doanh, bạn sẽ lập tức bị các cơ quan thuế xem là có xu hướng trốn thuế nhằm tối đa hoá lợi nhuận (?!). Do vậy, các cơ quan này luôn quản lý rất chặt các hoạt động liên quan đến thuế tại công ty bạn. Nếu bạn không báo cáo lợi nhuận và doanh thu định kỳ, bạn có thể bị các cơ quan thuế buộc phải giải trình rất nhiều điều, và đương nhiên khi đó mọi thứ sẽ rắc rối hơn nhiều. Cách tốt nhất là bạn nên tuân thủ những nghĩa vụ liên quan đến thuế mà pháp luật đã đặt ra cho bạn.

Tất cả chúng ta đều đã từng có những thỏa thuận “không thể tệ hơn”. Kỹ năng đàm phán có thể không được dạy một cách bài bản ở trường lớp, nhưng đây lại là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà bạn cần trau dồi trong cuộc sống, đặc biệt là trong thế giới kinh doanh, nơi mà những người thành đạt luôn được tôn vinh. Kỹ năng đàm phán của bạn sẽ tác động trực tiếp tới thu nhập, các mối quan hệ và cuối cùng là mục đích của bạn. Đó là lý do tại sao những thoả thuận tồi có thể sẽ để lại những hậu quả khó quên.

Cho dù bạn đã làm việc hết mình, thì đôi lúc các thoả thuận tồi vẫn xuất hiện. Khi đó, bạn hãy tự đặt ra cho bản thân những câu hỏi nghiêm khắc như: Sai lầm của bạn ở mức độ nào? Phong cách giao tiếp của bạn đã phù hợp chưa? Bạn có bỏ sót điều gì không? Bạn có thể rút ra kinh nghiệm gì cho những lần tiếp theo?. Điều quan trọng là bạn cần suy nghĩ sâu xa và thấu đáo. Nguyên nhân của những sai lầm ở đâu? Bạn có để mình bị thuyết phục dễ dàng không? Bạn quá tham lam chăng? Hay là bạn đã để những ấn tượng chủ quan cá nhân xen vào quyết định của mình? Nếu có thể, hãy nhờ một người mà bạn tin tưởng giúp bạn mổ xẻ vấn đề.

Sự dẻo dai trong đàm phán có thể được gọi một cách đơn giản hơn là “sự gan lỳ”. Đó là một kỹ năng mà bạn cần học. Khi bạn bị buộc phải tỏ ra mạnh mẽ, kiên quyết trong đàm phán, bạn hãy nghĩ đến những điều dưới đây:

– Đừng nói quá nhiều. Hãy trình bày quan điểm của bạn một cách ngắn gọn và súc tích. Bạn càng nói ít bao nhiêu, bạn càng ít tiết lộ về bản thân bấy nhiêu. Bạn càng nói ít bao nhiêu, bạn càng có thời gian để lắng nghe và tìm hiểu về đối tác bấy nhiêu, và như vậy, cơ hội sẽ đến với bạn nhiều hơn.

– Chỉ nhượng bộ trong trường hợp hãn hữu. Điều này có thể tạo ra cho bạn vị thế mạnh mẽ hơn so với đối tác đàm phán. Nếu bạn phải nhượng bộ, hãy nhượng bộ một chút thôi, và đổi lại, bạn hãy đòi hỏi thêm ở đối tác một điều gì đó.

– Hãy kiên định. Không hẳn là bạn sẽ nói “Không”. Nếu bạn chưa đưa ra quyết định cuối cùng, thì hãy để đối tác đàm phán của bạn cảm thấy như họ đang đối mặt với một bức tường thành vững chắc. Bạn sẽ không bị xem như một kẻ nông cạn và ngớ ngẩn, khi bạn có những giải thích hợp lý.

– Đảm bảo mọi việc tiến triển tốt. Đừng để các đối tác đàm phán xem thường bạn. Nếu vấn đề có thể được giải quyết, bạn hãy giải quyết ngay. Trong đàm phán, bạn cần thể hiện tính năng động, thực tế và hiệu quả. Đối tác đàm phán của bạn sẽ cảm thấy rằng thời gian đối với bạn là vô cùng quý giá và rằng bạn không thể chấp nhận những điều ngốc nghếch.

– Luôn tập trung. Trong các cuộc đàm phán chi tiết, sự kiên định và bền bỉ luôn là những vũ khí vô giá – chiến thắng sẽ dành cho người “gan lỳ” hơn. Người cuối cùng đứng dậy khỏi bàn đàm phám là người có khả năng tập trung tuyệt vời nhất.

Dù với bất cứ lý do gì, thì các thoả thuận luôn dẫn tới một hậu quả xấu nào đó. Sự phân hoá quan điểm sẽ khiến các bên chỉ trích lẫn nhau, giữa các “cái tôi” cá nhân sẽ có thể xảy ra xung đột… Những vấn đề như vậy thường không thể tránh khỏi trong đàm phán kinh doanh. Bạn hãy tìm hiểu để sớm nhận ra căn bệnh đó. Bạn thấy được những dấu hiệu gì ở đối tác ngay từ lần tiếp xúc đầu tiên? Có thể ai đó đang tìm cách lừa phỉnh bạn, nhưng đôi khi bạn lại thông minh hơn những gì bạn tự nghĩ về mình. Hãy chờ đối phương đưa ra những yêu cầu ngớ ngẩn hay vô lý nào đó. Hãy chăm chú lắng nghe những điều các chuyên gia của bạn nói về họ. Đặc biệt, bạn hãy tìm kiếm những điểm yếu của đối phương để làm lợi thế cho mình.

Hãy coi các cuộc đàm phán phức tạp là sự thử thách. Kinh nghiệm sẽ giúp bạn đối phó tốt hơn với mọi đối tượng, và cả đối phó với bản thân. Đừng để tâm trí bị xao lãng vì những câu nói đùa của đối tác. Bạn hãy tập trung vào mục tiêu và những vấn đề thực tế của mình. Đừng để sự thù địch khiến bạn rơi vào vòng xoáy vô nghĩa của những tranh cãi chỉ vì một vài lời nói. Đây là một trong những nguyên nhân chính khiến cuộc đàm phán rơi vào bế tắc. Bạn cũng nên nhớ rằng sự quan tâm thái quá của đối tác có thể là một thủ thuật đánh lừa nhằm thuyết phục bạn nghe theo họ. Trong trường hợp này, bạn nên dùng lời lẽ lịch sự và dứt khoát để kêu gọi đối tác đi thẳng vào vấn đề.

Cho dù đó là nhiệm vụ, một sự tham gia đơn thuần hay một đặc quyền, thì khi các bên đàm phán nói về việc tiếp nhận “một phần của thỏa thuận”, họ thường ngụ ý một vài dạng tỷ lệ phần trăm lợi ích nào đó. Thoạt nghe có vẻ đơn giản, nhưng trong thế giới kinh doanh, việc cắt giảm hay gia tăng một phần lợi ích của bất kỳ ai cũng nên được tính toán kỹ lưỡng. Dưới đây là những yếu tố bạn cần quan tâm:

– Điều đó có hợp lý? Tỷ lệ phần trăm lợi ích có thể đóng vai trò quan trọng. Hãy dành phần thưởng này cho những ai thực sự có đóng góp cho quá trình đàm phán: thông thường, đó là những người hay công ty đóng vai trò chủ chốt trong liên doanh, hay những cá nhân sẵn sàng đón nhận rủi ro cụ thể nào đó.

– Tỷ lệ phần trăm dựa trên cái gì? Tỷ lệ này dựa trên tổng doanh thu hay một phần doanh thu cụ thể nào? Hãy cố gắng tìm hiểu và nắm rõ về tỷ lệ phần trăm này. Bạn nên tự mình tính toán. Nếu đối tác đàm phán của bạn có thể giỏi trong việc tính toán các con số, thì anh ta cũng giỏi không kém trong việc che giấu những tính toán đó.

– Cổ phần có liên quan vào việc này không? Cổ phần là một khái niệm rất phức tạp, do vậy bạn nên nhờ đến sự giúp đỡ của các chuyên gia. Công thức tính toán nhiều vô số kể, và các cạm bẫy tính toán cũng vậy. Con số thực tế có thể không phản ánh đúng tình hình, nếu nó không dựa trên các yếu tố như quyền bỏ phiếu, loại cổ phần, thanh khoản, quyền hoán đổi, quyền đăng ký….

– Thời hạn thanh toán sẽ như thế nào? Đương nhiên các thoả thuận có thể kéo dài hàng năm trời. Mức phần trăm này và thời gian nhận được có thể phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, ví dụ người nhận và lý do nhận. Hãy tự hỏi bản thân: Những khoản thanh toán như thế này có nên tiếp diễn mãi mãi? Nếu không, thời điểm dừng lại sẽ là lúc nào?

– Ai là người vội vã? Những người có phần trăm lợi ích lớn trong thoả thuận thường rất nôn nóng kết thúc đàm phán. Một khi không có thoả thuận, họ sẽ không có phần trăm lợi ích đó, vì thế họ rất mong muốn có được nó sớm nhất. Đây là yếu tố có thể đoán biết được trong nhiều cuộc đàm phán trên cơ sở những tán thành hay phản đối của bạn.

Có nhiều người cảm thấy việc thương lượng có vẻ như hạ thấp danh dự của họ. Họ cho rằng như vậy là họ đang phải cầu xin đối tác ban cho một ân huệ nào đó. Tuy nhiên, đối với phần lớn mọi người, vấn đề không chỉ là các điểm yếu về tâm lý, mà đó còn là sự lúng túng tự nhiên khi phải đối mặt với một đối thủ mới hay một hoàn cảnh mới. Giải pháp cho việc này cũng rất đơn giản: Hãy học hỏi và rèn luyện các kỹ năng đàm phán cần thiết. Bạn có thể nhờ cấp trên hay đồng nghiệp hướng dẫn cho bạn. Bạn cũng có thể tham khảo sách báo hay bài viết về kỹ năng đàm phán, tham gia các buổi thảo luận, nhờ đến sự giúp đỡ của một ai đó chuyên về đàm phán, tổ chức các buổi họp bàn, thảo luận để bạn có cơ hội rèn luyện các kỹ năng này. Thậm chí, với vị trí một người tiêu dùng bình thường, bạn có thể tiết kiệm khá nhiều tiền, nếu bạn có được một vài kỹ năng đàm phán tốt để… trả giá mỗi khi mua sắm!.

Dưới đây là những thiết bị công nghệ hiệu quả và ít tốn kém nhất mà bạn nên trang bị để thay thế cho hệ thống máy tính đã quá lạc hậu:

– Ổ đĩa cứng. Một trong những đặc tính quan trọng nhất của máy tính là khả năng lưu trữ dữ liệu. Cho dù bạn cần sử dụng một ổ đĩa cứng phụ để sao lưu dữ liệu quan trọng trên ổ đĩa cứng chính của bạn, hay sao lưu vào các tệp (file) video kỹ thuật số, hay sao lưu trên ổ đĩa cứng di động để có thể mang theo mọi lúc mọi nơi, thì bạn cũng luôn tìm ra giải pháp đáp ứng nhu cầu lưu trữ dữ liệu.

– Ổ đĩa CD-ROM/R/RW và đĩa DVD-ROM/R/RW. Thường xuyên cập nhập ổ đĩa CD-ROM có tốc độ cao hơn là công việc bạn cần làm để đảm bảo hệ thống vận hành đạt hiệu suất cao nhất.

– Cập nhập và tối ưu hoá tốc độ bộ vi xử lý. Việc cập nhập và tối ưu hoá tốc độ bộ vi xử lý máy tính cho phép bạn đẩy mạnh hiệu suất tổng thể của máy tính, giúp các quy trình thông tin được xử lý nhanh hơn. Các công cụ tăng tốc máy tính thực hiện điều này bằng việc thay đổi một số chức năng hoạt động và cung cấp bộ nhớ bổ sung, nhờ đó giải phóng đáng kể công suất hoạt động của bộ vi xử lý chính, và nó sẽ vận hành các chương trình phần mềm ứng dụng hiệu quả hơn.

– Bộ nhớ. Trong khi những công việc kể trên có thể giúp bạn gia tăng hiệu suất hoạt động của các máy tính hiện tại, thì một cách hiệu quả khác để cải thiện hiệu suất là bạn chỉ cần gắn thêm một vài thanh bộ nhớ RAM vào máy tính.

Nếu công ty của bạn có kế hoạch mua sắm thêm các thiết bị công nghệ mới, bạn cần tính toán kỹ lưỡng để đảm bảo những thứ bạn mua là hoàn toàn hợp lý và cần thiết. Bạn hãy lưu ý những điểm sau:

– Đàm phán lại những hợp đồng sẵn có cho các dịch vụ công nghệ, chẳng hạn như tư vấn và hỗ trợ hệ thống mạng. Các trang thiết bị mạng đặc biệt quan trọng. Hãy bắt đầu bằng việc đặt ra các tiêu chuẩn để đánh giá và tính toán các hoá đơn nhằm đảm bảo rằng bạn không phải chi trả quá mức cần thiết. Sau đó, thay vì mua tất cả các máy điện thoại nội bộ, điện thoại đường dài và các dịch vụ viễn thông khác từ một nhà cung cấp, bạn có thể đa dạng hoá các nguồn cung ứng. Khá nhiều nhà cung cấp trên thị trường sẵn sàng đáp ứng yêu cầu của bạn tốt hơn với mức giá thấp hơn.

– Đảm bảo rằng những thiết bị bạn mua là thực sự cần thiết. Bạn mua máy tính cá nhân, máy in và các phần mềm ứng dụng, nhưng đừng quên chuẩn hoá cấu hình và loại bỏ những ứng dụng thừa, lặp lại.

– Thiết lập một hệ thống đảm bảo cho các trang thiết bị công nghệ được vận hành ổn định và hiệu quả. Bạn có thể tổ chức một nhóm nhân viên từ bộ phận IT và các phòng ban khác nhau, sau đó thường xuyên gặp gỡ để thảo luận với họ về những việc làm cần thiết nhằm đảm bảo hệ thống máy móc trong công ty vận hành ổn định, hiệu quả và tiết kiệm.

Đầu tư vào công nghệ phục vụ hoạt động kinh doanh sẽ không làm bạn nghèo đi, chỉ cần bạn biết rõ phải làm thế nào để đạt được kết quả cao nhất từ những gì bạn bỏ ra. Việc đảm bảo sự hoạt động ổn định cho các hệ thống công nghệ quan trọng là điều tối cần thiết. Bạn nên lấy phiếu bảo hành cho các vật dụng đã mua. Hãy cân nhắc xen khi nào cần tiết kiệm và khi nào không thể tiết kiệm.

Những cửa hàng giảm giá luôn có một khu vực dành riêng cho sản phẩm công nghệ. Bạn có thể tìm thấy nơi đây khá nhiều điều thú vị, từ máy tính xách tay cho đến hộp mực in. Tuy nhiên, bạn sẽ không thể đòi hỏi ở đây một dịch vụ trực tiếp. Nếu bạn biết rõ những gì bạn muốn, hãy đến đó và thử thoả thuận về sản phẩm và giá cả. Nếu bạn cần đặt ra nhiều câu hỏi về dịch vụ hậu mãi, bạn nên đến nơi khác.

Bạn cũng có thể tiết kiệm đáng kể tiền bạc nếu có mối liên hệ gần gũi với các nhà phân phối lại sản phẩm giá trị gia tăng (value-added reseller – VAR). Đây là hướng đi hợp lý cho những kế hoạch mua sắm lớn, khi bạn muốn nhà phân phối cũng là người cài đặt các thiết bị cho bạn. Nhà phân phối sẽ đưa ra các chào hàng đặc biệt cùng những đề xuất mua sắm thích hợp với các nhu cầu của bạn. Việc lựa chọn VAR cũng rất quan trọng. Liệu nhà phân phối mà bạn nhắm đến đã có bao nhiêu năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh của họ và họ có đủ năng lực phục vụ trên thị trường cá biệt của bạn hay không.

Bạn sắp sửa bị đè bẹp dưới núi giấy tờ, công văn? Công nghệ sau đây có thể giúp bạn giảm thiểu hay thậm chí loại bỏ hoàn toàn nhu cầu giấy tờ ở văn phòng.

– Máy vi tính: Máy tính cá nhân, máy tính xách tay và máy tính cầm tay đều có thể được sử dụng để soạn thảo, lưu trữ văn bản tài liệu, giúp bạn làm việc linh hoạt và tiện lợi, đồng thời loại bỏ việc sử dụng giấy tờ trong công việc hàng ngày.

– Máy quét: Máy quét tạo ra các hình ảnh kỹ thuật số, chuyển văn bản từ dạng giấy tờ sang dạng điện tử, do vậy rất dễ dàng trong việc lưu trữ. Khi quét văn bản giấy tờ, bạn nhớ sử dụng các công cụ nén ảnh để đảm bảo hiệu suất làm việc của máy tính. Một định dạng tài liệu chuẩn sắp xếp cho các bức ảnh sẽ giúp bạn tìm kiếm dễ dàng hơn.

– E-mail: E-mail là một thay thế tuyệt vời cho công việc giấy tờ. Những hệ thống email hiệu quả cho phép người sử dụng lọc nội dung và thông điệp theo chủ đề. Chúng cũng giúp cho người sử dụng có thể phối kết hợp email với fax và voice-mail trong hệ thống truyền tải thông tin thống nhất.

– Hệ thống lưu trữ: Các thiết bị công nghệ lưu trữ hiện đại rất cần thiết cho hoạt động quản lý thông tin điện tử tốc độ cao và tập trung. Bạn có thể thử nghiệm các hệ thống có giá thành thấp được xây dựng dựa trên công nghệ RAID (Redundant Array of Independent Disks) hay hệ thống mạng lưu trữ khu vực dựa trên nền iSCSI.

– Fax qua IP (Giao thức Internet): Việc fax văn bản qua các máy fax truyền thống đang dần được chuyển sang fax qua Internet với các trang web hay email. Nhờ đó, bạn sẽ tiết kiệm được đáng kể chi phí cho giấy fax mực in.

– Hệ thống mạng nội bộ không dây: Các mạng Wi-Fi LAN đang ngày một trở nên phổ biến hơn, giúp mọi người dễ dàng và linh hoạt hơn trong việc tiếp cận các thông tin điện tử từ bất kỳ địa điểm nào.

– Tiếp cận từ xa an toàn: Các hệ thống mạng riêng ảo (Virtual private networks – VPN) sẽ đảm bảo cho những nhân viên làm việc tại nhà hay khi đi công tác có thể tiếp cận tới các mạng nội bộ của công ty.

– Hệ thống đào tạo trực tuyến (E-learning): Tham gia các khoá đào tạo hiện đại ngày nay, bạn có thể nói lời tạm biệt với những cuốn sách và sổ tay ghi chép khi bạn sử dụng hệ thống đào tạo trực tuyến.

– Máy in hiện đại: Các máy in có thể in trên hai mặt của một tờ giấy sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể chi phí giấy tờ và thời gian in ấn.

Các thiết bị máy tính của bạn có thể bị thất lạc, bị đánh cắp hay bị hư hỏng do hoả hoạn. Vì vậy, bạn hãy sao lưu dữ liệu hàng tuần – hay thậm chí là hàng ngày. Những công cụ sao lưu có thể bao gồm ổ đĩa cứng di động, ổ ghi DVD hay sao lưu dữ liệu trực tuyến,…

Có một vài lựa chọn sao lưu dữ liệu qua hệ thống mạng, bao gồm:

– Sao lưu đính kèm trực tiếp (Direct Attached Storage): Được gọi là DAS, công nghệ này sẽ gắn kèm việc sao lưu dữ liệu truyền thông trực tiếp tới các máy chủ.

– Sao lưu đính kèm qua hệ thống mạng (Network Attached Storage): Được gọi là NAS, giải pháp độc lập này sẽ kết nối trực tiếp tới mạng LAN, thay vì tới các máy chủ. Sự chia tách dữ liệu từ các máy chủ sẽ hướng đến việc cải thiện hiệu suất hoạt động.

– Hệ thống sao lưu nội bộ (Storage Area Network): Được gọi là SAN, hệ thống này tạo ra những mạng riêng biệt với hiệu suất cao có thể đảm bảo thăng bằng và an toàn dữ liệu.

– iSCSI SAN: Đây là một dạng thức khác của SAN, dễ cài đặt hơn, có chi phí kết nối thấp hơn. Với iSCSI, bạn sẽ dễ dàng trong việc quản lý ở giai đoạn tăng trưởng kinh doanh.

– Dịch vụ lưu trữ dữ liệu: Trên thị trường có khá nhiều hãng chuyên cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu. Bạn có thể ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp này – những người sẽ thực thi và duy trì hệ thống dữ liệu giúp công ty bạn trong suốt thời gian tiến hành các hoạt động kinh doanh.

Dù bạn chọn phương pháp sao lưu nào, thì yếu tố an toàn vẫn cần được đặt lên hàng đầu nhằm đảm bảo rằng mọi sự cố dữ liệu tiềm ẩn đều được loại bỏ.