3 trường phái quản trị chính

Rất nhiều trường phái quản trị khác nhau được đề cập tới trong các sách quản trị. Tuy nhiên có ba trường phái chính có thể kể đến đó là: Trường phái chỉ đạo (Directing Style), Trường phái thảo luận (Discussing Style) và Trường phái ủy thác (Delegating Style). Ba trường phái này được gọi tắt là các trường phái 3 – Ds.

Mỗi trường phái (Chỉ đạo – Directing, Thảo luận – Discussing, Uỷ thác – Delegating) có những ưu nhược điểm riêng. Tuy nhiên, một nhà quản lý giỏi sẽ biết phối hợp cả 3 trường phái trên nhằm đạt được những mục tiêu chung của tổ chức. Mỗi trường phái trong 3-Ds sẽ tương ứng tạo ra những thách thức cũng như động lực thúc đẩy người được giao việc hoàn thành tốt phần việc của mình.

Nhà quản lý chỉ cho nhân viên cần phải làm những gì, làm như thế nào và khi nào phải hoàn thành công việc cũng như phân công vai trò, trách nhiệm, định ra các tiêu chuẩn và đưa ra những dự tính của mình.

• Quan hệ giữa nhà quản lý và nhân viên – Nhà quản lý nói, nhân viên nghe và làm theo. Nhà quản lý sẽ đưa ra những hướng dẫn chi tiết để nhân viên hiểu rõ những gì cần phải làm.

• Thiết lập mục tiêu – Nhà quản lý thiết lập các mục tiêu ngắn hạn và thời hạn cần thiết để hoàn thành các mục tiêu đó.

• Ra quyết định – Nhà quản lý là người đưa ra hầu hết, nếu không muốn nói là tất cả các quyết định. Khi có một sự cố phát sinh, nhà quản lý sẽ đánh giá các khả năng, ra quyết định và chỉ đạo nhân viên cần phải làm những gì.

• Kiểm soát quá trình thực hiện và đưa ra ý kiến phản hồi – Nhà quản lý thiết lập các tiêu chuẩn kiểm tra cụ thể để kiểm soát hoạt động của tổ chức, đồng thời thường xuyên đưa ra những phản hồi dưới dạng những hướng dẫn cụ thể nhằm tăng hiệu quả công việc và đạt được kết quả tốt hơn.

• Thưởng phạt và ghi nhận kết quả – Một nhà quản lý theo trường phái chỉ đạo chỉ cảm thấy hài lòng khi các nhân viên của mình thực hiện đúng theo những gì đã được đề ra.

Trường phái chỉ đạo chính là sự ra lệnh từ trên xuống và mệnh lệnh này mô tả những gì cần phải làm và làm thế nào để thực hiện được công việc đó.

Trường phái chỉ đạo chỉ phù hợp khi nhân viên có kinh nghiệm giới hạn và thiếu một số kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc. Nhà quản lý theo trường phái này sẽ đưa ra cấu trúc, các bước thực hiện và kiểm tra cần thiết nhằm bảo đảm công việc được hoàn thành.

Theo trường phái này, quyết định về những vấn đề liên quan đến hoạt động của tổ chức sẽ được đưa ra thảo luận. Mọi người sẽ đưa ra ý kiến riêng, hỏi, lắng nghe và đưa ra các phản hồi. Nhà quản lý thường đóng vai trò của người điều phối, bảo đảm cuộc thảo luận đi đúng hướng và tất cả mọi người đều có cơ hội đóng góp ý kiến của mình.

• Quan hệ giữa nhà quản lý và nhân viên – Là mối quan hệ hai chiều. Ai cũng có cơ hội đưa ra ý kiến của riêng mình. Nhà quản lý dành thời gian đưa ra câu hỏi và lắng nghe ý kiến bằng thời gian nói và đưa ra ý kiến cá nhân.

• Thiết lập mục tiêu – Mục tiêu được thiết lập sau khi thảo luận.

• Ra quyết định – Các quyết định được đưa ra dựa trên tinh thần hợp tác. Cả nhà quản lý và nhân viên đều đóng một vai trò tích cực trong việc xác định bản chất của vấn đề, đánh giá các lựa chọn và ra quyết định.

• Kiểm soát quá trình thực hiện và đưa ra ý kiến phản hồi – Nhà quản lý và nhân viên cùng thảo luận cần phải làm những gì và cùng kiểm soát các hoạt động.

• Thưởng phạt và ghi nhận kết quả – Nhà quản lý đánh giá cao vai trò của nhân viên khi họ đóng góp những ý kiến có giá trị cho buổi thảo luận và cởi mở với những ý tưởng mới.

Trường phái thảo luận có hiệu quả khi nhân viên có ý tưởng và đủ tự tin để đưa ra ý kiến của mình. Được đóng góp ý kiến để xác định cần làm những gì và làm như thế nào sẽ tăng lòng nhiệt huyết hoàn thành tốt công việc của nhân viên.

Hiệu quả cao nhất sẽ đạt được khi cả hai bên cùng cởi mở và đưa ra những điều chỉnh cần thiết.

Trường phái uỷ thác (Delegating Style)

Theo trường phái này nhà quản lý theo chỉ nêu ra công việc cần hoàn thành và cần hoàn thành khi nào. Việc làm như thế nào tuỳ thuộc vào nhân viên.

• Quan hệ giữa nhà quản lý và nhân viên – Mối quan hệ có thể là một chiều trong phạm vi đưa ra những công việc cần hoàn thành.

• Thiết lập mục tiêu – Các mục tiêu cụ thể có thể được thiết lập bởi nhà quản lý hoặc được rút ra sau khi nhà quản lý và nhân viên thảo luận với nhau.

• Ra quyết định –Các quyết định liên quan đến việc hoàn thành công việc như thế nào là do nhân viên tự quyết. Nhân viên có quyền thực hiện những hoạt động phù hợp nhằm đạt được kết quả mong muốn.

• Kiểm soát quá trình thực hiện và đưa ra ý kiến phản hồi: Nhà quản lý quyết định việc kiểm soát ở mức độ nào là cần thiết. Độ chặt của quá trình kiểm soát phụ thuộc vào mức độ ưu tiên của công việc và người thực hiện công việc đó. Nhân viên có trách nhiệm đưa ra các ý kiến phản hồi đồng thời báo cáo lại cho nhà quản lý diễn biến công việc, đặc biệt khi kế hoạch đề ra vượt ra ngoài khả năng kiểm soát.

• Thưởng phạt và ghi nhận kết quả – Nhà quản lý biểu dương thành tích và khen thưởng những người thể hiện được năng lực làm việc độc lập, biết đưa ra những quyết định hợp lý và hoàn thành tốt công việc.

Trường phái uỷ thác phù hợp trong trường hợp người được giao việc có kiến thức, kỹ năng và động lực để hoàn thành công việc. Trường phái này giúp cho nhà quản lý có thêm nhiều thời gian để thực hiện những công việc quản lý khác như đưa ra các tiêu chuẩn, suy nghĩ chiến lược và lập kế hoạch.